華能平涼發電有限責任公司管理制度
hnpd-19-jg05
基建工程合同管理辦法
2007-07-04發布2007-07-04實施
華能平涼發電有限責任公司發布
華能平涼發電有限責任公司
基建工程合同管理辦法
第一條為維護華能平涼電廠（以下簡稱電廠）基建工程專案基本建設經濟活動中的合法權益和經濟利益，建立依法經營的企業管理制度，加強和規範合同管理，促進企業健康發展，依據華能國際電力股份****（以下簡稱股份公司）有關基建工程招標、合同、造價、財務、企業內控等管理制度的規定，結合本單位實際，制定本辦法。
第二條本辦法所稱合同包括華能平涼發電有限責任公司（以下簡稱平涼發電公司）在工程專案基本建設經濟活動中與其它法人、經濟組織之間簽訂的各類工程勘測、設計、施工、監理、除錯、裝置訂貨、物資**、加工製作、徵（臨時用地）地、拆遷補償、以及與基建工程相關的技術服務、工程保險、融資、租賃、諮詢、勞務等合同、協議或備忘錄、補充合同等具有法律約束力的合同性檔案。
第三條合同實行分級、分類管理，實行承辦人制度、審批會簽制度。
第四條根據上級主管單位有關制度規定，按照合同的重要程度或合同金額的大小實行不同的管理方式，分為以下兩類：
（一）上級主管單位主辦的合同包括但不限於以下合同：
1.新建或擴建專案的投資協議；
2.借款合同、擔保合同、對外投資協議、資產轉讓協議；
3.新建或擴建機組主裝置採購合同及其他單項合同金額在1000萬元及以上的重要裝置、材料採購合同；
4.新建或擴建機組主體工程（含主廠房、機組安裝、煙囪及水塔等）以及概算在2000萬元及以上單位工程的施工、主體設計、監理、除錯合同；
5.保險總協議；
6.債權債務的處理協議；
7.土地徵用協議、土地出讓合同；
8.所有的涉外合同；
9.上級主管單位認為其他應當由其主辦的合同。
（二）由平涼發電公司主辦的合同：除以上由上級主管單位主辦的合同外，其餘合同由平涼發電公司主辦。
第五條管理職責
（一）計畫部：為平涼發電公司基建合同歸口管理部門，負責對各合同主辦部門的合同管理工作進行規範、指導、監督、檢查，具體職責如下：
1.依據國家的法律法規及上級有關規定，建立健全平涼發電公司的合同管理制度，對擬簽合同進行立項審查；
2.根據股份公司基建工程合同管理規定,規範相關合同標準文字；
3.審查各部門所簽合同的規範性、合法性，參與重大合同的洽談和簽訂等；
4.監督、檢查合同的履**況，參與合同糾紛的協調、處理；
5.對合同的簽訂、履**況進行統計、整理、分析，建立《基建合同動態管理臺帳》，每半年對合同的簽訂及執**況進行一次全面總結分析，並向平涼發電公司領導匯報。
（二）行政部：
1.保管本企業《法定代表人身份證明書》、《法定代表人授權委託書》、《企業法人營業執照》及合同專用章等資信檔案和印鑑，並建立審查使用制度；
2.根據合同辦理業務部門辦理「授權委託書」申請，辦理相關「授權委託書」；
3.負責合同登記編號及用印、歸檔。
（三）政工部監審室：
1.紀檢、審計專責參與合同談判，監督、檢查所簽訂合同的內容，程式的合法性，監督合同的履行；
2.負責重大合同的公證工作；
3.協助合同主辦部門參與合同糾紛的調節工作。
（四）工程部：
1.負責裝置物資合同「標的物」的數量和規格型號的審核，負責技術規範及技術協議的洽談、審核把關及監督執行；
2.負責工程設計、施工、監理、除錯及其他技術服務類合同的「工程（設計）內容及範圍」、「工期與進度」、「質量驗收與評定」、以及現場管理等內容的審核把關和監督執行。
（五）財經部：
1.參與合同談判和合同審查、監督合同履行；
2.對合同的支付條款內容進行審核把關和執行。
（六）燃供部：負責對合同中涉及物資**及保管條款的審核把關及執行。
（七）安質部：負責對合同中涉及質量驗評標準及辦法、質量保修、安全文明施工等條款內容的審核把關和監督執行。
（八）合同業務主辦部門及合同承辦人：各合同主辦部門須指定合同承辦人。承辦人必須是本單位工作人員，不能指定借用或聘用人員擔任合同承辦人。
重大合同的承辦人須由單位單獨指定。合同業務主辦部門及承辦人主要職責如下：
1.根據內控工作的要求，確定所要簽訂的合同是否需要招標或比價等，若不具備招標或比價的條件需要以書面的形式說明原因，並經公司招標委員會批准；
2.擬選**商，審查對方單位的資信資料：包括法人營業執照副本原件、稅務登記證原件、組織機構**證原件、法人代表資格證書或法人委託書及承包單位的相關施工簡歷和近三年的安全記錄；
3.組織工程招標和合同談判工作，填寫商務談判記錄，整理招標或比價的資料；
4.根據合同標準文字起草合同，按照合同審查簽證單提交公司相關部門進行會簽，對於相關部門提出的意見進一步修改，並對合同文字中的所列條款的合法性負責；
5.負責建立本部門合同台賬，建立合同簽訂過程中的所有資料（按照檔案管理要求負責移交檔案存檔），具體包括:
