計畫工作和工作計畫」專題講座
杭州電子工業學院
杭州臨界企業管理諮詢公司朱妙芬
一、基本概念綜述
管理的活動要發揮效率，管理者在靈活運用管理的五大職能---計畫、組織、指揮、控制、協調。而計畫是管理職能中的第一項，要成為乙個好的管理者，先要成為乙個好的規劃者、計畫者。想把一項工作不斷提高、完善，還要進行不斷的pdca迴圈，計畫是迴圈的第一步，要使工作效率和工作質量的提高，需不停地運轉計畫—執行—檢查—修正與改善這樣四個環節。
1． 工作計畫和計畫工作
工作計畫是「決定工作目標及如何達到目標的乙個程式或方案。」
企業的方針、願景、政策、目標、戰略、策略、行動方案、預算、專案、部門工作計畫、作業計畫、作業程式都是計畫的表現形式。
乙份好的計畫能使參與工作執行的人預先知道什麼時侯要做什麼事情，能夠預先準備，相互銜接和配合，能發揮最大的效率。
工作計畫是對未來行為方案的一種說明，告訴管理者和執行者未來的工作目標是什麼，要採取什麼樣的活動來達到目標，要在什麼時間範圍內達到這種目標，以及由誰來進行這種活動。乙份完成的工作計畫包括上述全部內容。
企業內各階層主管負擔的責任不同，當然計畫的內容、範圍標的也不同。中層主管制訂的計畫要能達到下列三個目的：
（1） 計畫要能配合實現上級主管的目標、策略。
（2） 計畫要能實現自己部門的任務。
（3） 計畫要能成為部下行動的依據，作為評價部下工作成果的重要基準。
計畫工作又是另乙個需要明確的概念，計畫工作是各級管理者所要完成的一項勞動。也就是說，計畫工作是一種**未來、設立目標、決定政策、選擇方案的連續程式，以期能有效利用和協調資源，有效把握企業和部門的發展和執行，獲得最大組織成效。廣義的計畫工作包括制訂計畫、執行計畫和檢查計畫執行結果三個階段，即pds過程。
狹義的計畫工作指制訂計畫。
所以工作計畫是一種成果，它是計畫工作所開展一系列活動完成之後產生的結果。
2． 計畫工作的特點
（1） 計畫工作為目標服務。任何組織或個人制定計畫都是為了有效地達到某種目標。當然，在計畫工作開始之前，這種目標可能還不十分具體，計畫就是起始於這種不具體的目標。
在計畫工作的最初階段，制定具體的明確目標是其首要任務，其後的所有工作都是圍繞目標進行。例如，營銷部經理希望明年銷售額有較大幅度增長，這是一種不明確的目標，為此要進行調查和分析，根據過去的情況和當前市場的形勢制定計畫，確定乙個明確的目標，如增長率為20%。這咱明確目標不是單憑主觀意願，而是建立在市場調查和**及相應的營銷策略作為其基礎。
（2） 著眼於資源的合理利用
企業和部門的資源是有限的，工作中要解決如何使有限的資源發揮最大的效益，就需要對各項活動、各個環節進行分析研究、統籌安排。計畫工作中的事前**分析、目標設定、行動安排、監督檢查都是圍繞有限資源的合理利用而展開。
（3） 在管理工作中處於首要的地位
管理的其他職能只有在計畫工作確定了目標之後才能開展，並且都隨計畫和目標的改變而調整改變。沒有計畫工作的開展，就沒有管理工作可言，也就沒有效率可言，正因為如此，計畫工作在管理工作中處於首要的地位。
（4） 計畫工作具有普遍性
這裡包含兩層意思，一是組織中每一位管理者都或多或少的擁有制定計畫的部分權力和責任，儘管不同層次的管理者所從事的計畫工作的側重點和內容有所不同，二是由於資源的有限性，使得各項工作的開展，都需要進行計畫，以更有效的利用資源，更有效率的完成工作目標。
3． 計畫的重要作用
（1） 計畫是管理者指揮的依據
（2） 計畫是降低風險、掌握主動的手段。
計畫是針對未來的，計畫制定者**將來的環境變化，並制定相應的對策和備選方案。可以更為主動的適應變化。
（3） 計畫是減少浪費提高效率和效益的保證
通過計畫進行認真的研究能夠消除不必要的活動所帶來的浪費，以夠避免在今後的活動中由於缺乏依據而進行工作活動所帶來的無序、混亂所造成的效率和效益損失。
4．計畫的型別
（1） 長期計畫
根據計畫期的長短可以把3年以上的稱為長期計畫，長期計畫主要回答兩方面的問題：一是企業的長遠目標和發展方向；二是通過哪些重要戰略手段來實現組織的長遠目標。一般為高層主管考慮，或由戰略規劃部門研究。
（2） 年度計畫
比長期計畫更具體和詳細，著重提出年度財務目標及和專業管理部門的年度重點任務和目標，及相應的基本策略。
（3） 月度計畫
比年度目標及具體和詳細，它主要解決日常開展各項工作的具體目標和要求，能直接指導各項活動的開展和實施。涉及到具體資源調配、時間進度要求、人員具體組織等等細節。
