第四章計畫與控制

2022-03-15 15:36:37 字數 4443 閱讀 4316

一、計畫的性質與編制

1、計畫的概念與特徵

計畫是預先進行的行動安排,包括對事項的敘述、目標和指標的排列、所採用手段的選擇以及進度的規定等。計畫具有以下特徵:

(l)計畫的目標性。每個計畫及其派生計畫,都致力於企業的經營目的和各個目標的實現。企業通過精心安排的合作,實現其所制定的目標,從而得以生存。

所以,管理的計畫工作就是針對所要實現的目標,設法取得一種始終如一的、協調的經營結構。如果沒有計畫、經營活動必將出現雜亂無章的局面,結果就會引起混亂。

(2)計畫的領先性。在管理實踐中,雖然各種管理職能是作為乙個整體系統而交織在一起的,但計畫工作具有其特殊的領先地位。首先,它要為企業預先確立奮鬥目標,然後,它還必須制訂實施這些目標的措施及步驟,使主管人員知道需要什麼樣的組織和合格的人選,按照什麼方針來指導和領導下級,以及採取什麼樣的控制方法。

(3)計畫的普遍性。計畫是各級主管人員的乙個共同職能。雖然計畫工作的特點和範圍,會隨著各主管人員所掌握的職權的不同而有所不同,但無論是總經理還是基層管理人員,幾乎無一例外都需要從事程度不同的計畫工作。

(4)計畫的效益性。計畫的效益是以實現計畫的所得扣除所費之後的總額來衡量的。在這裡,實現計畫的所得指的是實現企業總目標和階段目標後所得到的各種利益,實現計畫的所費則是指為制訂和執行計畫所發生的費用以及其他非預期的代價的總和。

2、計畫的作用

計畫的重要性表現在其結果對組織的工作可以起積極的作用,也可以起消極的作用,甚至使組織陷人嚴重的困境。具體來講,計畫應當在以下幾個方面充分體現它的積極意義:

(1)彌補不肯定性和變化帶來的問題

計畫是面向未來的,而未來的空間上和時間上都具有不肯定性和變動性。計畫工作的意義首先就在於它能夠在盡可能大的程度上將未來的不肯定性和變化轉化為肯定和不變化。組織可以通過周密細緻的**,在盡可能充分地把握未來的各種可能性和變動趨勢的基礎上制定相應的補救措施,並在需要的時候對計畫作必要的修正,最大限度地提高計畫的科學性。

即使未來的一切情況都是完全肯定的。通常也有必要作計畫工作。首先需要選擇實現目標的最優方案,其次需要從空間上和時間上對計畫的實施作出周密的安排。

(2)有利於管理人員把注意力集中於目標

前面已經提到,一項計畫有可能把組織引向光明的未來,但也可能使組織陷入深重的災難。因此組織主管人員的首要職責是保證計畫,特別是目標本身的正確。考慮周密的整體計畫使組織各部門的工作能統一協調地、井井有條地展開,使主管人員能超脫於日常事務,集中精力關注於對未來的不肯定性和變化的把握,隨機應變地制定相應的對策,實現組織與環境的動態協調。

(3)有利於提高組織的工作效率一項好的計畫通過以共同的目標、明確的方向來代替不協調的、分散的活動;用均勻的工作流程代替不均勻的工作流程,以及用深思熟慮的決策代替倉促草率的判斷,從而使組織的各項資源被充分地利用,產生巨大的協同效應,極大地提高組織的工作效率。

(4)有利於有效地進行控制

主管人員如果沒有既定的目標和規劃作為衡量的尺度,他就無法檢查其下屬的任務完成情況。如果沒有計畫作為標準,就無法開展控制工作。或者雖然有計畫,但卻是一項不切實際的計畫,那麼以這樣的計畫為依據來進行控制,即使有可能使計畫得以實現,但卻不可能有效地實現組織與環境的動態平衡。

3、計畫的型別

計畫按照不同的標準可有不同的分類方法,主要有:

(l)按照計畫的廣度

戰略計畫。應用於組織整體的,為組織設立總體目標和尋求組織在環境中的地位的計畫。

作業計畫。規定總目標如何實現的細節的計畫。

(2)按照計畫的時間跨度

長期計畫。為實現組織的長期目標服務的,具有戰略性、綱領性指導意義的綜合性發展規劃。其時間跨度一般在5年以上。

中期計畫。根據長期計畫提出的戰略目標和要求,並結合計畫期內的實際情況制定的計畫。其時間跨度一般為2—4年。

短期計畫。為實現組織短期目標服務的、對長期和中期計畫的具體落實。其時間跨度一般為一年以下。

(3)按照計畫的明確性

指令性計畫。由上級下達的具有行政約束力的計畫,具有明確規定的目標,不存在摸稜兩可或容易引起誤解的問題。

指導性計畫。由上級給出一般性的指導原則,指出重點但不把管理者限定在具體的目標或特定的行動方案上,具體如何執行具有較大的靈活性。

4、計畫編制的原則組織在編制計畫時,應遵循以下幾項原則: (l)統籌原則。在編制計畫時,一定要全面考慮到規劃物件這一系統中所有的各個構成部分及其相互關係,同時還要考慮到規劃物件和相關系統的關係,進行統一籌畫。

因為計畫的目的是要通過系統的整體優化實現目標,而系統整體優化的關鍵在於系統內部結構的有序和合理,在於物件內部關係和外部關係的協調。作計畫的引數有很多,如果不是全面統籌,就會造成混亂和片面發展。

