3專案管理問題略析
3.1專案範圍管理欠缺
(1)問題的提出
許多系統整合公司承建的系統整合專案有過這樣的經歷:乙個專案做了很久，感覺總是做不完，就像乙個「無底洞」。客戶總是有新的需求要整合商做，就像客戶在「漫天要價」，而系統整合公司則總是疲於應付，從而帶來專案週期拖長、專案成本超出預算、客戶滿意度降低、公司信譽受損等一系列後果，甚至還可能導致專案失敗。
實際上，這裡涉及到乙個專案「範圍管理」的問題。專案中哪些該做，哪些不該做，做到什麼程度，都應該由「範圍管理」來決定。
範圍，即專案的任務是什麼。在計算機系統整合專案中，範圍在專案中作為一種思想，始終貫穿著整個專案過程。如果系統整合公司不能明確專案的範圍，就專案本身來說，在其實施的過程會有很多意想不到的麻煩出現，其最終的結果可能導致專案的失敗。
專案是為完成產品或服務所做的一次性努力。因此系統整合專案範圍的概念包含兩方面，乙個是產品範圍，即產品或服務所包含的特徵或功能，另乙個是專案範圍，即為交付具有規定特徵和功能的產品或服務所必須完成的工作。在確定範圍時首先要確定最終產生的是什麼，它具有哪些可清晰界定的特性。
要注意的是特性必須要清晰，以認可的形式表達出來，比如文字、圖表或某種標準，能被專案參與人理解，絕不能含含糊糊、模稜兩可，在此基礎之上才能進一步明確需要做什麼工作來產生所需要的產品，也就是說產品範圍決定專案範圍。
(2)範圍管理的重要性
很多系統整合專案實施失敗的原因，都是在專案實施過程中，實施雙方沒有控制好專案範圍的問題。系統整合專案的特點之一是實施的周期長、對業務的依賴性強，特別是一些跨業務的專案，要完全把客戶的全業務流程穩定下來，並通過系統實現，是需要較長的時間來鞏固的。因此在這麼乙個客觀條件下，常常出現一些需求不穩定、需求變更，專案範圍失控的現象，如果在此問題上沒有乙個「度」的控制，那麼專案的範圍將失去可控性，隨之而來的是專案的風險和成本無法控制，更嚴重的是導致專案的滯後和失敗。
對系統整合專案而言，範圍管理的重點是需求分析，需求分析是乙個專案的開端，也是專案建設的基石。在以往建設失敗的系統整合專案中，80%是由於需求分析的不明確而造成的。因此乙個系統整合專案成功的關鍵因素之一，就是對需求分析的把握程度。
而專案的整體風險往往表現在需求分析不明確、業務流程不合理，客戶不習慣或不願意去用整合商的新系統。作為系統整合公司，必須提醒客戶方重視需求分析的重要性，採用必要的手段和方法來進行需求調研，同時系統整合公司也應深入具體的需求調研中去。只有這樣才能切切實實地把握客戶的需求和方向，才能在將來的功能界定、開發範圍上有發言權。
就乙個簡單的網路系統整合專案來說，如圖3-2(見下頁)，組建乙個區域網，簡單來說就是將整個系統中的各個工作站、伺服器，通過網路的形式，緊密有序的連線在一起，形成一環型、星型或者兩者結合的網路。客戶的最終目的，就是可以通過區域網來達到資源的共享以及通訊的方便等等;從整合商的角度出發，需要考慮的因素卻是多方面的:網路技術的選擇、工作站、伺服器及網路裝置的採購、網路的佈線及系統的除錯等等都是該專案能否順利完成的制約因素，只有很好地處理，或者說管理好每乙個環節，才能很好地完成客戶的最終目標;顯然，每個環節還可以單獨作為乙個相對細小的「專案」來進行管理;因此，在系統整合專案管理中，範圍管理是制約專案成功與失敗的關鍵因素，只有很好地處理這一關鍵因素，才能順利的進行下一步的工作計畫，否則，做再多的工作也是枉然的。
不能明確系統整合專案的範圍，在管理中，可能出現比較盲目的現象，管理者會覺得，事情越做越多，有一種毫無止境的感覺，這對乙個專案管理者來說，本身就意味著失敗。作為乙個合格的專案經理，切記要準確控制好專案範圍。在乙個專案中系統整合公司應該知道對方需要什麼，自己要做什麼，這是專案成功的基礎所在。