(1) 對方單位的資信資料: 包括法人營業執照副本、稅務登記證、組織機構**證、法人代表資格證書或法人委託書及承包單位的相關施工簡歷和近三年的安全記錄等影印件；
(2) 招投標過程資料（按照檔案管理要求進行歸檔）、比價資料。
6.對於不需要簽訂合同的訂單經相關部門和領導批准後報合同管理部門（正、副本各乙份）進行登記、編號、用印存檔；
7.負責檢查、執行所簽訂合同的履**況，依法參加合同糾紛的協商、調節、仲裁、訴訟法；
8.貫徹國家有關法律、法規和政策，執行上級主管單位有關管理制度及規定，處理合同管理日常工作；全過程參與合同管理，任何與合同有關的變更、終止等事宜須及時向部門負責人匯報，並由承辦人負責牽頭與有關部門協調解決，並儲存相關資料；
9.保管本部門主辦的合同檔案：合同對方單位的資信檔案，合同附件、有關洽談紀要、記錄檔案、補充合同檔案，合同簽訂相關背景資料，糾紛或爭議的處理情況記載及相關備忘錄等材料，合同辦理與分發登記簿，《合同審批表》；合同動態管理台賬。
第六條管理分工：
（一）計畫部：負責勘測、設計、施工、監理、除錯、徵地、臨時用地、拆遷補償及與基建工程相關的技術服務等合同（a類合同）的簽訂和管理；
（二）燃供部：負責工程裝置、工程材料、備品備件等訂貨合同和裝置成套、裝置監造、裝置運輸等服務合同（b類合同）的管理；負責b類合同範圍以外的建設單位管理費用範疇（如管理車輛、工器具、辦公生產及生活家具購置等）的物資採購合同（c類合同）管理。
（三）財經部：負責牽頭辦理融資貸款及財務審計、工程保險等合同（d類合同）；
（四）行政部：負責牽頭辦理綜合管理類合同：如，法律諮詢、氣象諮詢、招標公證、勞務聘用等合同（e類合同）。
第七條合同確立：除招標確定的以外，起草合同前，承辦人或主辦部門應事先向分管的單位領導匯報。如確有必要，承辦部門方可開展工作，審查對方法人單位的主體資格、資信、履約能力等，並與具有合法主體資格的法人單位進行合同談判。
第八條協商談判：由合同主辦部門負責牽頭組織，相關部門參與。如管理部門對合同主要原則有分歧意見，主辦部門應匯報分管基建領導確定。
如合同對方對合同主要內容有異議，不能達成共識時，由合同主辦部門會同相關部門向分管基建領導匯報存在的問題及辦理建議，由分管基建領導確定談判原則，若超出分管基建領導決策許可權，由分管基建領導向平涼發電公司總經理匯報，決定最終意見，合同主辦部門根據平涼發電公司總經理決定意見辦理。
第九條草擬合同：合同的起草應由我方或以我方為主承擔，合同文字優先選用股份公司的合同範本。合同語言應嚴謹、簡練、準確；合同中的術語、特有詞彙、重要概念應設專款解釋；合同中涉及數字、日期時必須註明是否包含本數；合同應當按《基建合同編號規則》（見附件1）統一編號；除特殊情況外，合同文字應正式列印或印刷製成，一般採用a4紙並編頁碼。
第十條審批會簽：
（一）合同審批會簽程式：由合同主辦部門的承辦人填寫審批表，執相關要件資料及合同原稿，按照以下順序審批會簽：
1.a類合同：計畫部（承辦） 工程部安質部燃供部財經部主管公司領導
2.b類合同：燃供部（承辦） 計畫部工程部財經部主管公司領導
3.c類合同：燃供部（承辦） 行政部計畫部工程部財經部主管公司領導
4.d類合同：財經部（承辦） 計畫部工程部行政部主管公司領導
5.e類合同：行政部（承辦） 計畫部財經部工程部主管公司領導
《合同審批表》的基本表式見附件2，各合同承辦部門根據上述審批會簽程式制定相應的審批表。
（二）審批會簽時，可根據需要，要求承辦人提供與合同有關的證明材料。會簽意見應明確、具體，禁止使用「原則同意」、「基本可行」等模糊性語言，一旦使用，視為對合同草案的否定。各審核部門應及時地提出審核意見，不得拖延。
（三）各部門在審核合同草案時，發現重大錯誤、遺漏或不妥時，應在審核意見中予以明確，並提出修改意見，由承辦人重新修改並與對方商洽一致，再重新辦理審批會簽。對不具備簽訂條件或會簽不完全的合同，法定代表人或委託**人可拒絕簽署，以書面形式明示意見。
（四）各部門審核結束，由承辦人持合同文字及相關資料報送單位主管領導在《合同審批表》上簽署意見。若無異議，即可報單位法定代表人或其授權的委託**人審閱並在合同上簽字。行政部登記、蓋章、編號，同時將合同正副本留存盤案室。
第十一條簽訂與儲存
（一）簽訂合同時，合同正本必須由雙方單位法定代表人或其委託**人親筆簽署並同時加蓋印鑑，合同副本可在正本簽署後只加蓋單位法定代表人或其委託**人的印鑑。合同正本和副本必須加蓋單位的法人公章或合同專用章。合同主辦部門負責人或承辦人必須在其承辦的合同「承辦人」欄簽字，同時在合同的每頁進行小簽。
（二）由委託**人簽署合同的，應出具真實有效的法定代表人身份證明書、授權委託書、**人身份證明；簽約對方的《授權委託書》必須完整、規範、有效。授權人必須親筆簽名。
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