明陽天下拓展培訓
管理者要很好地完成工作就必須善於利用自己的工作時間。工作是很多的，時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。
沒有時間，計畫再好，目標再高，能力再強，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的―――它可以一瞬即逝，也可以發揮最大的效力。對於生產和商業活動來，就是潛在的資本。
在工業史上，經常有這樣的事情：僅僅是一天之差，就可以導致乙個企業的巨大成功和另一企業的倒閉破產。
所以，不懂得利用時間就是最無能的管理者。浪費時間就等於浪費企業的財富。
會不會利用時間不是單純地看工作時間內是否充滿了各種工作。有很多管理人員，從早忙到晚，不單在工作時間內擠滿了各種工作。而且還在工作時間以外尋找時間繼續工作。
單純從這個現象看，並不能表明該管理人員會利用時間。他的工作精神固然是好的，但他還不能稱得上是最好的經理，也不能稱他是善於利用時間的能手。
會不會利用時間，關鍵在於會不會制定完善的、合理的工作計畫。所謂工作計畫，就是填寫自己和企業的工作時間表―――某年某月某日要做什麼事；哪些事先做，哪些事後做°哪個時間內以哪些事為重點；安排哪些時間內做什麼事售上都業的目標何時達到；……等等。
但是，所有計畫地利用工作時並不是要求管理人員把末來的工作時間全部地填滿工作內容。有計畫地利用工作時間，主要是合理地安排最主要的工作和最關鍵的問題。這些工作和問題，只要安排得適時和得當，就會像機器的主軸帶動整個機器運轉那樣，促使其他的事情按時完成。
因此，真正會利用時間的管理者，不是把大量時間花於忙亂的工作中，而是用在擬訂計畫中。能幹的管理者，用很多時間去周密地考慮工作計畫―――確定工作目標的手段和方法，預定出目標的程序及步驟。他不但在年初這樣做，在動手做每件事以前也這樣做就是說，在這些能幹的管理者看來，大的目標有大的計畫，中等程度的工作有中等程度的計畫，小的工作則有小的計畫。
總之，大事小事，都要事先周密考慮。一旦考慮出完整的計畫，執行起來就很順利。表面看來，作計畫和考慮問題的時間占用得多了，但實際上，從總耗用時間量來計算，卻節省了許多寶貴的-----即壓縮時間的流程，充分利用了每個單位的時間。
支配時間的方法
乙個成功的人，善用他的時間，是最大成功因素之一。企業發展到今天，乙個業務主持者，時間不夠用，往往是普遍的現象，既然誰也無法獲得比別人更多的時間，那麼，唯一的辦法是如何計畫充分利用你的時間。
（一）充分利用時間
如果想要成功的配時間，你可以使用估計、分配與控制等方法，你還可以種用排定事件先後次序、工作時間表以及分配任務等方式，來在達到目的。
只要低開始將所有的活動按部就班的作成記錄時，工作效率自然就侍增高，介這必須在做完一伯事後，就盡快的記錄下來，而且，即使是小事，也不容忽略。
（二）排定處理順序
「對於各種不同的事，是否分配了恰當的時間去做？」「是否將有限的，幾小時利用得有效？」要將這些問題放在咫思索，仔細地分析所有的活動，然後，就必須決定何事應先處理。
有許多人都從公文堆最上面的一件開始做，結果很可能使堆在下面的舊公文「越陳越香「了。很多事，就是如被擱置以致成了無法解決的問題。
要避免這種錯誤，只有在每天晚上或早晨，坐在辦公桌前先看看那些堆在案上東西，花點時間瀏覽一番，並且歸類，分成數堆，再分別緩急依次排好，這樣，「陳年老酒」就可絕跡了。
（三）分派工作
當你應用這原則去處理事情時，一定會發覺有些已拖延了好幾天，甚至好幾個星期。如此一來，你就該去查明產生這種拖延現象的原因，相信你經常會發現有些職員，拿了薪水卻沒做他份內的事。你是老闆，那麼就完全看你怎樣防止這類事重演了。
通常這種情況下，是應該實施企業管理上的分層負責制度。有人使用下列的方法來改進：
（1）決定那些事由秘書處理；
（2）將一些工作分配給助手做；
（3）然後看看其餘的，再次決定那些仍可由秘書或助理「分憂」，此外，就該自己身下廚了。
（四）分配時間
當你注意今天的每一件工作時，就必須決定該花多少時間在這上面，我們把這稱為「分配時間」。一大早，口述和筆錄大約要30分鐘，接下來30分鐘就該和老闆討論了，也許你還得要15分鐘的時間去應付求職者。如果你九點上班，現在已經十點四十五分了。
午餐前，也許要和採購部門接角，而且說不定還得趕到市區去加扶輪襯的取會哩！這就是「時間分配」。它的秘訣是要確定你眼前的工作，到底要用多少時間，那也中只有「經驗」這位先生才能幫忙了。
只要這樣做，你將會很快的發現不必要的瑣事，都已分配給屬下操心去了，再不會溜到你工作表上，這可替你濞掉不少的麻煩。
有一位身任數家商業雜誌社的總編輯，要求屬下把信件都送到他辦公室裡，他必須拆信、看信，再把信件分成若干堆，決定分給屬下那位編輯處理，接著親自送到每人桌上。整個過程平均就了乙個鐘頭，於是，他每天加班，要不然就帶著「家庭作業」下班，才有辦法把工作完成。除此以外，更壞的是他的編輯人員，不得不等他送信來，是整個編輯部門成天都是口述作業。
