業務外包管理制度

中鐵十八局集團第一工程****

第一章前言

第1條目的

為使本企業外包業務流程順暢合理，規範參與業務外包人員的行為，確保業務外包期間企業資產安全，維護企業利益，確保業務外包的合理合規，特制定本制度。

第2條適用範圍

本制度適用於本企業所有業務外包活動的管理。

第3條外包業務的界定

本制度所指的外包業務，主要是指為實現企業的戰略經營目標，通過合同或協議等形式約定由外部服務提供商（以下簡稱為「承包方」）提供的某些部分或全部業務。

第二章外包業務流程

第4條制定外包戰略

1．在決定是否將業務專案外包時，應考慮以下三個方面的因素。

（1）此項業務是否是利用本企業沒有的裝置、生產系統、專業人員及專門技術。

（2）此項業務外包可以降低成本。

（3）此項業務外包能夠產生比自己運作更多的利益等。

2．準確把握企業核心競爭力與盈利環節，避免將企業核心業務外包。

第5條編制外包專案計畫書

企業在確定業務外包內容後，指定與該項業務相關的職能部門編制計畫書。計畫書主要包括以下內容。

1．業務外包的背景，如企業外部環境要求及企業中長期發展戰略。

2．業務外包內容，將部分還是全部業務職能交由承包商提供。

3．業務外包的具體實施程式。

4．業務外包的主要風險和預期收益。

5．其他相關內容。

第6條成立外包業務歸口管理部門

1．外包專案計畫書通過審核後，成立外包業務歸口管理部門，由業務部門負責人、有關諮詢專家、外包專案協調管理人員、合同協商管理人員等組成，必要時還應包括法律及財會專業人員。

2．業務歸口管理部門負責業務外包專案的具體實施，確保業務外包流程的順利執行。

第7條選擇承包方

1．外包業務歸口管理部門發布投標公告，並與候選承包商建立聯絡，發放《外包專案競標邀請書》及相關材料。參與競標的候選承包商應在指定期限之內提交《投標書》及相關材料，主要內容包括專案解決方案、實施計畫、資源配置、**等。

2．歸口管理部門對承包方進行資質預審，評估承包方的綜合能力。評估因素主要包括5個方面。

（1）承包方類似專案的經驗、服務能力、資格認證和信譽。

（2）承包方是否與本公司存在直接或潛在的競爭關係。

（3）承包方在智財權保護方面的力度和效果。

（4）承包方的價效比是否合適；

（5）其他因素。

3．確定標底並進行公開招標。

4．組織企業其他職能部門進行開標、評標、定標。歸口管理部門給出候選承包方的綜合競爭力排名，會同相關管理層及其他職能部門負責人分析與候選承包方建立外包合同的風險，根據實際情況挑選出一家或幾家公司作為業務承包方。

5．歸口管理部門和承包方就《外包專案合同》的主要條款進行談判，達成共識，由合同雙方代表簽署《外包專案合同》。

第8條歸口管理部門負責培訓涉及外包業務流程的員工，確保員工正確理解和掌握業務外包專案相關政策制度。

第9條歸口管理部門根據合同約定，為承包方提供必要協作條件，並指定專人定期檢查和評估專案進展情況。

第10條專案結束或合同到期時，歸口管理部門負責對外包業務產品（服務）進行驗收。如承包方最終提供的產品（服務）與合同約定不一致，及時告知承包方進行調整。

第11條與承包方就最終產品（服務）達成一致後，由承包方提交費用支付申請，歸口管理部門對申請書進行審核。審核通過後，開具付款證書，按照公司規定程式審批，支付承包方費用。

第12條對於因承包方原因導致外包合同未完整履行的，歸口管理部門負責向承包方索賠。

1．指定專人對承包方認可的賠償事項進行跟蹤、報告，及時收回相關款項並追究責任人責任。

2．採用法律手段解決長期未決賠款。

3．若終止對承包方的索賠，由歸口管理部門提出申請，詳細說明終止索賠理由，報公司工程部及以上級別管理層審批後執行並備案。

第三章業務外包流程中的資產存貨管理

第13條固定資產管理

1．對於企業所有或有優先購買權的固定資產，如因業務需要交由承包方使用的，要求承包方按照本企業《固定資產管理制度》使用和管理。

2．業務外包歸口管理部門指定專人定期檢查承包方使用和管理固定資產的情況。

3．交由承包方使用但所有權歸本企業的資產，只能用於外包業務活動。未經企業相關領導人員同意，擅自將固定資產挪作他用的承包方，相關部門應對其採取警告直至解除合同的措施。

第14條流動資產管理

1．業務外包過程中形成的原材料、產成品等流動資產，歸口管理部門要求承包方遵循本企業制定的相關管理政策，如防火、防盜、防未經授權接觸和未經批准轉移等。

2．對承包方責任造成的流動資產損失，業務外包歸口管理部門有義務責成承包方賠償。

3．業務外包過程中形成的商業資訊材料等，歸口管理部門按照合同中約定的保密條款對承包方的保密工作進行監督。

第15條存貨管理

1．對於因業務外包需要由承包方購進的存貨，存貨訂單應經我方相關授權領導審核批准，而存貨的數量、質量檢查由承包方負責辦理；歸口管理部負責按企業存貨管理規章制度準確、及時地在存貨系統中予以記錄和反映。

2．對於因業務外包需要由我本企業銷售給承包方的存貨，承包方只能將其用於外包專案，不得另作他用。歸口管理部門負責監督。

3．歸口管理部門負責定期組織相關部門（如資產管理部、財務部等）及相關人員對承包方的存貨進行盤點（每月×次）。而對於盤盈盤虧的存貨，應經本企業財務總監審批後，方可交會計人員進行會計處理。

4．對於所有權歸我企業的、在承包方儲存的存貨，歸口管理部門負責監督、檢查承包方是否按本企業存貨庫存管理制度中的要求進行管理；對於檢查中發現的次品、損壞品或過期存貨，應當及時予以確認、分離。

5．歸口管理部負責指定專人跟蹤、調查外包業務中涉及的所有存貨的一切變動，查明原因，報財務總裁審核後處理。對於承包方無合理原因過度使用存貨，造成企業成本上公升，歸口管理部或相關人員有權代表企業要求承包方補償。

第四章外包業務流程中斷防範措施

第16條業務外包歸口管理部門採取承包方競爭機制，選擇多家單位作為業務承包方，以降低一方服務失敗或單方中止合同可能給本企業帶來的損失。

第17條業務外包歸口管理部門定期對所有重要承包方的履約能力進行評估，形成業務可持續能力評估報告，交由企業總裁及以上級別管理層審閱。

第18條根據業務可持續能力評估報告，業務外包歸口管理部門負責及時替換不再繼續具備履約能力的承包方，避免外包業務的失敗造成企業商業活動的中斷。

第五章附則

第19條本制度由公司工程部負責制定和解釋。

第20條本制度自2023年2月1日起執行。

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