2011-01-08
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費用，是企業控本降耗，提高企業經濟效益的重要控制指標。在製藥行業，費用控制比成本控制具有更重要的意義，因為費用大約佔到銷售收入的50%左右，而成本只佔銷售收入一般不足10%。根據會計學重要性原則，顯然在製藥行業費用控制遠比成本控制重要得多。
費用控制只是費用管理的乙個方面，費用管理的重點不在控制，更在於費用的有效投放。提高費用的投入產出效果是費用管理的重中之重。
《費用管理》管理的費用範圍包括銷售費用、管理費用、工程費用和專案費用。
《費用管理》為使用者提供費用預算的編制，費用報銷的支付，費用報銷的預算控制，費用的投入產出效果分析等功能。
流程說明：
編制費用預算，費用預算可以手工錄入，也可以從excel表中匯入，還可根據純銷或回款直接計提生成費用預算。費用預算在審批後下發執行。
由業務員提出費用申請，費用申請受費用預算控制，即只能在預算內提出費用申請。一般而言，市場費用才需要走申請流程，象日常費用報銷多簡化處理，直接填費用報銷單。
經審批後的費用申請單，可以參照生成費用報銷單。費用報銷單也可以手工填製。費用報銷單可以支付現金，也可以沖抵先前的借款。
費用報銷單經權責人審批後傳給會計部門編制會計憑證，傳入用友總賬模組。
從費用費用申請到費用報銷各環節，都可以設定審批流多級審批。可以按報銷金額大小設定審批人，可以按超預算金額大小設定審批人，可以按預算專案、費用管理類、客戶、部門、報銷人等多角度設定審批人。
預算專案：預算編製和預算控制的明細專案。可以靈活定義預算專案，可以為不同的預算專案指定不同的預算控制口徑(按部門+人員+客戶+專案多種組合)。
比如把預算專案定義為招待費（按人員控制）、差旅費（按部門控制）。
費用預算單：按照預算專案和預算口徑定義費用預算的專用單據。可以手工錄入費用預算單；也可以在excel表中先行編制費用預算再匯入到費用預算單中；在純銷實現時，按規則在純銷單中計提可用費用，自動生成費用預算單；在回款時，按規則在回款提成單中計提可用費用，自動生成費用預算單。
支援預算調整，可以調增，也可以調減。
預算控制：可以定義費用管理類與預算專案的對應關係。可以是多個費用管理類對應同乙個預算專案。
比如可以把預算專案定義為辦事處日常費用，費用管理類的辦公費、差旅費、水電費等都對應於辦事處日常費用這個預算專案。費用報銷時，只要錄入費用管理類，系統就可以自動匹配帶入預設的預算專案。預設的預算專案可以修改，用於調劑餘缺。
根據選項，當月的預算結餘或預算透支可以轉入下月。
預算控制力度分為超預算時提醒，超預算時強制終止，不控制等選項。絕大多數企業，都是超預算時不容許儲存單據，但也有少數使用者要求超預算走審批流審批使用，u8費用管理軟體同時支援這兩種模式。
預算超支可以走審批流進行審批。等待審批的資訊可以通過簡訊、郵件、u8平台訊息通知審批人，提請審批。審批時可以輸入審批意見。
審批意見可以通過簡訊、郵件、u8平台訊息反饋給提交人，提請按審批意見修改。
借款單：是處理備用金借款、市場開發借款、市場活動借款等員工各種借款的專用單據。可以多角度記錄借款用途，包括借款用於的費用管理類、費用會計類、客戶、存貨、專案(如某項市場活動，進院開發)、客戶聯絡人(如某醫生、醫院庫房主管)等。
還款單：用於記錄借款歸還的專用單據。可以直接選擇借款單還款，支援多次還款，支援乙個員工替另乙個員工還款。可以在費用報銷時選擇借款結算生成還款單。
可以根據活動申請單、醫院開發申請單向業務員借款。
借款明細表，詳細反映員工借款和還款情況。
費用申請單：是業務代表提交費用的使用申請，以及費用申請的多級審批的專用單據。
應用場景：業務代表要在某個藥店(或超市)舉辦市場宣傳活動，先提出費用使用申請，申請金額2000元，按照申請金額的大小由相應的權責人(辦事處經理、大區經理、銷售付總、總經理)審批後，申請可以付諸實行。
費用申請提出時占用預算額度，根據選項，超預算時單據不能儲存，或超預算時可以走審批流申請審批。
