業務外包管理制度

1. 總則

1.1 為了加強業務外包管理，規範業務外包行為，防範業務外包風險，根據有關法律法規和《企業內部控制基本規範》，制定本制度。

1.2 業務外包，是指公司利用專業化分工優勢，將日常經營中的部分業務委託給本公司以外的專業服務機構或其他經濟組織（以下簡稱承包方）完成的經營行為。本制度不涉及工程專案外包。

1.3 外包業務通常包括：研發、資信調查、可行性研究、委託加工、物業管理、客戶服務、it服務等。

2. 部門職責

需進一步明確

3. 不相容崗位

3.1 外包方案的立項與審批；

3.2 外包方的選擇與審批；

3.3 外包的執行與驗收。

4. 業務外包管理風險

4.1 外包範圍不合理，核心業務外包，可能導致公司失去競爭優勢。

4.2 外包**確定不合理，承包方選擇不當，可能導致公司遭受損失。

4.3 業務外包監控不嚴、服務質量低劣，可能導致公司難以發揮業務外包的優勢。

4.4 業務外包存在商業賄賂等舞弊行為，可能導致公司相關人員涉案。

5. 工作流程

5.1 制定及審核外包實施方案

5.1.1 公司業務外包包括貼牌生產、it服務、資信調查、可行性研究、研發等。

5.1.2 公司應當根據各類業務與核心主業的關聯度、對外包業務的控制程度以及外部市場成熟度等標準，合理確定業務外包範圍，制定外包實施方案；並根據是否對公司生產經營有重大影響對外包業務實施分類管理，以突出管控重點。

5.1.3 公司應根據年度預算以及生產經營計畫，對實施方案的重要方面進行深入評估以及複核，包括承包方的選擇方案、外包業務的成本效益及風險、外包合同期限、外包方式、員工培訓計畫等，確保方案的可行性。

外包方案包括但不僅限於業務外包範圍、方式、條件、程式和實施等內容，避免將核心業務外包，同時確保方案的完整性。

5.1.4 公司制定外包方案時，應聽取外部專業人員對業務外包的意見，並根據其合理化建議完善實施方案。

5.1.5 公司應建立完善業務外包審核批准制度，明確授權批准的方式、許可權、程式、責任和相關控制措施，規定各層級人員應當在授權範圍內進行審批，不得超越許可權審批。

5.1.6 在對業務外包實施方案進行審查和評價時，應當著重對比分析該業務專案在自營與外包情況下的風險和收益，確定外包的合理性和可行性。

5.2 招標及選擇承包方

5.2.1 公司應根據不同業務範圍，組成有相應專業人員構成的承包方評估小組，並對外發布投標公告，與候選承包商建立聯絡，發放外包專案競標邀請書及相關材料。

5.2.2 參與競標的候選承包商應在指定期限之內提交投標書及相關材料，主要內容包括專案解決方案、實施計畫、資源配置、**等。

公司應引入競爭機制，按照有關法律法規，遵循公開、公平、公正的原則，採用招標方式等適當方式，擇優選擇承包方。

5.2.3 評估小組應通過實地調研等多種方法，調查候選承包方的合法性、專業資質、技術實力、質量環保意識等情況，並考察候選承包方從事類似專案的成功案例、業界評價和口碑；同時綜合考慮公司內外部因素，對業務外包的成本進行測算分析，合理確定外包**，嚴格控制業務外包成本。

5.2.4 調研結束後，評估小組應編制考核報告，提交公司領導審批。

5.2.5 公司應根據評估小組反饋的各種資訊，從候選承包方中做出選擇，並建立嚴格的迴避制度和監督處罰制度，避免相關人員在選擇承包方過程中出現**和舞弊行為。

5.3 簽訂業務外包合同

5.3.1 在訂立外包合同前，充分考慮業務外包方案中識別出的重要風險因素，並通過合同條款予以有效規避或降低。

5.3.2 在合同的內容和範圍方面，明確承包方提供的服務型別、數量、成本，以及明確界定服務的環節、作業方式、作業時間、服務費用等細節。

5.3.3 在合同的權利和義務方面，明確企業有權督促承包方改進服務流程和方法，承包方有責任按照合同協議規定的方式和頻率，將外包實施的進度和現狀告知企業，並對存在問題進行有效溝通。

5.3.4 在合同的服務和質量標準方面，應當規定外包商最低的服務水平要求以及如果未能滿足標準實施的補救措施。

5.3.5 在合同的保密事項方面，應具體約定對於涉及本企業機密的業務和事項，承包方有責任履行保密義務。

5.3.6 在費用結算標準方面，綜合考慮內外部因素，合理確定外包**，嚴格控制業務外包成本。

5.3.7 在違約責任方面，制定既具原則性又體現一定靈活性的合同條款，以適應環境、技術和企業自身業務的變化。

5.3.8 業務外包合同的評審及簽訂流程參見合同管理制度。

5.4 組織實施業務外包

5.4.1 對於貼牌生產，公司應至少派駐兩名員工到貼牌廠進行現場管理。

在承包方提供服務或製造產品的過程中，公司應密切關注重大業務外包承包方的履約能力，採取承包方動態管理方式，對承包方開展日常績效評價和定期考核。

5.4.2 建立即時監控機制，一旦發現偏離合同目標等情況，應及時要求承包方調整改進。

5.4.3 對重大業務外包的各種意外情況做出充分預計，建立相應的應急機制，制定臨時替代方案，避免業務外包失敗造成企業生產經營活動中斷。

5.4.4 有確鑿證據表明承包方存在重大違約行為，並導致業務外包合同無法履行的，應當及時終止合同，並指定有關部門按照法律程式向承包方索賠。

5.4.5 切實加強對業務外包過程中形成的商業資訊資料的管理。

5.5 驗收

5.5.1 質量管理部門應對貼牌生產活動的全過程進行控制，確保業務外包產品質量符合規定要求，保證產品質量；質量管理部門負責貼牌產品的進廠檢驗；負責對貼牌產品質量證明資料的收集、整理及歸檔，建立質量檔案；負責對貼牌廠家質量保證能力和業績進行評價。

5.5.2 產品進廠後，庫管員應對貼牌產品的、型號、規格、數量、質量證明書等相關資訊進行審查，確保送貨單上的型號、數量等內容與實物相一致，確保質量證明資料完整無誤。

5.5.3 進廠檢驗員按《產品檢驗和試驗控制程式》及相關的技術條件實施檢驗，檢驗結果應及時通知庫房。

5.5.4 需到現場驗收的產品由質量管理部派專人進行駐外檢驗或驗收。

5.5.5 其他型別的業務外包檢驗工作，由業務需求發起部門連同相關專業技術人員進行驗收。

5.6 會計核算及財務控制

公司財務部門應當根據合同約定和外包進度辦理結算業務。未到達合同約定的履約狀態的，財務部門有權拒絕付款，並及時向企業有關負責人報告。

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