酒店採購管理制度

為使酒店的採購工作走上制度化、規範化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本採購管理制度:

一、採購管理部門

酒店設立專職採購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的採購工作.

二、採購部工作基本要求

1. 所有採購專案均需董事會簽批授權及酒店財務部批准同意

2. 所有採購物品均需比較至少三家的**和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供**單

3. 所有採購物品的品質須保持一慣穩定

4. 採購部工作人員須對自己採購物品的**和品質負責

5. 採購部須每半個月一次通過**、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的**資訊並整理成**資訊庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會

6. 所有**商名片、**單、合同等資料及樣品採購部須登記歸檔並妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及採購人員自購物品**資訊採購部每天須錄入至採購部**資訊庫.

7. 採購時間要求:一般物品採購時間為3天;急用物品當天必須採購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前乙個月下單採購

8. 採購部禁止採購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷

9. 禁止使用部門自行採購物品或私自與**商洽談採購事宜

10. 採購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日後的採購工作提供便利.

三、採購審批程式

1.申購單審批程式：

使用部門經理(倉庫主管) 資產會計複查董事同意採購部詢價財務總監稽查部行政辦

董事會申購單返回採購部

2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由採購部現金自購的物品,採購部須事先貨比三家,並在申購單上註明詢價結果和選定的**商,經董事會最後批准後方可採購.酒店財務部和集團稽查部將對**及品質進行不定期抽查.

2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品採購審批程式:

採購部尋找至少三家廠商比較**品質評定小組確定供貨商採購部與供貨商共同草擬合同或採購協議

財務審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字

執行合同或協議

(評定小組由採購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)

3.賒購(月結)物品採購審批程式

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至採購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程式執行.

各月結**商選定辦法：採購部每月每類物品均應邀請至少三家**商**,採購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進行**及質量的比較和討論，選定**商。採購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查，根椐市場調查的**，與**商確定固定的乙個月的**價，在此確認期間內，**商將按此固定**提供酒店所需的物料.

四、採購監督

採購成本的控制由財務部、採購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解****,以促進酒店採購成本的控制與監督.

五、 **商管理

1. 財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、採購部、使用部門及集團稽查部對**商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.

2. 選用**商角度採用1+2+n原則，所謂1+2+n是指一類商品乙個主**商、2個輔助**商、n個考察**商。這類商品只有乙個主要**商，大約70%的物資從他手中購買。

2個輔助**商提供大約20%的物資，一旦主**商出現問題能有其他**商立即頂替。數量不限的考察**商既是輔助**商的後備力量，也使酒店在採購極其特殊物資時無購買死角。

3. 採購部要做好同供貨商的聯絡和接待等工作,維護酒店形象.

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喜來登大酒店採購管理制度

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