一、檔案建立
（一）建立健全學校各類檔案，目的主要在於為學校各級領導，上級有關領導部門分析、總結、部署及排程學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視，並確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。
（二）有條件的學校建立檔案資料室，由文書（或人事秘書兼）專職（或兼職）管理。教導處、總務處、勤工儉學辦公室等行政職能部門和團委應設檔案櫃，分別明確專職（或兼職）人員具體管理。
（三）全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案、一般職務檔案和業務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆、按班分類建立。
二、檔案立卷
（一）檔案人員應按檔案資料收集範圍及時收集各種檔案資料，並將篩選後的資料分類、裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋、檔案卷的規格要符合上級有關部門統一要求。
（二）卷宗必須注時儲存的期限，凡註明「暫存」的資料一般以一年為限；註明「短期」的一般以五年為限；註明「長期」的由學校根據實際需要決定儲存期限。
（三）凡檔案資料收集範圍細目中未編入，但確有使用、儲存價值的其它資料，學校可根據需要自行決定是否留存。
三、檔案補充
（一）教職工任免、考核、晉公升專業技術職務，獲得學位、學銜，調資，入黨入團，獎懲等材料要及時收入個人檔案。
（二）外來檔案、函件由文書（或人事秘書）統一分類編號登記，交待有關領導閱後即立卷歸檔。
（三）校內印發的檔案是檔案補充的重點，平時校長室、教導處、總務處、勤工儉學辦公室、團委、少先隊大隊部、學生會應將此類檔案分類儲存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案轉遞
（一）教職工因工作調動，需要轉遞檔案，必須按上級有關部門通知的轉遞專案逐項登記，嚴密包封，並加蓋密封章，通過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批准後方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案；未經同志不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。
（二）校內人員借閱業務性檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意後方可查閱，並要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。
六、檔案安全保密
（一）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、乾燥自然通風，嚴禁吸菸和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物口。
（二）檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外洩檔案中的機密，檔案室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，應按保密紙處理或銷毀。
宜陽縣石陵一中
檔案管理制度彙編
宜陽縣石陵一中編
序言為了更好地貫徹落實國家有關檔案工作的法規、政策和規定，規範檔案的管理，確保檔案的完整與安全，便於保管和利用，特制定學校檔案管理制度。
本制度共分為《檔案管理實施細則》、《歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案統計、鑑定和銷毀制度》、《檔案人員崗位責任制度》和《分管領導職責》七項內容，希望學校各職能科室有關人員認真執行。
宜陽縣石陵一中 目錄
1. 檔案管理實施細則1
2. 歸檔制度4
3. 檔案保管制度6
4. 檔案庫房管理制度7
5. 檔案借閱制度8
6. 檔案統計、鑑定和銷毀制度――――――—――9
7. 檔案人員崗位責任制度11
8. 檔案員職責12
9. 分管領導職責13
檔案管理實施細則
1. 總則
1.1 為了加強學校檔案工作業務建設，不斷提高檔案管理水平，根據國家、省、市檔案部門有關檔案管理的規定，制定本細則。
1.2 檔案工作是學校工作的重要組成部分，是提高學校工作效率和工作質量的必要條件，是維護學校歷史真實面貌的一項重要工作。
1.3 學校在重要工作活動中形成的全部檔案均由學校檔案室集中統一管理。
2. 檔案管理體制
2.1 學校必須建立檔案工作，成立綜合檔案室，負責組織、協調、管理學校檔案工作，配備專職檔案人員，負責綜合檔案室的日常工作和各項具體的檔案工作事項。
2.2 檔案人員必須忠於職守，嚴格遵守保密紀律，具有高中以上文化程度，具有檔案專業知識。
2.3 檔案室由學校領導分管，並納入主管領導的目標和崗位職責。
2.4 各科室應確定兼職檔案人員，負責本科室檔案材料的積累、整理，並按時向檔案室移交。
3. 檔案材料的形成與歸檔
3.1 學校在各項工作中形成的具有儲存價值的檔案材料（包括黨、政、工、團以及人事、財會、裝置等工作中形成的檔案材料）都必須向檔案室移交。歸檔的具體範圍、時間和要求按歸檔制度的規定執行。
