合同管理
一、 企業的合同種類
第一，以法律是否設有規範並賦予乙個特定名稱為標準，合同分為有名合同與無名合同；
第二，以給付義務是否由雙方當事人互負為標準，合同分為雙務合同與單務合同；
第三，以當事人取得權益是否須付相應代價為標準，合同分為有償合同與無償合同；
第四，以合同的成立是否須付標的物或完成其他給付為標準，合同分為諾成性合同與實踐性合同。
其中，企業常見的合同種類有：
1. 採購合同：由採購部門主管
定義：是企業（供方）與分供方，經過雙方談判協商一致同意而簽訂的「供需關係」的法律性檔案，合同雙方都應遵守和履行，並且是雙方聯絡的共同語言基礎。簽訂合同的雙方都有各自的經濟目的，採購合同是經濟合同，雙方受「經濟合同法」保護和承擔責任。
2. 銷售合同：由銷售部門主管
定義：是合同上寫明的數額，至於實際銷售額的，如果有差別的話，就是銷購雙方存在暗箱操作的,利用這種方式來避稅等。
3. 服務合同：由行政部門主管
定義：是指當事人一方為另一方提供服務所訂立的合同。
二、 合同管理方式
1. 外包：外包公司負責管理儲存合同。
2. 內包：統一管理 – 公司統一由專人管理，一般為人事行政部門。
優點：方便聯絡負責管理合同的負責人。
缺點：由於合同種類繁多，統一管理會導致負責人辦事效率不高。
部門分別管理 – 按照合同性質由負責部門指定專人管理
優點：各部門有一負責人管理合同，每個人管理專門，專業有針對性，能提高辦事效率。
缺點：管理分散，需要查詢時，需要先判斷合同類別，再聯絡相關部門的負責人。
三、 合同的簽訂流程
1. 採購合同：
a **商用專門模版起草合同或直接起草合同。
b 本公司的法務部門審批合同，若所有條款均同意，總經理簽字，部門負責人蓋章，合同生
效；若有不同意的條款，本公司應向**商提出改進方案，**商重新起草合同，本公司
同意所有條款後，總經理簽字，部門負責人蓋章，合同生效。
c 生效的合同要一式兩份，乙份給**商，乙份給財務部門。
d 財務部門給合同編po（purchase order）號並交給管理負責人。
2. 銷售合同：
a 本公司用專門模版起草合同或直接起草合同。
b 客戶的法務部門審批合同，若所有條款均同意，總經理簽字，部門負責人蓋章，合同生效；
若有不同意的條款，客戶應向本公司提出改進方案，本公司重新起草合同，客戶同意所有
條款後，總經理簽字，部門負責人蓋章，合同生效。
c 生效的合同要一式三份，乙份給客戶，乙份給客服部門，乙份給銷售部門。
d 合同交給管理負責人儲存。
3. 服務合同：
a **商用專門模版起草合同或直接起草合同。
b 本公司的法務部門審批合同，若所有條款均同意，總經理簽字，部門負責人蓋章，合同生
效；若有不同意的條款，本公司應向**商提出改進方案，**商重新起草合同，本公司
同意所有條款後，總經理簽字，部門負責人蓋章，合同生效。
c 生效的合同要一式兩份，乙份給**商，乙份給財務部門。
d 財務部門給合同編po（purchase order）號並交給管理負責人。
四、 合同清單
1. 採購合同
目的：明確合同明細，便於查詢核實，如合同編號、合同名稱、一式幾份、有效期等。
2. 銷售合同
目的：便於統計合同明細，如客戶編號、各種確認表等。
3. 服務合同
目的：明確合同明細，便於查詢核實，如合同編號、合同名稱、一式幾份、有效期、提醒日期等。（每月一號應把還有三個月就過期的合同列出來並提醒合同負責人某某合同將要到期（reminder提醒），通知各部門負責人安排是否續簽等事宜。
）五、 合同狀態
1. in use 有效
每月一號應把還有三個月就過期的合同列出來並提醒合同負責人某某合同將要到期（reminder提醒），通知各部門負責人安排是否續簽等事宜。
2. obsolete 過期
a 合同到期/合同取消
b 合同追加附件
按照公司要求的保管時間處理。
3. 過期後處理
1掃瞄後電子檔應保留至少兩年的時間
2.直接粉碎/燒毀處理
六、 合同的物理保管
1. 安全存放： 專櫃和電腦：用專門的櫃子來放置合同並在電腦裡掃瞄合同並儲存，最好多儲存
幾份合同影印件。因為雨雪、火災、**等因素會導致合同的損壞。
2. 系統存放：用專門的夾子來裝合同，夾子封面要有合同目錄，合同邊上貼上合同編號，方便查詢。
[, ]
3. 按清單的順序放置。
a 合同進入時間
b 簽訂時間
c 先分類，再按照時間
d in use 與 obsolete
七、 市場上操作未來合同管理的趨勢：
1. online document management system **文件管理系統（掃瞄）
2. 外包公司管理
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