因此，在進行乙個系統整合專案之前，必須先要明確其專案範圍。
(3)系統整合專案範圍管理問題及原因分析
由於系統整合專案的特殊性和行業覆蓋的廣闊性，以及需求分析的高風險性，專案範圍管理及需求分析的重要性是不言而喻的，同時需求分析又的的確確難做，也容易產生問題。
目前系統整合專案範圍管理存在的問題包括:
①專案經理專案範圍管理意識不強，忽視範圍管理的重要性系統整合公司以前幾乎沒有專門招收專案管理專業的人員來擔任專案經理 (甚至很少是管理專業的)，專案經理大多是技術骨幹，技術方面的知識比較深厚，但無論是專案管理意識，還是專案管理必備的技能、專案管理必備的素質都有待補充和提高，專案管理經驗也有待豐富。不能正確地認識到範圍管理的重要性，不能真正區分專案實施和專案管理的工作任務，是系統整合公司目前範圍管理存在的普遍問題。部分專案經理沒有意識到自己專案經理的角色，從總體上去把握管理整個專案，而是埋頭於具體的技術工作，造成專案組成員之間忙的忙、閒的閒，計畫不周、任務不均、資源浪費。
②專案經理缺乏專案管理系統培訓，不能有效地開展範圍管理即使有了範圍管理的意識，有些專案經理對於不服管理的技術人員，沒有較好的管理方法，工作不好安排的工作只好自己做。另外由於工作分解結構設計的合理性，專案任務無法有效、合理地分配給相關成員，以達到負載均衡。這是由於專案經理在專案管理方面的培訓較少或不夠系統，專案經理或管理人員不了解專案管理的知識體系和一些常用工具和方法，所以在實際工作中沒有專案管理知識的指導，完全依靠個人現有的知識技能，管理工作的隨意性、盲目性比較大。
因此專案經理接受系統的專案管理知識培訓是非常必要的，同時在系統整合公司實行專案經理知識技能資格考核制度，並通過對考核指標的合理設定和宣傳，引導專案經理更好地做好專案管理工作，讓專案經理自覺補充學習專案管理的知識和一些常用工具和方法。有了專業領域的知識與實踐，再加上專案管理知識與實踐和一般管理的知識和經驗的有機結合，必能大大提高專案經理的專案管理水平。
③與客戶對專案範圍管理溝通不夠，導致需求分析不徹底很多專案管理人員認為，專案的管理和控制應當是系統整合公司的責任。其實，要實現良好的專案管理，專案範圍的控制是乙個關鍵，而這個關鍵點的把控更多的是由客戶來控制。對於系統整合專案範圍的控制，客戶比專案實施方占有更多的控制主動權，而且在專案範圍的把控上更具有權威性和判別性。
專案管理是實施雙方共同努力的，而不單純是實施方的責任，因為對於客戶本身而言，專案範圍的失控同樣會帶來客戶自身管理成本的浪費，專案的滯後等不良的影響。在範圍識別階段，專案組對客戶的整體組織結構、有關人員及其關係、工作職責等沒有足夠了解以致於無法得到完整需求或最終經權威客戶代表確認的需求。由於專案經理的工作問題，客戶參與程度不高，客戶方相關責任人不明確或對範圍和要求責任心不強，提出的要求具有隨意性，專案前期對需求的確認不夠積極;專案後期需求變化隨意，造成專案範圍的蔓延，進度的拖延，成本的擴大。
造成需求分析不徹底的具體原因分析如下:
第一、客戶說不清楚需求
由於系統整合專案的專業性，有些客戶對需求只有朦朧的感覺，說不清楚具體的需求。例如客戶全國各地的很多部門、機構、單位在進行應用系統以及網路建設時，客戶方的辦公人員大多不清楚計算機網路有什麼用，更缺乏it系
第二、客戶需求自身經常變動
根據以往的系統整合專案經驗，隨著客戶方對資訊化建設的認識和自己業務水平的提高，他們會在不同的階段和時期對專案的需求提出新的要求和需求變更。所以必須接受「需求會變動」這個事實，在進行需求分析時要懂得防患於未然，盡可能地分析清楚哪些是穩定的需求，哪些是易變的需求，以便在進行系統設計時，將系統的核心建築在穩定的需求上，同時留出變更空間。