(2)重點原則。在編制計畫時,不僅要全面考慮有關部門的方面,認清其地位和作用,同時也要分清主次輕重,抓住關鍵和要害環節,著力解決好影響全域性的問題。

(3)連鎖原則。編制計畫還要注意物件系統中內部結構各因素之間以及本系統與其他相關系統之間的相互作用的因果連鎖關係。因為一種因素的變化會影響本系統整體的發展,而且這種連鎖反應是複雜的,所以要考慮到這些相互的作用,使計畫內容更加符合實際。

(4)發展原則。編制計畫必須有遠見,必須預見到未來的發展,既要把可能的發展反映在計畫之中,又不能把計畫看成是一勞永逸的規定。任何計畫都需要隨著內外因素和條件的發展作必要的調整。

(5)便於控制原則。應當盡量使編制的計畫明確而具體,使管理者對下屬人員的績效易於考查,從而便於有效地控制。

(6)經濟原則。任何管理活動都要考慮經濟性問題,計畫也是如此。計畫的編制過程應是最經濟的,計畫執行的結果應能獲得最大的經濟和社會效益。

5、計畫編制的步驟

(l)估量機會和確定目標。對機會進行估量,要在實際的計畫工作開始之前去做,但儘管如此,它還是計畫工作的乙個真正起點。計畫工作需要對這種機會的各個方面情況作出現實的判斷。

確定目標就是在估量機會的基礎上為整個組織,然後為其所屬的下級單位確定計畫工作的目標。即要說明預期成果的目標,應指明我們要做的工作有哪些,重點應放在**,用戰略、政策、程式、規則、預算和規劃所形成的網路去完成什麼任務。

(2)確定前提條件。計畫工作的第二步是確定一些關鍵性的計畫前提。計畫工作的前提條件就是計畫工作的假設條件,即計畫執行時的預期環境。

由於計畫的未來環境非常複雜,所以要想對它的每乙個細節都提出假設是不現實的,也是不經濟的。因此,所要確定的計畫前提實際上只能限於那些對計畫來說是關鍵性的、有戰略意義的前提,也就是對計畫的貫徹實施影響最大的那些前提。

(3)確定備擇方案。這一步就是探索和考察可供選擇的行動方案,對於那些不是一眼就能看清的行動方案要給以特別的注意。制定乙個計畫而沒有幾個合適的方案的情況是少有的。

也常有這樣的情況,即乙個不太顯眼的方案,結果證明是最好的。

(4)評價備擇方案。在找出了各種備擇方案並考察了它們各自的優缺點後,應按前提和目標來權衡各種因素,並以此對各個備擇方案進行評價。計畫工作的特點是充滿了不肯定性,在大多數情況下,可供選擇的方案很多,而且又有大量的可變因素和限定條件,所以對備擇方案的評價工作可能是非常複雜的。

為此在計畫工作的這一步驟中有必要運用現代計算科學和計算技術的各種成果,使其與計畫人員在工作中積累的經驗和直觀判斷能力結合起來。

(5)確定方案。這是作出決策的實質性一步。在選擇最佳方案時應考慮這樣兩個方面:

一是應選出可行性、滿意性和可能帶來的結果三者結合得最好的方案;二是方案的投人產出比率問題,應選出投人產出比率盡可能大的方案。此外,管理者在選擇方案時,還必須多選出一或兩個方案,甚至若干個方案,以供備用。

(6)擬定輔助計畫。在作出決策之後,計畫工作還沒有完成,一般總是要有輔助計畫來扶持這個基本的計畫。例如在工業企業,除了制定產銷計畫,還必須制定工藝裝備計畫、裝置維修計畫等等,

(7)用預算使計畫數位化。計畫工作的最後一步就是預算。 組織的綜合預算表明其收人、支出和盈餘的預算總額。

其所屬每乙個部門或所制定的每乙個方面的方案都有各自的預算,這些預算又彙總為綜合預算。如果預算工作做好了,它可以成為彙總各類計畫的一種工具,也可以成為衡量計畫工作的重要標準。

二、 目標與目標管理

1、目標的概念與特徵

(1)目標的概念

目標是乙個組織在未來一段時間內所要達到的目的。

去組織人們從事共同勞動,就必須把每個人的行動統一於共同的目標,以保證共同勞動有計畫、有成效地進行,這個共同目標即是組織目標。組織目標既是一切管理活動的出發點,又是一切管理活動所指向的終點;既是管理活動的依據,又是考核管理效率和效果的標準。

(2)目標的特徵

目標的層次性。組織目標一般要進行分解,以使組織中不同層次的員工明白應當做什麼才有助於總體目標的實現。組織的目標自上面下可分為多個等級層次,在目標層次體系中,上層目標指導下層目標,下層目標是保證上層目標實現的手段。

目標越往上則越模糊和不可控,越往下則越具體和可控。

目標的多重性。所有的組織均有其多重目標,總體目標是多種多樣的,各層級目標也是如此。目標的多重性是組織為了在社會中尋求生存和發展,適應內外部環境的要求而導致的必然結果。

管理需要在多種目標之間取得平衡。

目標的網路性。組織本身是乙個系統,組織的各種目標之間很少表現為簡單的線性關係,而是構成比較複雜的網路系統。也就是說,各種目標的實現,在邏輯上並不存在簡單的先後次序關係,而是要求構成網路的各個具體目標之間必須保持彼此之間的協調,使得各種計畫都能有條不紊地如期實現。

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