（4） 部門功能性業務計畫
部門為了完成部門的主要職能任務，都要制定一些部門的職能性計畫，如銷售計畫、生產計畫、資金使用計畫、**計畫等。
（5） 專案計畫
企業為了解決一些特定的問題或舉辦一些特定的活動而制定的專案計畫，主題內容不同，一般包括設定目標、如何做、多種方案設定、估計需要的經費、行動程序等。
如展示會計畫專案。
包括：展示會目標、展示會邀請物件及人數、展示會時間、展示主題、展示主題、展示口號、展示地點及場地布置、展示人員培訓、各項宣傳廣告及印刷物製作計畫、贈品、預計達成成果、費用。
（6） 實施計畫。是產生具體行為的計畫，明確指出何時、何地、用什麼資源、目的及期望、方法、由誰負責。
（7） 時間進度跟蹤控制計畫。計畫出在什麼時間要進行及完成哪些事項，便於及時了解及控制進度。如訂單完成跟蹤一覽表。
計畫的分類
5．計畫的內容或要素
計畫有多種表現形式，其所起作用的層次不同：
（1） 目標。有的計畫只涉及闡述目標，對組織的使命和活動方向及各項任務作最一般的表述，重點在於明確應該幹什麼，最終要達到什麼樣的目的。
（2） 戰略。指出整個企業的發展方向和框架，及重大的全域性性謀劃。
（3） 政策。對處理各種問題的一般規定。
（4） 規章制度。一些強制性的行為準則。
（5） 程式。對常規活動制定的共同工作方法。
（6） 方案和措施。說明開展某項工作的條件及採取的有關行動。
（7） 預算。用貨幣數字表示活動的投入與產出、時間等，是一種數位化的計畫。
那麼一項完成的計畫應該包含的內容有哪些呢
6．部門工作型別及計畫程式
首先確定部門年度重點工作專案
（1） 來自實現上級單位的方針、策略
每乙個年度，企業為了適應環境的變化而擬制出企業的年度經營策略與目標。因此實現公司的策略目標自然就成為經營者要求部門主管的一項年度重點工作專案。
例如企業在策略上確定要明年進軍低價位的家用傳真機市場，那麼今年必須開始準備。企業內的相關部門都要配合企業的策略，做好準備的工作。商品開發部門要開始著手家用傳真機的設計及試產；零件採購部門要根據設計好的圖紙尋找零件**廠商生產製造；製造部門要規劃好家用傳真機的生產流程；業務部門需開發新的銷售渠道以進行銷售……等，這些業務必將成為這些部門的一項新的重點工作。
如公司決定推行iso9000認證工作，即這項工作將成為各部門的重點工作之一，必須列入年度計畫工作中。
因此，實現上層單位策略的手段，將成為相關部門主管的一項年度重點工作。
（2）來自完成自己部門職能任務的重點工作專案
自己部門的重點工作專案，可來自一些去年沒有做好的地方。這些地方將成為年度自己部門改善的課題。如去年裝置經常發生故障停機，影響正常生產。
那麼今年如何加強裝置的維護保養將成為裝置管理部門的工作重點。去年基層員工的離職率過高，即今年如何解決這個問題將是人力資源部門工作的重點之一。
（3）決定日常管理的改善專案
所謂日常管理是各個部門中的例行性的工作專案，不管是那乙個年度都一定要進行的業務。例如，獎懲的統計、員工個人資料的建檔、新進人員的招募、每月工資的發放、考績的評核……等，是人事部門的日常管理工作。這些日常管理的工作專案，是維持部門運轉的主要工作，也是評定部門工作有無效率的參考要素。
改善與提公升日常例行性的工作效率是部門主管另一項責無旁貸的工作。每乙個新的年度， 部門主管會隨著需要(如環境變動、 客戶要求等)而必須選出一些工作，做為今年度需要特別改善、管理的專案。
(4)決定各項工作的目標
任何一項工作都需訂立明確的工作目標，目標要明確說明要完成什麼工作，由誰負責及何時完成。有了明確的目標，才能擬定您達到目標的行動計畫。執行了的行動計畫，才能評估你對公司的貢獻。
為了能客觀地評價目標的完成情況，目標一定要能量化。例如銷售額、銷售量、生產量、完成期限、不良率、退貨率、投訴件數、周轉率、帳款**天數、成本降低額、提案件數、工傷件數、經銷商開拓數目、新客戶開發數目……等。有了明確的數量化目標，能方便管理及評價部下執行各項工作的進度及成果。
新年度的部門年度工作計畫的決定是您一項最重要的工作，它決定了您今年工作的目標及您部門資源投入的方向，當然也決定了您在這個年度對公司的貢獻，所以一定要認真決定您的年度重點工作專案，制定切實有效的年度工作計畫。
觀念上要堅持二個原則
1．從公司整體的角度思考部門該扮演的角色
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