費用報銷單：是用於記錄營銷活動或企業管理活動發生的各項費用的專用單據。費用報銷的結算物件可以是業務員也可以是客戶。
比如報銷的差旅費、招待費等結算物件是業務員，報銷的市場支援費用結算物件是客戶(比如藥店、超市)。
費用管理模組為費用提供兩種分類方法：一是費用管理類，只用於內部管理，不對外，二是費用會計類，用於編制會計憑證。使用者可將費用管理類分作如：
學術推廣費、臨床試驗費、商業諮詢費、市場開發費等；將費用會計類分作如差旅費、會務費、業務招待費等。費用管理類與會計類經緯結合，既真實記錄灰色支出，又有效抹平灰色支出痕跡，將灰色支出有效隔絕於外部審計視線之外。比如：
臨床費是一種敏感的費用，但在藥品銷售中卻又必不可少。臨床費付給醫生是無法取得任何合法的商事票據的，但這些費用還得想法報銷入賬，實踐中多變通為會務費、學術研討費、招待費等報賬。雖然會計上已按票據記載的內容把臨床費分解成會務費、學術研討費、招待費入賬，但管理上卻還要能統計出臨床費實際支付了多少。
使用者可以根據管理的實際需要，按部門+業務員+客戶+預算專案設定不同報銷金額的審批流程，按部門+業務員+客戶+預算專案設定超預算的審批流程。實現對費用發生全過程的有效管理。
費用報銷款項的支付物件可以是業務員，也可以是客戶，可以支付現金(銀行存款)也可以用於抵還之前的借款。
費用支付控制：分作普通支付、隔月壓批、款到隔月壓批或隔賬期壓批、隔賬期壓批。
普通支付：計算出費用就可以支付，沒有任何限制。
隔月壓批：隔月、壓批，兩個條件同時具備，可以支付**費。所謂隔月，即隔乙個月支付。
如3月付款，付的是1月和1月以前的款，即隔2月份。所謂壓批，即壓一批貨支付。如3月付款，如果2月有進貨就壓2月第一批，2月份沒進貨，就壓1月份的最後一批。
款到隔月壓批或隔賬期壓批：款到、隔月、壓批，三個條件同時具備，可以支付。不滿足上述三個條件時，再檢查是否滿足隔賬期、壓批，這兩個條件同時具備，也可以支付。
款到：是指純銷對應的發票已收到貨款，如果部分收款，按收款比例支付**費。隔賬期：
即隔約定的賬期天數（信用天數）。
隔賬期壓批：隔賬期、壓批，兩個條件同時滿足時，可以支付。
費用調整單：主要用於錄入直接在會計部門入賬，而營銷賬套中未能及時反映的費用。比如固定資產折舊，一般在會計部門計提並入賬，但此費用又納入營銷業績考核，就應該錄入費用調整單。
審批流：費用管理的各張單據都支援審批流。
逐級審批：一級一級序列審批，比如部門負責人審批通過後，付總審批，付總審批後，總經理審批。
會簽：即多個人並行審批，比如乙個費用涉及多個部門，需要各個部門負責人同時審批，只有同時通過，才可以報銷。
條件分支：不同條件走不同審批路線。比如把金額作為分支條件，5000元以下，部門經理審批，5000元以上付總審批。
轉簽：審批人需要徵詢別人的意見，可以把任務轉給另一人。
通知：設定此節點審批後，需要知會哪些干係人，以什麼樣的方式知會（郵件、門戶訊息、手機簡訊），訊息或郵件的內容是什麼。
可根據已審核的費用報銷單、借款單和還款單編制會計憑證，傳入總賬系統。
費用報銷單生成憑證時，根據科目設定中的費用科目設定取借方科目，根據結算科目設定取貸方科目。費用報銷單編制憑證借什麼科目貸什麼科目，可自動匹配實現。
借款單、收款單、費用申請單和費用合同單，借貸方科目直接取自單據上的相關字段。
費用明細表：反映費用發生的明細情況，是一張最基本的費用報銷。可以明細反映各個業務員報銷了多少費用，各個辦事處報銷了多少費用，也可以反映費用是因為哪個客戶或哪個存貨而發生。
預算現存量表：按月反映預算使用及結餘或透支情況的分析報表。在預算範圍內使用和報銷費用，是費用管理的基本需求。
抵票報銷對照表：反映乙個業務員用什麼發票報銷了什麼費用。在實際工作中，由於有很多費用在發生時無法取得合法的報銷憑據(比如給醫生的臨床費)，一般由業務員自己找替代的發票來報銷。
這樣在賬上記錄的全是按替代發票的口徑記錄的賬務，無法知道費用的真實用途。企業需要把賬務上的記錄再還原成真實的用途，因此也有稱作費用還原的。
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