1.目的
通過對公司檔案資料的有效控制，確保工作現場使用唯一有效的檔案資料，並形成統一規範的編寫格式及處理程式。
2．適用範圍
本制度適用於公司所有公務文書、檔案和資料的管理
3．術語和定義
3．1 公文：指公司在處理各種公務時使用的應用文書，包括：決定、決議、通知、通報、報告、請示、批覆、函（電報）、會議紀要。
3．2 制度（程式）：指要求公司成員共同遵守的，按一定程式辦事的規程性檔案。
3．3 辦法：指公司針對某項工作依照其所需標準制定的考核獎懲性的檔案。
3．4 標準：指公司對某項工作應達到的要求進行規範和約定的檔案。
3．5 規章制度：公司各種制度、規定、辦法的泛稱。
3．6 記錄：指公司對某項活動的各工作環節、結果進行記錄，可供事後追溯該項活動完成質量的證據性檔案，主要為**形式。
4．職責許可權
4．1 經理負責公司制度、辦法、標準、計畫、記錄和以公司名義下發的公文的批准。
4．2 管理者代表負責制度、辦法、標準、計畫、記錄的審核。
4．3 各單位負責本單位相關檔案資料的編寫、審核、列印、校對工作。
4．4 總經辦負責以公司名義下發執行的各類檔案資料的編號、發放、收回、作廢銷毀和歸檔，負責對各單位檔案資料管理情況進行監督檢查。
4．5 各單位負責以本單位名義下發執行的各類檔案資料的編號、發放、收回、作廢銷毀和歸檔。
5．工作程式
5．1 檔案資料的編寫格式
5．1．1 檔案資料的用紙標準：公司各類檔案資料的正式編印一般用a4（210mm×297mm）型紙張。圖紙**等不宜減小時，該頁應按以上紙型尺寸摺疊裝訂。
張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。
5．1．2 檔案和資料章、條、款的編排規則：
5．1．2．1 根據檔案內容的編排劃分，「章」就是乙個章節，包括條和款，「條」是章的乙個部分，「款」是章或條的乙個層次。章、條均用阿拉伯數字編號。
5．1．2．2 「章」應左起空兩格書寫，如第1章用「1」標註，右側空一格寫該章的標題，標題一行書寫不夠時，可另起一行，這一行的第乙個字與標題的第乙個字平排書寫。章與章之間應空一行編排。
5．1．2．3 「條」在「章」的編號右下加乙個小圓點，再寫該條在該章所處的順序，如第4章第1條，用「4．1」表示，後空一格書寫該條的標題。如果一章的各條根據需要再分為若干下一層次的小條，其編號表示方法同上，如第4章第2條，再分3小條，則分另表示為「4．2．1」、「4．2．2」、「4．2．3」，如果「4．2．1」再分為2個小條，則分別表示為「4．2．1．1、4．2．1．2」；條一般只劃分到第三層次，即只以4位數字表示為限，下一層次的內容用「款」的形式進行敘述，可用英文本母編號。
5．1．2．4 「章條」編號最未阿拉伯數字右下角不加小圓點，編號頂格書寫，「章條」具體內容的第一行應從左起空兩格書寫，第二行起均應頂格書寫。
5．1．3 檔案資料的字型、排版、裝訂標準。
5．1．3．1 公文類檔案資料的字型、排版、裝訂標準:
a標題應採用二號宋體加黑，正文採用三號仿宋字；
b縱向行文排版時，a4型紙頁邊距分別為:上邊距為25.4mm、下邊距為25.4mm、左邊距為31.8mm、右邊距為31.8mm,上下行距為1．5倍行距；
c橫向行文排版時，a4型紙頁邊距分別為:上邊距為31.8mm、下邊距為31.8mm、左邊距為25.4mm、右邊距為25.4mm,上下行跨為1．5倍行跨；
5．1．3．2 一般檔案資料（包括制度/程式、辦法、標準、規程）的字型、排版、裝訂標準:
a封面:公司名稱用二號宋體加黑書寫,標題採用小初宋體加黑書寫,檔案編號採用三號宋體加黑書寫；
b修改號:標題採用二宋體加黑書寫,**採用小四宋體1．5倍行距；
c正文標題應採用二宋體加黑書寫,正文應採用三號仿宋體字書寫,頁首頁尾採用五號仿宋體字書寫；
5．4 檔案和資料的擬寫要求：
5．4．1 符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定。若提出新的政策規定，要切實可行、並加以說明。
5．4．2 情況確實、觀點明確、條理清晰，文字精煉、書寫工整、標點準確，篇幅力求簡短。
5．4．3 用詞用字準確，人名、地名、數字、引文規範。文內若使用簡稱，一般應當先用全稱，並註明簡稱。引用公文應當先引用標題，後引用發文字號，日期應當寫具體的年月日。
5．4．4 須使用國家法定計量單位。
5．4．5 檔案資料中的數字，除成文日期、詞、片語、慣用詞，以及具有修辭色彩的句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。
5．4．6 檔案資料送領導批准之前，應當由有關領導或職能部門進行審核，審核的重點是：是否需要行文；是否符合國家的法律法規、方針政策及有關規定；是否要與有關部門、地區協商、會簽；文字表述、文種使用、行文格式等是否符合本制度的有關規定。
靈石縣通義天然氣有限責任公司行政部
2011.10.22
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