合同管理制度

本管理制度規定了公司所有合同的簽訂、借閱、保密、統計、保管的具體工作流程。

本管理制度適用於公司行政管理合同、建築施工合同、裝置購銷合同、材料採購合同，勞務分包合同的日常管理。

一、從本制度頒布實施之日起，公司辦公室全權負責公司所有合同的集中統一管理。公司辦公室行政助理兼任專職檔案員。公司辦公室具體職責與許可權如下：

1、負責公司所有對外合同的標準文字的擬定（甲方特別要求的除外），

2、負責公司所有合同文字的發放、蓋章、收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用、檢索工具編制、建立計算機管理運用、複製、建立科學的管理體系。

3、開展在一定範圍內的閱覽服務、外借服務、復**務、諮詢服務。

4、辦公室有權對各部門應歸檔的合同的形成過程進行監督指導提出建議和意見，有權對給此工作造成嚴重後果的部門、人員報請領導給予處罰。

二、合同的簽訂與歸檔流程：

1公司各部門因工作需要簽訂合同時，需在辦公室行政助理處辦理標準合同領用手續，並在《合同領用記錄》上簽字確認，標註合同領用名稱、數量、用途、時間、預計合同返回時間、領用人。以便行政助理追蹤合同的歸檔。行政助理必須在部門經辦人要求的時間內及時提供相應的標準合同。

(附件：《合同領用記錄》)

2、合同的蓋章手續由辦公室行政助理完成，流程如下：

（1）對於需要辦公室提供蓋章合同文字的合同，部門合同簽訂人預先通知行政助理，在辦公室辦理簽章申請，行政助理在部門合同簽訂人要求的時間內按《印鑑簽章管理制度》相關規定辦理好合同的簽章手續。然後將簽章後的合同移交申請部門。

（2）對於公司後簽章的合同，先領用空白合同文字，對方公司簽章後，再返回在辦公室辦理簽章申請，行政助理在簽章申請要求的時間內按《印章管理制度》相關規定辦理好合同的簽章手續。然後將簽章後的合同，乙份原件留存歸檔，剩餘合同返交申請人

3、公司各部門簽訂歸檔的合同資料必須齊全、完整。

4、公司各部門合同簽訂完畢。必須在工作完畢三日內整理、上交公司辦公室行政助理，辦公室不能拒絕歸檔，以維護公司合同的完整性。

5、公司各部門向公司辦公室移交檔案時，交接雙方應根據移交目錄

，清點核對，確認無誤時履行簽字手續。（附件：《合同移交記錄》）

6、辦公室行政助理必須根據《合同領用記錄》登記的合同返回時間，及時跟進合同的返回情況。

7、合同收集歸檔後，行政助理必須將合同原件，交辦公室主任歸檔留存，辦公室提供全套公司合同文字影印件給財務室，以便財務進行財務核算，其餘各部門所屬合同，辦公室以掃瞄件的形式統一發至各部門負責人，以備查

三、合同的借用與查閱

1、凡公司員工因工作需要借用或查閱合同原件，需經本部門主管領導口頭或書面同意，在行政助理處辦理有關登記手續後，方可借用或查閱。（附件：《合同借用、借閱記錄》）

2、事檔案一般不外借，特殊情況須經公司領導批准，嚴格登記手續，並按期歸還。

3、、借閱合同原件者不准剪貼、撕毀、塗改、拆頁或用筆勾劃，要保持合同原件的整潔，對查、借閱後的合同必須當面點清，詳細檢查。

四、合同的保密

1、合同管理的保密規定，凡應上交公司辦公室的檔案不得分散和私自儲存。

2、辦公室行政助理不得對他人洩露檔案內容，未經領導同意不得翻印、影印檔案、檔案。

3，借用、借閱完畢，應及時清理桌面，檔案及檔案入櫃加鎖。

4、行政助理應定期核對、清理所有合同、做到物、帳一致。

5、遵守保密制度，造成失密者，公司辦公室有權提請公司有關部門視情節輕重給予處分。

五、合同的文字管理

1、公司辦公室應建立健全各類合同的統計冊及總冊.

對各類合同分別應有準確的順序編號、統計數和年總數，同時做好合同的**計工作。及時進行合同數目的增減。。

2、合同文字歸檔後，應及時進行分類、編目、登記，並存放在專用的檔案櫃內。檔案櫃必須符合要求，檔案櫃內應保持清潔，做到無蟲蛀、無鼠害、無霉爛、防火、防潮、防盜。

3、每半年核對一次所有合同順序號，發現編錯號或放錯位置的應及時糾正，每年要按登記表全面檢查一次合同檔案，發現問題及時解決。

4、對破損或發霉變質的合同，要及時進行修補和複製。