行政管理知識04 訪客接待

訪客接待

訪客的接待工作是一門學問，做得成功與否直接影響公司的聲譽。訪客來到公司的第一印象就是體驗公司的接待訪客工作是否專業得當。成功的訪客接待能夠提公升企業形象的水平，給訪客以深刻印象，讓企業在行業內脫穎而出，有助於塑造企業品牌和傳播企業文化。

下面我們介紹一些訪客接待的常識和經驗。

一、訪客類別

一般情況下，訪客分為以下幾種，面試者、現有客戶、未來客戶、維修工、推銷員、來參觀的訪客學生或組織、其它訪客等。

二、接待方式

1. 面試者

接待面試者時，先微笑歡迎，將他（她）引領到相應位置，讓他（她）稍等片刻，並提供水給面試者，同時通知相關人員來接待。

2. 現有客戶

接待現有客戶時，要在歡迎牌上打出客人的名字職位等，以示尊重。在會議室中擺好客人和本公司經理名牌，並提前打掃乾淨會議室，擺好小瓶雀巢瓶裝水。客人到來時，需要在前台領取訪客牌，並由本公司經理簽字領取，客人離開時，客人需要歸還訪客牌，經理再次簽字。

整個活動，需要由本公司經理全程陪同。

3. 未來客戶

與接待現有客戶相似，接待未來客戶時，同樣需要在歡迎牌上打出客人的名字職位。在會議室中擺好客人和本公司經理的名牌，並提前打掃乾淨會議室，擺好350ml雀巢瓶裝水。客人到來時，需要在前台領取訪客牌，並由本公司經理簽字領取。

在參觀過程中，本公司人員應給客人介紹公司的分布情況及涉獵的領域，必要時，雙方會使用翻譯。客人還會參觀生產車間、辦公區等。最後客人會在會議室和本公司人員洽談一些工作。

待客人離開時，客人需要歸還訪客牌，經理再次簽字。整個活動，需要由本公司經理全程陪同。

4. 維修工

維修工包括物業的（負責保養），清潔公司的，機器維護的，環境維護的，這些訪客一般需要在公司停留數小時。來到公司後，必須有本公司員工的接待並簽字領取訪客牌後才可入內，離開時再簽字歸還訪客牌。整個維修過程，需要由本公司員工全程陪同。

5. 推銷員

推銷員來到公司後，需要前台聯絡部門經理看其推銷的商品本公司是否需要或有意購買。如果有意向，就請推銷員到前廳和經理商討並留下相關資料；如果沒有意向，前台需要委婉地通知推銷員經理有事無法接待，並讓其留下相關資料，以便日後聯絡。

6. 來參觀的訪客學校/組織

學校帶領學生參觀團來訪時，因為人數可能會很多，需要準備足夠的訪客牌，由帶隊老師統計上報到場人數，提前得到人數資訊，以便訂飯備水。參觀過程中本公司人員要全程陪同並要詳細講述參觀須知注意事項。

7. 其它訪客

如果遇到一些其它的訪客，可以根據情況靈活處理，不用事事都請示上級，可以幫助遮蔽處理一些。

三、訪客接待小技巧

1. 要記錄來訪客人的資訊，包括時間、姓名、單位等

2. 每週製作訪客接待時間表，並做業務需求統計

3. 每週或每月做一次統計分析，總結出不同訪客應由哪些部門接待等，製作公司接待部門一覽表

4. 接待過程中要參與管理，為企業提供有價值管理服務

如，接待面試者時，要注意觀察面試者在等待期間的言語行為表現，反饋給招聘人員作為錄用參考。