摘要：公司辦事處是公司產品的銷售終端,擔負著公司與客戶的合同簽定和合同履行。為了支援各辦事處積極有效的開展業務，公司允許各辦事處對銷售的裝置保持一定庫存，以便最大程度的服務於市場，服務於客戶。
本文意在通過對公司辦事處庫存裝置管理的論述，**對其進一步提高管理水平方法。
關鍵詞：庫存裝置提高管理
定義：合同內裝置：公司發來的，與所簽合同規格型號一一對應，現暫存於辦事處庫房的裝置。
合同外裝置：包括故障裝置、合同變更退回裝置、備貨、樣品、展示裝置。
故障裝置：退回的有故障的裝置。
合同變更退回裝置：合同變更減少，由工程退回但不影響二次銷售的裝置。
備貨：公司發來的備用裝置。
樣品：合同簽定前用於客戶演示的裝置。
展示裝置：用於展板製作的裝置。
我公司是一家消防報警裝置生產企業，主要銷售渠道就是公司建立的辦事處。到目前為止，公司在全國主要城市已建立四十幾個辦事處，負責公司所生產消防報警裝置的銷售和技術服務。由於業務的需要，每個辦事處都保持有一定量的庫存裝置，因此就涉及到對這部分裝置如何管理的問題。
對辦事處庫存裝置管理有以下幾個難點：1、辦事處數量較多，所處地理位置極度分散，造成對庫存裝置控制和盤點困難。2、消防報警裝置是成套裝置，產品型號多，庫存裝置也比較零散。
3、辦事處傳統意識中將主要精力放在市場開拓和產品銷售上，對庫存裝置管理不夠重視，致使時常出現庫存裝置不能及時上帳、對帳，出現不明原因丟失，庫存積壓等現象。因此加強對辦事處庫存裝置的管理是非常必要的。
針對以上問題，公司可通過以下措施來加強辦事處庫存裝置管理，即理清管理思路，明確管理責任，制定工作程式，抓住庫存周轉率這一控制點進行相應考核，定期審計。
一、理清思路—辦事處庫存裝置的種類及相互關係
按分類管理和控制的原則，將辦事處庫存裝置作如下分類：
二、明確管理責任—各部門的分工和管理許可權
各辦事處負責各自庫存裝置的管理，每月定期向公司合同部提供庫存詳細情況；公司合同部負責每月與各辦事處核對庫存情況；公司銷售部負責合同內裝置、展示裝置、備貨申請的審批；公司技術服務部負責故障裝置的申請、發放、記銷帳；公司物流部負責裝置的發運及辦事處返回裝置的**；財務部審計室負責辦事處庫存裝置管理的審計工作。
三、庫存裝置的管理工作程式
1、 庫存裝置的確認
辦事處庫存裝置是指公司發來，經正常手續入庫的裝置。辦事處庫存裝置是公司流動資產，各辦事處作為公司的分支機構，負***庫存裝置安全完好的責任和義務。因此各辦事處要加強庫存裝置的管理，設定封閉式專用庫房，並設專職或兼職庫管員。
庫管員根據庫存裝置分類圖（見上圖）以電子**形式分別建立：合同內裝置、故障裝置、合同變更退回裝置、備貨、樣品、展示用裝置明細帳。建立健全出入庫制度，完善出入庫手續。
2、 合同內裝置管理
各辦事處庫管員必須按工程名稱建立《**工程裝置明細帳》，詳細記錄每單合同的供貨情況，以便定期盤點和後續服務。
2．1裝置入庫
各辦事處接到公司所發裝置，由庫管員根據公司提供的裝箱單和收貨回執核對所到裝置無誤後，填製《入庫單》，登記《**工程裝置明細帳》，核對有誤時，須及時向公司有關部門報告，請示處理意見。
2．2裝置出庫
裝置出庫，由庫管員按《**工程裝置明細帳》查詢到貨情況填寫《出庫單》，經負責人批准，領取人簽字方可出庫，庫管員及時按《出庫單》登入《**工程裝置明細帳》。
2．3直接交給客戶或公司直接發貨給客戶
辦事處接到公司所發裝置後交由客戶直接提取，由庫管員與客戶代表根據公司提供的裝箱單和收貨回執核對所到裝置，請客戶在收貨回執上簽字後將裝置交給客戶，庫管員登入《**工程裝置明細帳》。
如所供裝置直接發往客戶，辦事處負責人須派人員完成裝置的核對與交付，執行人必須及時將客戶簽字的收貨回執交於庫管員並說明核實情況，庫管員按核實情況登入《**工程裝置明細帳》。核實有誤的，必須及時向有關部門報告。
以上兩種情況不需填寫《入庫單》和《出庫單》。
2．4挪用裝置
辦事處根據工程實際情況將庫存裝置挪用於其它工程時，必須填寫裝置挪用審批單，詳細說明挪用裝置的**、名稱、型號、批號、挪用理由，經合同部批准後方可挪用。庫管員按規定辦理出庫手續，同時按挪用裝置審批單分別登入挪用和被挪用的《**工程裝置明細帳》。
3、 合同外裝置管理
3．1故障裝置