3.2 根據學校檔案的種類、數量，制定歸檔制度，明確歸檔範圍、時間和要求。
3.3 檔案材料的形成和移交必須納入各職能部門的工作計畫和有關人員的職責範圍。
4. 檔案的管理
4.1 檔案的分類。學校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育教學類、裝置儀器類、基本建設類、校辦企業類、會計檔案類、聲像實物類、教師業務檔案九種門類。
4.2 檔案編目。學校檔案室應編制室藏全部檔案的案卷目錄、卷內檔案目錄。
4.3 檔案鑑定。根據上級檔案部門的有關規定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，會計檔案保管期限為永久和定期兩種。
檔案鑑定工作分兩次進行：歸檔前對檔案材料價值進行鑑定；歸檔後對保管期滿的檔案進行鑑定，及時銷毀失去儲存價值的檔案。
4.4 檔案統計。建立檔案統計工作，編制檔案基本情況統計表，對檔案數量、檔案借閱人次、檔案利用效果、檔案編研情況進行統計。統計資料以原始記錄為依據，做到準確無誤。
4.5 檔案庫房管理。配備專門庫房，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等防護工作。
4.5.1 檔案存放應有鐵製箱櫃，排列有序，並編制檔案存放示意圖。
4.5.2 對**、膠片、磁帶等特殊載體的檔案必須配備特製的裝置進行管理。
4.5.3 定期對檔案保管狀況進行檢查、清理、核對，做到帳物相符；對破損檔案及時進行修補和複製。
4.6 建立全宗卷，以積累儲存學校的立卷說明，分類方案，交接憑證，檢查記錄和全宗指南等。
4.7 檔案管理現代化應納入學校辦公自動化系統，同步發展，以提高科學管理水平和服務效率。
5、開發檔案資訊
5.1 在學校內部可實行檔案開架閱覽。
5.2 學校檔案室應根據需要編輯檔案匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案利用工作。
5.3 在檔案資訊開發與提供利用中，必須嚴格遵守保密制度。
6、 附則
6.1 本細則根據工作需要可另行補充。
6.2 本細則由灌南縣小窯中學檔案室負責解釋。
6.3 本細則自發布之日起執行。
歸檔制度
為了完整系統地儲存學校在工作中形成的各種門類載體的檔案，提高歸檔檔案的質量，更好地為學校各項工作服務，特制定本制度。
1、檔案材料的歸檔範圍
1.1 凡是反映學校工作活動、具有參考價值的檔案材料，聲像材料均屬歸檔範圍（具體歸檔範圍按學校制定的《檔案材料歸檔範圍》執行）。
1.2 代管和學校有關的撤銷學校的全部檔案。
1.3 與學校業務工作有關的資料。
2、 檔案材料的歸檔要求
2.1 應歸檔的檔案材料必須齊全完整。
2.2 應歸檔的檔案材料必須字跡清楚，工整，紙張及檔案格式符合國家要求。嚴禁使用原子筆，鉛筆，純藍及紅墨水等書寫材料。
2.3 歸檔的檔案材料必須是原件。
2.4 歸檔的檔案必須保持其檔案之間的歷史聯絡，區分不同價值，並進行科學的分類、立卷、編目。
2.5 案卷題名應確切反映卷內檔案內容。
2.6 檔案材料歸檔必須辦理移交手續。
3、 檔案材料的歸檔時間
3.1 1—3大類檔案在第二年五月底前歸檔。
3.2 會計檔案在會計年度終了後，由財會部門整理立卷，保管一年後移交檔案部門。
3.3 裝置檔案在裝置開箱時必須會同檔案人員進行技術資料核對登記，與安裝除錯記錄等檔案材料一併整理歸檔。
4、 檔案材料的歸檔份數
4.1 各類檔案材料一般歸檔一式乙份。
4.2 重要的和利用頻繁的檔案材料可一式兩份或適當增加其歸檔份數。
5、 學校檔案室應對檔案材料的形成，積累，整理和歸檔工作進行指導，監督和檢查。
檔案保管制度
為了保護好學校的檔案，維護檔案的完整與安全，便於保管和利用，特制定本制度。
1. 接收檔案必須認真驗收，並辦理交接手續。
2. 存放檔案必須有專用櫃架。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，從左至右，自上而下，以便於管理、查詢和利用。
3. 存放**、錄音帶、磁帶、光碟需用特製的密封盒和專用的卷盒，按編號順序排列在專用櫃內。
4. 定期清理核對庫藏檔案，檢查保管質量，做到帳物相符，對破損或載體變質的檔案進行修復，發現問題及時處理。
5. 檔案庫房是集中保管檔案的基地，必須有鐵門鐵窗鐵櫃等防護設施。
6. 檔案庫房應配置調控溫、濕度的設施和裝置，使庫房溫濕度基本保持在溫度14－24攝氏度，相對濕度45－60％之間。
7. 檔案庫房不應靠近易燃易爆物體和散發有汙染腐蝕氣體的場所。
8. 檔案庫房要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈。
9. 庫房內要配備消防滅火器材，嚴禁吸菸和使用明火。
10. 應保持檔案庫房整齊乾淨，檔案入庫前必須嚴格檢查、消毒，檔案櫃內應放置防霉、防蟲藥物。
11. 檔案對接收、移出、外借必須履行登記手續，借出檔案須在規定時間內歸還。
檔案庫房管理制度
1. 檔案庫房是機要重地，為確保安全，防止洩密，非檔案人員不得入內。
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