目錄第一章總則 2
第二章人員職責 3
第三章物資的分類及定義 4
第四章物資的申購 5
第五章庫房物資管理 7
第六章物資的調撥、借用、退料 9
第七章物資的維修 10
第八章物資的報廢 11
第九章罰則 12
第十章附則 13
第十一章相關** 13
總則為了提高公司的經營管理水平，節約成本費用，加強物資管控力度及後勤保障服務工作，確保物資得到合理的管理和核算，特制定本管理程式。
術語與解釋：適用於公司使用、儲存的各類材料、工具、用具、裝置、辦公裝置、辦公用品等所有物資的管理。
公司的各種物資主要是作為維持物業管理運作及公司管理需要，不允許員工利用公司的物資及裝置資源進行私人用途。
所有物資採購、發放及其使用由行政部統一歸口管理，各使用部門負責人負責監督與控制。
使用人領用後的物資實行「誰使用、誰負責」的原則，使用人對所領用的物資進行使用期間的管理。
本規定適用於物管公司所有採購物資的配置、使用及相關的管理工作。
行政部負責規範公司本部及各管理處物資的分類編號、驗收、入庫、保管、調撥、**、報廢、定期盤點等有關事項。
人員職責
各職能部門、管理處負責人職責
負責審核本部門材料物資請購計畫消耗的必要性、消耗數量及需用時間。
負責本部門物資的統籌控制。
行政部後勤主管職責
負責各職能部門、管理處報送的《計畫物資請購錶》的審核流程。
負責編制當月《物資計畫預算表》並按流程審批。
負責編制《計畫與採購對比表》、《進出庫存報表》及《季度舊物資庫存表》。
負責oa急購物資材料及專項物資材料的採購催辦。
協同物資採購人員確定各管理處指定採購點，並對定點採購的物資質量、**清單、供貨時間進行核定。
初審物資採購**和質量。
負責公司物資管理，平衡物資的調配。
負責監督、檢查各管理處物資管理情況，並編制季度執**況彙總。
負責每月底根據本月購買物資情況（分管理處及單項工程）編制物資購入統計表。
10、負責編制本管理處物資計畫，當月物資收、發、庫存表報財務。
11、負責每月向中標供貨商提供物資需求計畫。
12、負責中標供貨商報帳申請。
管理處物資管理人員職責
負責編制本管理處物資計畫。當月物資收、發、庫存表報財務。
負責管理處物資管理，監管物資使用情況。
負責本管理處庫房物資的入庫、發放及管理。
負責管理處指定採購點的銜接，並按物資計畫要求安排定點採購。核定定點採購的物資質量、**。
負責本管理處物資購入和使用的控制，負責對發出物品使用情況的抽查和記錄。
負責建立本管理處物資台賬及每月庫存物資的盤點。
負責編制急需物資材料及專項物資材料的請購錶。
物資採購員職責
負責物資採購及控制所採購物資的時間、**、質量。
負責與公司後勤主管對各管理處指定採購點的選定，並對定點採購的物資質量、**清單、供貨時間進行核定。
負責採購物資的報銷。
行政部經理職責
負責公司物資管理和運作的整體調控，巨集觀組織對**商的考查，組織落實各管理處定點採購商家及合作方式，提出合理化管理方案。審核公司當月計畫及專項請購物資消耗的必要性、數量及需用時間。重點審核辦公用品類、辦公設施裝置類物資的合理消耗。
工程部經理職責
負責審核單項工程和物資計畫中工程材料類、工具類及工程設施裝置類物資消耗的必用性和合理性。
第十四條財務部職責
財務管理部會計負責物資的攤銷、核算工作。
財務管理部負責人負責物資核算工作的監督。
會同行政部擬定物資的存貨管理制度及流程，協助物資管理部門合理和安全的保管資產。
對物資存貨的購買、變動、報廢、**進行審核。
審核公司各部門的盤點報告，提出適當的資產管理。
副總經理、總經理職責
副總經理:負責複核各部門、各管理處當月物資計畫、專項物資計畫、單項工程物資計畫。
總經理：負責審批各部門、各管理處當月物資計畫、專項物資計畫、單項工程物資計畫。
物資的分類及定義
物資的分類
物資分為7大類：辦公用品類、保潔綠化用品類、工程材料類、工具類、設施裝置類、服裝類、其他類及經營性物資（具體明細見附表）。
物資分類的定義：
1、辦公用品類：辦公用品是指公司各部門日常辦公所需的消耗性材料。
2、保潔綠化用品類：按照物管公司經營特色，將所有保潔及綠化環境所需的物品、器具、洗劑藥物等物資歸於此類。
3、工程材料類：本制度涉及的工程材料主要指物業管理中用於工程施工及維護的各種材料。
4、工具類:是指公司用於工程、維修、安裝過程中使用的所有工作器具。
5、設施裝置類：本制度所納入物資管理範疇的裝置是指用於物業公司管理經營、辦公、工程施工、維修、安裝而購買使用的各類設施裝置。
6、服裝類：本類服裝主要指物管公司經營管理所需要的工作人員定**裝。
7、其他類：指物管公司運營所需，且不在以上分類中的物品。
物資的申購
物資計畫管理。
對常用物資的月庫存量遵照按量備貨，按需採購的管理原則，盡量降低庫存量，降低資金占用量，防止物資積壓、閒置、損壞。
