二、檔案資訊傳播模式的構成廣義的檔案資訊傳播包括檔案館（室）的檔案資訊傳播活動和私人檔案擁有者的檔案資訊傳播活動。檔案館（室）的檔案資訊傳播偏向於公共組織傳播，而私人檔案資訊傳播則傾向於人際傳播。本文所討論的檔案資訊傳播活動指的是檔案館的檔案資訊的交流傳遞過程。
檔案資訊傳播是一種特殊形式的傳播，其傳播活動本身既屬於傳播活動的大範疇，具有傳播活動的一般規律，同時由於它的傳播物件——檔案資訊是一種特殊的資訊，其傳播方式、活動規律無疑又具有自己的個性特點。因此，只有建立在共性與個性有機契合基礎上的模式，才能反映出檔案資訊傳播活動的規律和特點。 檔案資訊傳播結構涉及到諸多複雜因素，這裡進行的模式分析主要是考察其傳播過程中一些基本的構成要素，它們足以形成檔案資訊傳播模式的基本框架結構。
檔案資訊傳播的結構包括五個基本要素：檔案資訊源、檔案館、傳播渠道、檔案資訊受眾和反饋。這五個要素相互作用、相互影響、迴圈互動，共同構成了這樣乙個傳播過程：
附圖 1.檔案資訊源。即各種各樣的檔案資料，包括紙質檔案、聲像檔案、電子檔案等，通過檔案館有意識、有目的、有選擇地收集進館。
2.檔案館。在檔案館中，經過整理、鑑定、加工等常規程式將檔案資訊有序化，並根據實際情況，按照一定的傳播方式傳遞給相應的檔案資訊受眾。
3.傳播渠道。包括公共組織傳播渠道和大眾傳播渠道。
檔案資訊傳播者可以決定檔案資訊傳播渠道，檔案資訊受眾也可以根據實際情況、實際需要選擇一定的傳播方式獲得相應的檔案資訊。 4.檔案資訊受眾。
不只是一般意義上的檔案使用者，還包括主動或者被動接觸到檔案資訊的人。 5.反饋。
檔案資訊受眾對傳播效果的反應資訊反饋給傳播者之後構成了一次傳播流動過程，傳播者根據受眾的反饋資訊做出相應的調整，然後又開始新一輪的檔案資訊傳播。 在上述檔案資訊傳播模式中，檔案資訊傳播過程中的檔案資訊既可以進入大眾傳播系統轉換為其他形式，從而進入人際傳播、市場傳播和公共組織傳播渠道，也可以直接進入公共組織傳播渠道。傳播者在一般傳播模式中主要是作為資訊源的傳播和報導者身份出現，而檔案資訊傳播者既是檔案資訊的收集者、整理加工的把關人，更是承擔市場及公共渠道檔案資訊傳播活動的中介人。
檔案資訊受眾也比較複雜，既可以是大眾傳播的直接受眾或消費者，也可以是公共組織傳播的檔案使用者。不同的傳播渠道和方式中的傳播物件是複雜的、多元的，這是由傳播途徑的多元並存和傳播物件存在的不同社會角色等方面因素決定的。受眾的反饋活動是檢驗傳播取得什麼樣的效果的重要環節，一般是由此構成檔案資訊傳播活動再一次實現的乙個螺旋過程，因此這種反饋具有迴圈性。
三、檔案資訊傳播模式的分析
1.傳播的起點一般的傳播模式都以傳播者（個人或群體）作為傳播的起點，傳播者將已經準備好的資訊傳遞出去，筆者認為這種傳播起點是不適用於檔案資訊傳播模式的。 近年來，檔案數量的急劇暴漲與庫房容量相對有限的矛盾一直困擾著檔案界，為了解決這個矛盾，檔案館加大了鑑定工作的力度，並且提出了要介入檔案管理流程進行前端控制，以保證在有限的空間內容納最多、最有價值的檔案資訊。
檔案館對檔案資訊源的鑑別、選擇、收集工作成了一項重要而又艱鉅的任務，理應是檔案資訊傳播的起始。如果把檔案資訊源置於檔案館之後，人們很容易誤認為檔案館的傳播任務只是將已經收藏的檔案資訊傳播出去，而檔案館對分散在社會中的大量的檔案資訊的選擇、收集這項基本功能就突出不了了。 檔案館館藏的質量是傳播活動的基礎，沒有高質量的館藏就不可能有好的傳播效果。
我國檔案館館藏結構不合理是老大難問題，以這樣的館藏為基礎進行的傳播活動效果不理想是意料之中的事，因此，應當把檔案資訊源提前到傳播者之前，強調檔案館的「把關人」作用，嚴格控制進入檔案館的檔案資料的比例及質量，優化館藏結構，為檔案資訊傳播打好基礎。檔案館一些中心工作的開展需要館藏以外的資訊，例如舉辦展覽，光靠館藏不夠，必須蒐集館藏以外的資訊作為補充。因此，檔案館深層次上的檔案資訊傳播並不僅僅是將館內有序化的檔案資訊傳遞給受眾這樣簡單，其真正內涵應是將分散在社會中無序化的、有用的檔案資訊經過整序、加工之後傳遞給受眾。
4.反饋傳播活動的最後結果就是受眾接收到資訊，並取得一定的效果，不論是好是壞。但是，如果受眾不把取得效果的資訊回傳給傳播者，傳播者就不知道自己的傳播最終有沒有取得預期的效果，這樣的傳播過程是不完整的，因此，乙個完整的傳播模式必須建立乙個反饋資訊機制。
筆者在所提出的檔案資訊傳播模式中也把資訊反饋作為其中乙個基本要素。 資訊反饋是檔案資訊傳播後所產生的資訊回流，是檢驗傳播活動效果的重要環節。由於傳播渠道與受眾的多元性，檔案資訊傳播的反饋活動同樣具有多向性和複雜性，除了反饋到傳播者——檔案館，還會反饋到傳播渠道中的大眾傳播組織——報紙、雜誌、電台等。
相對來說，向大眾傳播組織的反饋一般是遲滯性的，而向檔案館反饋則是直接性的，一般由此構成檔案資訊傳播活動再一次實現的乙個螺旋過程，因此這種反饋具有迴圈性。 檔案資訊傳播的反饋資訊的內容是多方面的，可以是告訴檔案資訊傳播者應該繼續傳播，也可以是要求檔案資訊傳播者改變或者糾正原有傳播內容或傳播方式，然後再進行傳播，或者是要求停止傳播。檔案館根據相應的反饋資訊，採取相應的措施以改進或提高原有的傳播內容或方式，定能取得理想的傳播效果。
四、結束語構建檔案資訊傳播模式，是使檔案資訊傳播研究適應傳播現實變化的一種嘗試，在幫助了解檔案資訊傳播過程的同時，揭示了各要素之間相互聯絡、相互制約的關係，從中獲得對檔案資訊傳播活動巨集觀地把握和全面抽象。儘管本文所提出的檔案資訊傳播模式比較簡單，但已抓住了問題的主要方面，突出了檔案資訊源、檔案館、傳播渠道、檔案資訊受眾、反饋等檔案資訊傳播的基本問題。通過這個模式我們能夠簡明又清楚地了解檔案資訊傳播的結構和過程，了解各要素之間的相互關係。
2.田野，張長海《傳播學視野下的檔案觀念和檔案工作》檔案管理，2001（1）。 3.
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田野《論檔案利用與檔案傳播的整合》檔案與建設，2000（7）。 5.何振《論檔案資訊傳播的媒介與受眾構成》湘潭大學學報（哲學社會科學版），1998（1）。
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