第三、分析人員或客戶對需求的理解有誤
專案需求分析人員不可能都是全才，更不可能是行業方面的專家。客戶表達的需求，不同的分析人員可能有不同的理解。如果分析人員理解錯了，可能會導致以後的開發工作勞而無功。
所以分析人員知識的專一性也會造成需求分析的誤解和失敗。系統整合公司就必須根據實際的專案需求進行調研，加強業務了解程度和注重溝通技巧。
第四、缺少客戶業務部門參與
客戶購買計算機系統的目的是為了更好地發展自己的業務，系統整合公司進行專案需求分析時，往往只和客戶的資訊部門進行溝通，而缺少客戶業務部門的參與。由於系統整合專案是來自於業務部門的需求，最終供業務部門使用，業務部門參與不足，既可能產生業務偏差的隱患，也可能因業務人員不理解、不認可而夭折。因此，專案經理在專案需求分析階段應確保專案實施中業務部門參與的全面性、深度和權威性，通過溝通協調對他們施加影響，驅動他們對專案的支援，調查並明確他們的需求和願望，減小其對專案的阻力，以確保專案獲得成功。
④範圍變化管理的問題
由於系統整合專案的複雜性，在系統整合專案範圍管理過程中，想不出現任何改變幾乎是不可能的，當專案小組處理範圍變化管理時，通常會遇到下面一些共同的問題:
第一、範圍蔓延:很多專案經理能夠意識到大的範圍改變，但是對於小的改變卻沒有那麼敏感了，只是不斷地進行專案，不斷新增額外的工作而並不經過仔細的考慮。範圍蔓延指的是當專案接受了太多小的變化之後所出現的情況。
當所有這些小的變化結合在一起，專案小組才意識到需要做的額外工作太多，以至於要超出預算，延誤工期。
第二、變化沒有經發起人的同意:很多時候，專案經理會從終端使用者，或者客戶經理那裡收到變更請求。由於這些人都是客戶公司內部的，有趨勢認為這些請求都應該被接受。
這種想法是錯誤的，終端使用者經常會提出範圍修改的請求，但是他們無權批准這樣做。甚至乙個客戶經理也不能夠批准範圍變更請求。唯一有權這樣做的人是發起人(除非發起人把這項權利授權給別的什麼人)。
很多專案陷入麻煩是因為他們認為他們獲得了進行範圍修改的批准，但是後來卻發現有權決定這種變更的人發起人，並沒有同意這樣做。
第三、專案小組的責任:由於專案小組成員和客戶有很多聯絡，他們是最經常會遇到範圍更改請求的人。因此，整個專案小組必須理解範圍變化管理的重要性。
他們必須在範圍變化發生的時候立即發現它，並且即使把它反饋給專案經理。如果他們自己答應進行一些額外的工作，他們的這種行為就很有可能導致他們不能夠按時完成自己的工作，從而危及整個專案的進行。
資訊系統整合專案範圍管理存在問題分析
摘要隨著的計算機資訊系統整合專案發展，專案管理顯得更為重要，由於客戶通常不能確定最終解決方案的全部功能和需求，所以範圍變更是經常的事，文章對範圍管理中存在的問題，原因進行分析，並提出了解決辦法。關鍵字資訊系統 範圍管理 整合 1資訊系統整合專案範圍管理存在問題 資訊系統專案涉及專業面廣 整合難度大 ...
計算機資訊系統整合專案管理
1 前言 上週參加了為期一周的計算機資訊系統整合專案管理培訓，前三天講解了pmbok的基本內容，中間兩天著重於專案管理實踐。通過這一周的培訓，基本了解了pmbok的主要內容。在以前做專案的過程中，專案管理的各個領域都有涉及，但是都是根據個人的感覺或者是自己他人的經驗來處理，沒有乙個系統的整體的專案管...
資訊系統整合專案管理規範v11
版本修訂紀錄 目錄1.前言 4 1.1.本規範的目的 4 1.2.誰應該閱讀此規範 4 2.專案管理的範圍 5 2.1.時間範圍 5 2.2.工作範圍 5 3.專案組織 6 3.1.專案人員結構 6 3.2.人員責任和匯報關係 6 4.專案管理過程 8 4.1.專案啟動 8 4.1.1.任務與執行人...