年度檔案材料歸檔工作小結

一、基本概況

2023年公司檔案材料歸檔工作，自3月中旬開始啟動，11月底全面結束。工作分兩個階段進行，3月到6月底集中歸檔中心、部門移交檔案室的資料；7月到11月跟進、指導各中心、部門整理歸檔二級檔案材料，歸檔明細如附件

一、附件二：

2、主要工作

1、擬定「年度公司檔案材料歸檔工作實施方案」，按時間結點規劃分解本年度歸檔工作步驟，明確重點和目標，在組卷的數量、質量上有進一步的提公升，擴大歸檔資料門類，力爭集中歸檔案卷數量同比增長10%；中心一級部門全部建立二級檔案管理。

2、以去年「歸檔檔案材料目錄」為基礎，對各中心部門的現狀進行調研，制訂新的目錄初稿，進一步徵求意見，共同協商，最終確認應歸檔檔案材料範圍，為後期收集工作奠定基礎；

3、對歸檔任務較重的中心、部門進行針對培訓，密集指導；

4、按檔案管理標準要求，對集中收集的檔案材料進行分類，整理、編目、編寫編制說明，裝盒上架，更新完善檔案櫃標識；

5、完成電子檔案歸檔管理辦法及編碼規則的編寫並在文件室先試行；

6、今年組卷數量增長不多，但從類別上有所增加，特別是園區建設前期招投標檔案資料的集中歸檔，填補原基建檔案中沒有工程招投標檔案資料的空白。

7、生產中心移交的裝置檔案較去年的數量沒有增長，源於去年是裝置檔案第一年移交，涉及多年的材料彙總，但今年門類更多，涉及到等新的類別，並且組卷更合理方便查詢利用。

8、經過多次溝通，推動歸檔部門主動補充了一些未歸納入歸檔目錄的其他歸檔材料，豐富了本年度二級檔案歸檔內容。

三、不足之處及改進辦法

1、未達到年初制訂的集中歸檔案卷數量增長10%的目標（達到3%），主要原因是人力資源績效考核材料由去年月度考核改為季度考核，整體案卷數減少；

2、未達到前期制訂的全部中心建立二級檔案管理的目標，主要原因是：行政管理中心所有歸檔材料已全部移交檔案室，並無留存；oem中心經過總監確認確無可歸檔二級檔案；

3、雖然今年檔案收集門類有所增加，但文書類檔案主要還是以公司的員工績效考核材料和合同為主，其他內容相對較少，有待進一步拓寬收集渠道；

4、部分部門歸檔材料移交時間較晚，重複件較多，特別是裝置和新園區招投標材料，導致對這些材料的逐件鑑定，占用過多工作時間，略微拖延了整體進度。

5、人力資源中心、法務部二級檔案管理工作完成時間比較滯後，原因是其中有當事人出差、請長假等狀況的發生，為避免明年因此類原因而影響工作進度，建議明年提早啟動二級檔案管理工作。

6、技術和財務檔案管理水平有待提高

技術檔案和財務檔案的共同的特點是對於公司來說都特別重要，其中技術檔案專業性較高，並以電子檔材料為主；財務檔案保密性較高並多為紙質檔案。建議根據各自的特點建立資料管理細則。

7、今年二級檔案工作推進時還不夠深入，少數中心雖建立起二級檔案，但歸檔材料的數量、質量及門類都還有待提公升，來年歸檔要加強溝通，多做歸檔材料的挖掘。