3、造成範圍界定不清的原因
專案範圍界定不清是一種很常見的現象，我認為有以下三方面的原因：
首先，是企業一級的責任——沒有完善的專案管理體系來指導專案的管理。這種情況是最糟糕的，如果是這種原因，那麼專案成功的可能性非常小，而且僅僅依靠專案經理個人的管理、領導能力才有成功之可能。大部分專案都是以失敗而告終；
第二，是企業及專案組共同的責任——對專案沒能制定出清晰規範的範圍變更控制過程。企業有管理體系，但不夠完善和規範，對專案組的變更過程的制定沒能起到有效的指導作用。變更是不可避免的，只要有效地加以管理、控制，同樣可以達到各方滿意的結果；
第三，是對範圍的定義不夠明確，做不到可量化、可驗證程度。很多時候都是一些定性的要求、而不是定量的，例如「介面友好，可操作性強，提高使用者滿意度」 等。類似這些模糊的需求就是導致後續專案扯皮的根源。
專案範圍的明確定義，有經驗的專案經理及系統分析員將起到至關重要的作用。
4、如何管理好專案範圍
應該怎樣才能管理好專案的範圍呢？從上面的論證過程，我們清楚地看到專案範圍管理的重要性以及造成專案範圍不好管理的一些原因，那麼要管理好專案範圍就必須對症下藥，才能管理好專案範圍。
首先，我們必須先了解專案範圍管理的一些科學過程。做好專案管理應該包含下面過程：啟動、範圍計畫、範圍定義、範圍核實及範圍變更控制。而困擾我們公司最多的就是範圍變更的控制。
再好的計畫也不可能做到一成不變，因此變更是不要避免的。關鍵問題是如何對變更如何進行有效的控制。必須有一套規範的變更管理過程，在發生變更時遵循規範的程式來管理變更。
通常，對於發生的變更，需要識別是否在既定的專案範圍之內。如果是在專案範圍之內，那麼就需要評估變更所造成的影響，以及應對的措施，受影響的各方都應該清楚明了自己所受的影響；如果變更是在專案範圍之外，那麼就需要商務人員與使用者方進行談判，看是否增加費用，還是放棄變更。因此我們在專案管理體系中應該包含一套嚴格、實用、高效的變更程式，它對管好專案至關重要。
為了防止專案範圍的無效蔓延，保證專案順利進行，我覺得最好規定對客戶的範圍變更請求，一律通過書面變更申請提出，並經雙方專案經理審核後，視不同情況，做出相應的處理。對於不涉及整個業務流程修改的變更，一般給予滿足；涉及整個業務流程修改的變更，則視變更大小考慮是否滿足使用者要求。
在執行過程中，我建議建立促進使用者參與的專案組織結構。在專案實施過程中，使用者方專案經理參與關鍵事項的討論及決策，使用者職能經理參與本部門業務流程定義，系統測試驗收並負責本部門對口業務的專案推進工作。關鍵使用者應全職參與專案，並成為專案的中堅力量。
促進使用者參加專案組，不僅增加了雙方溝通和交流的機會，使使用者與專案實施人員在一起工作的過程中充分了解專案的範圍、實施進展、面臨的問題及其解決方法，並對專案的實施形成共識，避免專案範圍及進展理解上的差異，有利於專案的順利實施。另外，定期例會、使用者參與也是應該提倡的。為了保證在專案過程中對重要問題及時做出決策，對專案的範圍、成果和進度及時通報，建議建立專案組例會制度。
通過專案例會制度，使用者能夠不斷對專案範圍及已經取得的成果進行確認，避免了在專案實施後期範圍變更的巨大風險。
作者：孫杰**：專案管理者聯盟
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