企業資訊管理方案

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文件作者：王世紅日期：2009/12/01

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目錄前言 3

一、選擇適合企業的資訊平台 3

二、**管理 3

三、知識管理 4

１．創新失敗寬容機制 4

２．企業知識分類與標準化制度 4

３．企業文件積累與更新制度 5

４．知識型專案管理機制 5

５．外部知識內化機制 6

6 ．知識寬鬆交流機制 6

四、知識共享 6

1．知識檢索 6

2. 工作流 7

3. 遠端學習：獲取更多知識和共享知識 7

4. 交流平台 7

5. 上傳**平台 7

6. 實時協作：實現知識共享 7

前言知識管理是在20世紀末發展起來的管理理論，是管理領域的新生事物，它是以知識為中心的管理，包括知識的獲取、整理、儲存、更新、應用、測試、傳遞、分享和創新等基礎環節，並通過知識的生成、積累、交流和應用管理，符合作用於組織的多個領域，以實現知識的資本化和產品化。人們通常把知識劃分為隱性知識和顯性知識兩大類，顯性知識是可以表達的、有物質載體的、可確知的知識。隱性知識是個人或組織經過長期積累而擁有卻不易用言語表達，不易傳播的知識。

知識管理強調隱性知識的挖掘，強調隱性知識和顯性知識的轉化。

一、選擇適合企業的資訊平台

首先要根據企業的工作分布區域來選擇網路平台；

第二要根據企業的規模選擇支援知識管理的資訊傳遞平台；

第三要根據企業實際經營管理目標選擇基於知識管理的應用工作平台。

二、**管理

資訊類欄目可自由定製，為了保證發布的資訊準確、及時、靈活。從採集到發布每個步驟都需要註冊，不同級別的使用者操作功能不同。採取四級採編制，可以做到資訊「層層把關」。

系統還為已發布到網上的資訊提供了刪除或凍結功能。此外每條資訊都設有密級。在資訊瀏覽時，不同級別的人員可以看到不同級別的資訊。

三、知識管理

企業的知識管理有四個主要的流程：知識管理戰略規劃流程、知識體系規劃流程、知識體系實施流程和知識管理績效評估流程。

知識執行機制主要指促進知識創新、共享與應用高效有序運轉的機制。包括：微弱市場訊號收集機制、創新失敗寬容機制、企業知識分類與標準化制度、企業文件積累與更新制度、知識型專案管理機制、外部知識內化機制、知識寬鬆交流機制等。

１．創新失敗寬容機制

創新是有風險的，不可能每一次創新都能成功。創新成功了有獎勵甚至是重獎，那麼失敗了呢?是不聞不問，還是不予理睬，或者予以相應處分??

應該講，大多數企業對於創新失敗並沒有乙個比較好的處理機制。然而，要將創新作為企業競爭力**的乙個重要因素，就必須建立起鼓勵創新的激勵機制，要建立創新的激勵機制，除了有創新成功獎勵機制外，還應該建立起創新失敗寬容機制。

要建立創新失敗寬容機制，就應該對各個崗位和職位予以定級，根據不同的級別走出可以失敗的辭書、專案數、時間和經費規模。在上述範圍內允許失敗，超出範圍的失敗是不受支援的或者是要受到懲罰的。這樣，由於在一定範圍內的失敗可以被寬容，企業員工創新的積極性就會非常高漲，創新意識就會非常強，顯然，創新成果也會隨之增多。

除了限定寬容的範圍之外，創新失敗寬容機制還要求失敗者將失敗的原因進行分析，整理成相應材料，供其他人參考。這樣，就將主觀上不願意看到的失敗客觀上規範起來，納入有效管理的範疇，同時找尋失敗原因，為後續的成功奠定基礎，真正做到「失敗是成功之母」。

２．企業知識分類與標準化制度

為了使企業的知識更好地共享和應用，企業應該建立知識分類制度與知識標準化制度。企業知識的分類既要根據崗位、專業分類，更要按照區域性知識和全域性知識，例常知識和例外知識進行分類。

區域性知識指的是在企業的乙個班組、乙個部門應共享的知識，而全域性知識則是指企業所有部門都應該共享的知識。企業應該成為學習性組織，員工應該成為乙個終生學習的個體，然而由於受時間、經費等資源的限制，又必須強調「適時學習」。這樣，對於區域性知識和全域性知識就可以根據不同的層次進行培訓。

例常知識指的是經過實踐的檢驗已經很成熟的知識，可以進行編碼進行標準化處理，建成知識庫以利於計算機處理的知識。

將例常知識標準化，既有利於計算機處理和員工共享，還有一點是企業對外發布的資訊如果是例常知識的範圍，則不論何人、何時、何地都是一致的?除非有其他考慮?，而絕對不會出現高階經理和一般經理在就同乙個問題比如企業的定位接受記者採訪時答案不一致或相矛盾的情況。

３．企業文件積累與更新制度

企業文件積累與更新每個企業都在作，然而大多數企業都沒有將其制度化、規範化。只有部分企業出年鑑或年度彙總材料，一般都比較厚，有的還一年比一年厚，這都是由於沒有將企業的文件積累與更新形成制度的原因。