這位總編輯之所以會這樣，就是他想知道下究竟是在做什麼事。但終於，他覺悟到自己只是在虛耜時間。以後，他的編輯開始直收信，並做成新聞或新動態的摘要呈給他了，事實證明以往他一直浪費了大半的時間，因為幾乎有3＼4的信件是向廢紙簍報到的。
（五）排定時間表
某大石油公司的乙個訓練主管，為推銷員設計了乙個預估工業產品推銷方法，他給每人一張**，並建議他們在每週開始前將它填好。填表只要半個鐘頭，但在填完後每個人都找出訪問客戶的最佳途徑，而且每個停留點上所該做的事，也都記在上面，再不會被遺忘掉了。把事情依其重要性列成表，從最重要的開始做，完成後，核對一下，再從表中冊掉它。
何時開始做記錄表並不重要，重要的是你心中必須經常有時間表的觀念。
這類表的說要作用是，你一次只能做一件事，如果一民兩用，做東做酌，那你就已經消著落處理眼前事的能力。
（六）應付意外事件
火車、飛機、公共汽車、輪船等依時間表執行，但依然會有意外事件，同樣的情形也可能發生在你身上，所以，為意外事件留時間，是很明智。某百貨公司的經理，早計畫在星期一舉行大減價，而很不巧的，星期日恰好是該公司一年一度的員工野餐活動。當天豔陽高照，是個很難得的好日子，結果星期一早晨，1＼4的職員因陽光炙傷而請假，籌備已久的大減價就因而流產了。
這就是末預留意處理外事件的時間的乙個例子。
聰明人有三個預防此類事件發生的方法：第一每件計畫都留有多餘的預備時間。第
二、努力使自己在不留餘地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。這並非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第
三、另準備一套應變計畫。
假使你為每件工作立下時間限制，你將發現，有三件事已民做成功了：
（1） 迫使自己在規定時間內完成工作。
（2）對你自己能力有了信心。
（3）你已仔細分析過將做的事了，而把它們分解成若干意境單元，是正確迅速完成它們的必要步驟。
一旦擬定了目標，計畫好時間表，剩下的關鍵就是快動手去做了。
（七）贏取時間的辦法
1. 把該伏特的事，依重要性撫所排列，這件工作，你可以在週末，前一天晚上就安排妥當。套名俗話說：「豫則立、不豫則壞」凡事要把握先機。
2.每天早晨比規定時間早十五分鐘或半個小時開始工作，這樣，你非但立下好榜樣，而且有時間在全天工作正式開始前，好好計畫一下。
3.開媽做一件工作前，應先準備好，把所有需要的資料、報告放在桌上，這樣將免得你為尋找遺忘東西浪費時間。
4.利用**、電報、信件和像口述機一類的裝備，以節省時間。
5. 購買各種書籍、手冊，及錄求客人問的服務，盡可能吸收及準備知識，這樣可增進你處事能力，減少時間浪費。
6. 把最困難的事擱在工作效率最高的時候做，例行公事，應在精神較差的時候處理。
7. 養成將構想、概念、賃據及資料，存放在檔案裡的習慣，在會議、討論或重要談話之後，立即錄下午點，這樣，雖事過境遷，但仍會記憶猶新，因為沒有比忘記履行諾言更的事了。
8. 訓練速讀：想想看，如果你的閱讀速度增快2－3倍，那麼行事效率該有多高？這並不難做到，書店及外界都有增進你這些能力的指導訓練書籍。
9. 讓閒聊浪旨你的時間，對於那些上班時間找你東拉西扯的人知道，你很願意和他們談天，但卻應在下班以後。
10.利用空閒時間：它們應被用來處理例行工作的，假如那位訪問者失約了，也不要呆坐在那裡等下一位，你可以順手找些工作來做。
11.充分發揮你手提箱的功用：把檔案有條不紊的排好， 知道哪些東西在哪個位置上，這樣諒可避免費是去找東西，更不會再有與人洽談時，翻箱倒櫃的事。
12. 瑣事纏身時：務必果斷地擺脫它們。
盡快地把事做完，以便專心一致地處理較特殊或富創造性的工作。口述時，只述重點，其餘就讓秘書或助手來替你做，只要使他們知道你期待他們要做什麼事就可以了。
13. 管制你的**：**雖然不可缺少，但如果完全被你太太或朋友占用了，那這工具豈非像乙個被埋沒掉的天才？
還有，在拿起**前，先準備好每件要用的東西，如紙、筆、姓名、號碼及預定話題、資料等。
14. 該做的事都放在桌上，以免遺漏。
15. 晚上看報：除了業務上的需要外，盡可能在晚上看報，而將一日之計的寶貴光陰，用在讀信、看檔案或思考業務狀況上，這樣將可使你每天工作更加順利。
16. 開會時間最好選擇在午餐或下班以前，這樣你將分發現這段時間，每個人都會很快地做成決定。
17. 當你遇到乙個健談的人來訪，最好站著接待他，奇怪嗎？這樣他就會開啟窗子說亮話，很快就道出來意了。
18. 將相關的工作列在一起，舉例說，你應口述數小時，或該與屬下連串的討論，如此會使你較有概念。
19. 休息片刻，來杯咖啡、茶、冷欽，甚至只要在窗前伸個懶腰，就中夠使你精神抖擻了。
20. 沉思：每天花片刻時間思索一下你的工作，可尋求出各種增進工作方法及滿意的靈感，受益匪淺。
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