各職能部門、管理處必須在每月25日之前將下月《計畫物資請購錶》報送公司行政部後勤主管處，按流程審核，經行政部經理審核完成後，由公司行政部後勤主管彙總形成《物資計畫預算表》，並按流程進行審批。（見計畫物資請購審批流程圖）：
在填報《計畫物資請購錶》時，各職能部門（管理處）應根據下月工作任務情況及參考前期物資消耗水平,按材料物資分類和緩急程度，有預見性地、認真準確地制定出下月經營所需的物資材料用量，確保計畫用量符合經營和工程維護需要。
《計畫物資請購錶》中涉及物資質地、型號、尺寸等請購物資的具體屬性時，應在《計畫物資請購錶》中詳細註明，服裝類物資（按公司定編人數）每人二套（冬夏裝各二套）的原則，並在個人臺帳中核對領用記錄後填報。
公司後勤主管及管理處物資管理人員應在《計畫物資請購錶》審批流程完成後的第二個工作日內查詢《計畫物資請購錶》的批准情況（知曉有變動的物資材料數量或暫緩、暫不購的物資）。
各職能部門、管理處如因工作計畫調整或突發狀況需急購物資，應填寫《急需物資請購錶》進行審批。審批流程圖：
各職能部門、管理處如因交房、社群活動、公司活動等需購買專項物資的，應填寫《專項物資請購錶》進行審批。審批流程圖：
物資的採購
行政部採購人員採購物資時，應根據當月批准後的《物資計畫預算表》，按物資規格型號及質量、時間要求，全面了解市場，貨比三家以上，擇優確定**商。
各管理處物資的採購：由各管理處遵循定點採購的原則在公司指定的採購點直接採購，並索取相應的發票及供貨清單；部分採購點不能提供的物資(包括部分行政部指定物資)和裝置類物資由行政部採購人員統一採購。
指定採購點的確定：本著管理處就近的原則，可由管理處或行政部採購人員建議，由行政部採購人員了解比較物資**後，推薦一至二家**商，經後勤主管、行政部經理審定後，將推薦**商資料、物品**及長期合作協議報副總經理、總經理批准後確定。採購點指定後，行政部採購人員要每月對採購點的物資質量、供貨效率等進行檢查監督，保證**質量，建立主次要**商信譽檔案。
各管理處如遇突擊搶修工程，庫存無所需的物資時，如單批所需急購物資總價值在200元內的，可經管理處經理同意，立即安排採購，單批急購的物資總價值在200元以上的，須先通過**經總經理同意後採購，當月急購物資總量不得超過計畫物資的10%。每月25日前統一報送當月《急需物資請購錶》，經審批後交公司後勤主管處備案。
用於各種活動及專項內容需申購的物資，應由該專案負責人提出《專項物資請購錶》，經部門（管理處）經理，行政部經理簽字確認，副總經理審核，總經理批准後，安排專人購買。原則上專項物資採購計畫不得超過計畫物資10%。
單項工程需申購的物資，應由該工程負責人提交oa《專頂物資請購錶》，經工程部經理簽字確認，副總經理審核，總經理批准後，安排專人購買。
對使用頻率較高、使用量大的物資，由行政主辦組織進行招投標，簽訂長期合作協議，中標供貨商每月依據行政部提供的供貨計畫清單，按要求直接將貨物送達指定地點，同時提交加蓋公章填寫規範的送貨清單，交由物資管理人員立即驗收入庫。
購買物資的報銷
採購人員根據《材料入庫驗收單》第二聯和其他財務必備手續到財務管理部報銷。
購買應急物資，採購人員事後應及時補辦物資入庫手續，並根據《材料入庫驗收單》第二聯、正式發票和其他財務必備手續到財務管理部報銷。
對於指定採購點購買的物資報銷，管理處物資管理人員必須於當月25日前將所購物資的《材料入庫驗收單》第二聯、發票、供貨清單提交給行政部後勤主管，由行政部後勤主管按報銷流程統一到財務管理部報帳。
4、對於中標供貨商物資報銷，中標供貨商必須於當月30日或次月5日前持上月26日—當月25日所有《材料入庫驗收單》第二聯及送貨單憑據到公司財務部對帳，經雙方確認無誤後，供貨商須提供正式發票，連同驗收單第二聯交行政部後勤主管統一到財務管理部報帳，按合同約定的結帳方式結清賬務。
庫房物資管理
物資入庫管理
1、採購人員材料購回後，由物資管理人員驗收入庫，入庫時按規定填寫《材料入庫驗收單》。驗收單一式四聯，第一聯物資管理人員留底備查，第二聯交採購員或中標供貨商報帳，第
三、四聯交財務部做帳。
2、購買急需物資直接用於使用現場的，行政主辦應在兩天內按規定補辦急購計畫，補辦《材料入庫驗收單》及領用手續。
工理面積、藿香正氣液、止血貼、風油精、人丹、十滴水、警示牌3、入庫時須認真檢查貨物的質量、規格型號、單價、金額、數量是否正確，查驗票據和實物是否相符。對質量不合格的或與單據不符的材料物資，應拒絕驗收入庫。經檢查無誤後立即出具《材料入庫驗收單》，驗收單一式四聯必須套開，不得單聯填寫，填寫必須規範，資料必須準確無誤，字跡必須清楚，不得塗改，採購人員、驗收人員必須簽字確認，如有錯誤，須將驗收單四聯同時作廢，並重新開具。
物資管理制度
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物資管理制度
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