因故障更換下的裝置，由辦事處返回公司維修。庫管員對退回的故障裝置辦理入庫手續並記入《故障裝置明細帳》，當故障裝置返回公司時，庫管員應將其自《故障裝置明細帳》轉入《返退裝置明細帳》。
3．2合同變更退回裝置
辦事處收到合同變更退回裝置時，庫管員按所屬工程填寫《入庫單》並就記入《合同變更裝置明細帳》。返退裝置返回公司時庫管員將其自《合同變更裝置明細帳》轉入《返退裝置明細帳》。
3．3備貨
各辦事處根據市場需要，可向公司申請備貨。收到備貨後，庫管員根據裝箱單登入《備貨裝置明細帳》。
3．4樣品
樣品**於備貨，是簽定合同前給對方的演示裝置。樣品按正常手續出庫，合同簽定後將樣品從合同中扣除補回備貨；合同未能簽定，由經辦人負責樣品裝置的退回入庫。
3．5展示裝置
用於展示的裝置如有增減，則將增減裝置數量填入《展示裝置明細帳》。
4、 庫存盤點
辦事處庫管員每月盤點一次庫存裝置，保證實際庫存裝置與帳面保持一致。經辦事處負責人確認的結存裝置明細表報公司合同部，合同部根據掌握的各辦事處庫存情況與各辦事處核對。
四、庫存裝置周轉管理
庫存裝置周轉率是進行各辦事處運營能力分析的乙個重要指標。通過對各辦事處庫存裝置周轉率的計算分析，可以測定各辦事處庫存裝置的周轉速度，衡量各辦事處的銷售能力及庫存裝置存量的合理性。庫存裝置周轉率反映了各辦事處的銷售效率和庫存裝置使用效率。
由於辦事處是公司的分支機構，不具備完善的核算體系，因此對於其庫存裝置周轉率指標的計算，只能比照企業存貨周轉率進行估算。這樣雖存在著一些問題，但基本能使庫存裝置周轉率指標正確反映各辦事處庫存裝置的周轉情況。下面簡單說明：
企業存貨周轉率是企業一定時期的銷售成本與平均存貨的比率。其計算公式為：
存貨周轉率＝銷售成本/平均存貨
其中，平均存貨＝（期初存貨餘額＋期末存貨餘額）/2
銷售成本為存貨在一定期間的周轉總額，平均存貨為存貨的平均占用額，兩者相除為存貨在一定期間的周轉次數，即周轉率。對存貨周轉率指標一般進行本企業的縱向比較分析。存貨周轉率越高，說明存貨周轉的越快，企業的銷售能力越強，營運資金占用在存貨上的金額越少。
對辦事處來說，銷售成本可定為銷售裝置數量乘以一定時期內公司銷售底價。平均存貨可定為期初、期末庫存裝置數量分別乘以期初、期末裝置**再求均值。這樣計算求得辦事處庫存裝置周轉率，用以考核辦事處的庫存裝置管理情況，防止滯壓銷售裝置，長期占用公司流動資金，從而加快裝置的周轉速度，使資金快速回籠，實現盈利。
但在實踐中我們也發現，如果庫存裝置周轉率過高，有時也說明辦事處在庫存裝置管理方面存在著一定問題，可能是銷售裝置存量太少。這樣會使公司發貨次數過於頻繁，增加運輸費用，甚至會因短期缺貨而影響市場銷售。如果庫存裝置周轉率過低，又說明辦事處的裝置可能積壓，銷售不暢。
由此可見，辦事處庫存裝置周轉率的高低反映出各辦事處在庫存裝置管理方面存在的種種問題，可作為公司相關部門對辦事處庫存裝置管理的考核指標。
五、辦事處庫存裝置審計
加強辦事處庫存裝置的管理，定期審計也是非常必要的。對辦事處庫存裝置審計應注意以下幾點：
1、參加審計的人員應對裝置銷售有一定了解；每年派赴審計的人員應有連續性。
2、審計人員考察辦事處是否按公司要求配備庫管員，如庫管員更換是否正常交接。
3、審計人員要親赴現場觀察庫存裝置，詳細了解盤點情況。
4、審計人員進行抽點專案時應獨立進行，防止相關人員在事後有機會對未抽點專案作假。
5、審計人員在審計過程中發現作弊情況時，應立即向公司有關部門匯報，並進一步調查
是否有更普遍的其它蓄意舞弊存在，尤其著重注意裝置數量溢計方面的問題。
6、審計人員應督促辦事處及時處理各種積壓的陳舊或受損裝置。
六、結束語
辦事處的庫存裝置屬於公司存貨中重要的一部分，對其管理的好壞，直接影響著公司對存貨的有效管理和精確核算，進而影響企業期末資產的價值和期間利潤的高低。對辦事處庫存裝置的良好管理，不僅要求相關部門員工具備較好的職業素質，各負其責，認真管理；同時也要制定完善的管理制度，使管理工作制度化。在此基礎上，學習運用一些會計知識，建立一套完整的庫存裝置帳體系，會使管理工作更加科學、嚴謹。
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