建立文件積累制度，就必須有具體的知識管理人員將企業的技術訣竅、最佳實踐整理成文字材料，將企業的經營戰略和優秀的營銷方法與技術整理成材料，予以分類存檔，以便供企業員工共享。這一點在分支機構比較多的企業尤為重要，因為乙個部門的成功經驗和最佳實踐整理成規範的文件後，通過有效的知識分發機制可以快速為其他兄弟機構所共享，而避免了由於知識共享不夠、資訊交流不暢引起的不同分支機構重複開發某項技術、重複摸索某種營銷方法造成的資源浪費。

建立文件定期更新制度，就會要求知識管理人員在規定的時間必須重新審視已經存檔的檔案之間是否有過時的內容、失效的內容、繁雜的內容或互相衝突的內容，這樣，就能確保存檔檔案的有效性、精煉性和一致性。

４．知識型專案管理機制

知識型專案與傳統專案不一樣，它更依賴於人的智慧型和創新能力，對規定的時間和場地的依賴倒在其次。所以，對於知識型專案，更重要的是強調人本管理和目標管理，而不是過程管理。強調目標管理，就是要求在規定的成本和時間內完成既定的目標，而不必要求在整個過程內要嚴格遵守企業的規章制度，比如打卡、座班等等。

對知識型專案的參與人員還要強調柔性管理和彈性管理。因為，專案的目標還有可能隨著企業競爭環境的改變而作一些相應調整。比如，別的企業已經實現了該項目的原定目標，那麼，專案組就應該能充分學習別的企業的經驗或技術，並且將目標調整到高於原定目標的位置上。

所以，知識型專案的管理強調人本管理、目標管理、彈性管理和柔性管理。

知識型專案的激勵機制不但要考慮即期激勵，還要考慮遠期激勵，並且根據專案風險的增加增大遠期激勵的比重。這是因為，有些專案的收益目前不一定能顯現出來，這時企業往往會低估專案的價值，而專案參與人員一般會高估專案的價值，如果採用遠期激勵比如**期權和遠期分紅等手段，充分考慮委託人與**人利益的相容性，則專案實施就會順利得多。

５．外部知識內化機制

企業的規模再大，實力再強，也不可能將與企業相關的所有專家和學者集於麾下，即使企業出得起代價，也不是所有的學者和專家願意為某個企業終生效力，這就對企業提出了乙個問題：企業如何將這些外部專家和學者的知識轉化為企業內部的知識呢?所以，我們提出，企業為了使外部知識內部化，就應該建立起相應的外部知識內化機制。

6 ．知識寬鬆交流機制

知識執行機制的很重要一點就是要建立知識寬鬆交流的機制和寬鬆交流的環境。相比環境而言，機制的建立對於企業來講更為迫切。比如圓桌會議機制、午餐會議機制、週末企業發展沙龍機制等都是可以具體操作的制度。

有些企業為每個部門每週定乙個時間舉行圓桌會議，會上自由交流，沒有主賓之分，只需要指定的知識管理人員作記錄，並加以整理。有些企業特別是高科技企業比較重視午餐時間的開發，午餐時分，指定乙個專門的人員交流其所擁有的知識和技術，而其他人則邊吃午餐邊聽演講，待大家吃完後，再給演講人提些問題，由演講人或知識管理者加以整理。有的企業定期搞週末企業發展沙龍，既有利於上下級的溝通，又有利於員工們獻計獻策。

還有企業之間定期搞董秘沙龍。董事長沙龍等等。像這樣的只要制度化，並且給定乙個寬鬆的情境，都會取得較好的效果。

四、知識共享

1．知識檢索

通常採取兩種方案：一是將文件歸入乙個有序的結構，再按結構規則提取文件（檢索），這種方法也被稱為文字挖掘；另一種方案是不建立結構，使用者在檢索時自由地輸入檢索詞或短語，由系統進行匹配，並將匹配到的文件按檢索詞出現頻率的統計規則提供給使用者，即全文檢索。對國內使用者來說，中文檢索技術與英文的檢索技術發展並不同步，還有許多任務作要做。

2. 工作流

快速傳遞資訊

3. 遠端學習：獲取更多知識和共享知識

遠端學習，即電子學習（e-learning）作為知識管理技術中的乙個重要方面，承擔著組織內人員獲取知識的作用，一般主要包括學習管理的技術、內容分發、內容建立等方面的技術。

4. 交流平台

例如部落格、qq、論壇、空間、email、msn、wiki、bbs等

使用者都可以註冊乙個屬於自己的部落格或者空間來記錄自己的經驗等內容。

5. 上傳**平台

例如ftp、知識共享平台是建立在企業的網路上，包括企業的區域網、基於vpn的廣域網，或者是其他的網路，並且不同使用者的許可權不同。

6. 實時協作：實現知識共享

實時協作技術在知識管理技術中承擔著很重要的作用，討論區、共享工作空間、即時通訊工具、**會議等需要的技術都屬於知識管理技術中實時協作的技術範疇。知識共享是知識管理中最難實施的問題之一，而實時協作技術則為知識共享提供了強有力的工具。

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