為了加強對物資請購的使用的控制，為了合理控制庫存，使整個公司物資的請購、審核、採購標準化和規範化，確保生產經營的順利進行，經公司研究決定制訂如下管理規定。
一、物資請購單位
物資請購單位分為使用單位和物資處，物資使用單位根據實際生產需要向物資處報物資請購計畫，由物資處結合倉庫庫存情況和其他部門請購計畫進行平衡彙總。
二、物資採購部門
**處是物資請購計畫的執行部門，原則上所有物資的請購計畫均由**處執行辦理，特殊情況確需轉作其他單位採購的，需經總經理審批。
三、請購計畫的種類
物資請購計畫分為以下六種：
1、月度請購計畫：是指採購計畫週期不超過乙個月的各種通用物資。
2、追加急件請購計畫：是指按常規不需儲備或正常儲備已盡，遇突發事故必須當即更換的備品備件，允許出現追加急件請購計畫的物資種類有裝置、電器、儀表備件、配件、閥門，其它品種不得發生。
3、檢修物資請購計畫：是指公司根據生產運**況進行有計畫的停車檢修而提報的物資採購計畫。
4、基建、技改物資請購計畫：是指公司進行基本建設、技術改造所需物資的採購計畫。
5、外協維修加工計畫：是指由公司提供物資，協作單位修理、加工，或公司提供圖紙需特殊製作的物資採購計畫。
6、生活、辦公用品請購計畫：是指辦公室或總務處每個月申報下個月全公司辦公和生活用品的請購計畫。
四、物資請購計畫編制程式
1、物資請購計畫申報
1）一般計畫：由物資使用單位申報用料計畫，按月（即本月18日前）申報下月一般通用材料用料計畫，工藝用料、靜止裝置等由總工辦審核，運轉裝置、鍋爐、造氣爐等由裝置處審核，於每月20號前報物資處。
2）基建、技改按專案已審的（概）預算，由使用單位和主管部門編制需用材料計畫送物資處。
3）檢修用料計畫由檢修用料單位和主管部門認真調研後，在生產領導小組規定的時間內將物資計畫送物資處。
4）外協維修、加工物資，由裝置處或總工辦根據情況編制用料計畫交物資處。
5）追加急件採購計畫，由用料單位根據實際情況編制用料計畫交物資處。
6）生活、辦公用品由保管單位（辦公室或總務處）根據配發標準和庫存情況每月23日編報需用計畫，由分管經理簽審意見（單位價值在1000元以上的由總經理審批）報審計部門和**處。
以上用料計畫均需單位負責人簽字。
2、物資處根據報來的用料計畫平衡庫存和儲備定額後，在兩個工作日內報分管生產經理審核後報審計部門。
3、審計部門根據編制採購計畫的原則，匯集上期計畫未購、在途、在庫（未辦理入庫手續）部分，編制物資詢價採購計畫在兩個工作日內送交**處詢價。
4、**處接到詢價計畫後，在規定期限內進行市場詢價並填寫供貨單位、聯絡人、**、供貨**及品牌，然後把詢過價的計畫表送審計部門複核審簽，由審計部門在三家供貨單位中擇優選擇一家，正式下達採購執行計畫，採購員依據採購計畫方可辦理物資採購。
五、物資採購計畫的有效期
1、月度計畫的執行期限為上月的27日至下月的26日，但要求以早購入為好。
2、技改、基建和檢修的物資採購計畫的執行期必須在規定期限內完成。
3、月度計畫在當月26日前未完成的，包括未購、在途、未辦理入庫手續的物資，**處、物資處於25進行通緝報審計部門。
對於在途和未辦理入庫手續的物資，作為已購入物資來平衡下月計畫，並在下期計畫表後註明此類物資，以便辦理入庫手續；屬於未購物資的在不影響生產的情況，作廢本計畫，確需用者由用料單位重新申報計畫。
六、物資處申報注意事項
1、物資請購單位必須註明材料的品名、規格、數量、材質、使用日期、用途及注意事項。
2、物資處根據各使用單位上報的物資請購計畫，集合庫存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況編制物資請購單並編號。
3、需用日期相同且屬同一**商**的統購材料，物資處應以物資請購單附表，一單多品方式，提出請購。
4、材料檢驗須待試車方能實施者，物資處應於「物資請購單」上註明「試車檢驗」及「預定試車期限」。
6、採購重要材料應由總經理與**商或**商議價，對於專項用料必須由分管經理或總經理指派專人或指定部門辦理採購，填寫「材料準購單」。
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