第一條制定目的和內容：為了加強檔案管理，統一會計檔案管理制度，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法的規定》，結合本公司實際及內部管理需要，制定本制度。
第二條本制度適用的範圍，為會計管理中心、會計檔案管理部門。
第三條本制度由行政管理中心行使監察權力。
第一條會計檔案的組成
一、會計檔案由以下四部分組成：
（一）會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其他會計憑證；
（二）會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬和其它輔助賬簿；
（三）會計報表：包括年度決算表、月報表和半年報表以及報表附表、附註和會計情況說明書；
（四）會計預算執行表、成本控制表、銷售明細表；
（五）會計事務所出具的審計報告、對銀行會計報表、對稅務報表及稅務資料；
（六）其它會計資料：銀行對賬單、發票或收據存根聯、各種經濟合同、電腦備份及軟體操作資料、相關學習會議資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
第二條會計檔案的管理
公司會計管理中心為負責本公司的會計檔案工作，會計管理中心應安排專人負責會計資料收集、整理、裝訂和管理，並設定專門的會計檔案室，指定專人保管。1、會計檔案專員要求：有會計證、檔案員證；2、會計檔案專員的工資：
行政40%，會計60%；3、會計檔案的管理主管：會計中心總監。4、會計檔案室的要求：
會計檔案室專用並一級保護。
第三條會計檔案的整理
會計檔案由形成檔案的各部門和人員按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊，對同一年度的會計檔案先按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料四大類別進行歸類，對每一類中的會計檔案再根據不同保管年限和檔案形成時間順序分別進行整理、立卷、裝訂成冊。
一、會計憑證的整理
（一） 每月中旬之前應將上月的各種會計憑證分類按編號順序分本進行裝訂成冊，每本厚度不超過2cm。
（二） 每本憑證要求摺疊整齊，憑證編號連續，附件齊全，並統一將左上角訂成三角形，每本憑證訂牢不鬆。
（三） 每本憑證應加制封面、封底，憑證封面和每冊憑證背脊對各欄內容必須填寫齊全，蓋章清晰，結繩並加貼封紙，並蓋妥裝訂人員騎縫名單。
（四） 裝訂好的憑證應套上憑證盒，並填寫好憑證盒上各欄內容。
二、會計賬簿的整理
（一） 在會計年度終了後的次年2個月內，應對各種賬冊進行整理、裝訂。整理賬簿時應檢查所有賬頁是否已併入相應賬戶內，各種賬頁是否按科目的編號順序和日期先後排列整齊，賬面有否顛倒、夾錯、漏頁，賬頁與賬頁之間的餘額是否銜接，每張賬頁是否填有科目代號和科目名稱，更改對是否劃紅線蓋名章，空頁、空格是否按規定寫明「空頁」字樣，年終封賬是否劃上紅線，年末餘額是否按規定結轉下年並在摘要欄註明「結轉下年度」字樣，賬頁流水編號是否連續不斷。
（二） 賬簿裝訂要求訂牢不鬆，摺疊整齊，不缺不漏，賬頁多的科目應單獨分冊裝訂，賬頁少的科目可與其他科目賬頁合併裝訂，多科目賬頁合併裝訂時，同一科目的賬頁應集中在一本賬冊內，不能將其分散裝訂在多本賬冊中。
（三） 電腦賬應在每個會計年度終了2個月後分類列印裝訂成冊，並加蓋名章。
三、會計報表的整理、裝訂
（一） 在辦完年終決算的第二個月應對各種報表進行整理、裝訂，檢查報表是否齊全，張數有否短缺，名章是否蓋全。
（二） 各種月度報表應按月裝訂成冊，年度決算報表應單獨裝訂成冊。
（三） 分冊製作報表目錄，加製封面封底，封面上填明單位名稱，會計年度，所屬月份，報表名稱，封底結繩對要加貼封紙，蓋妥裝訂人員的騎縫名章。
四、其他會計資料的整理
平時應做好其他會計資料的收集、積累和保管工作，根據其他會計資料的不同型別，分別按照上述會計憑證、賬簿、報表的裝訂要求進行整理、裝訂，並及時歸檔。
第四條會計檔案的移交與保管
公司的當年會計檔案在會計年度終了後，可暫由會計管理中心會計人員保管一年，期滿之後，各種會計檔案由會計管理中心編造清冊在期滿之後乙個月內移交給公司會計檔案室，不得自行封包儲存。會計管理中心將會計檔案移交給檔案室時，應造具一式兩份移交清冊，連同實物交檔案室。檔案室應根據移交清冊逐件驗收，對不符合規定的應退還會計核算部重新整理裝訂。
驗收後將移交清冊乙份留存，乙份蓋章驗收後退還移交部門儲存。
採用電子計算機進行會計核算的公司，應當儲存列印出的紙質會計檔案，條件具備的還應採用磁帶、磁碟、光碟等磁性介質儲存會計檔案。
會計檔案管理員對已存檔的會計檔案應根據檔案管理的要求和檔案密集（檔案密集見附件）進行分類、編號、登記和存放，做到妥善保管、存放有序、查詢方便，保證會計檔案的完整無缺，並嚴格執行安全保密制度。
第五條會計檔案儲存要求：
一、防止檔案的損壞，延長檔案使用壽命，維護檔案安全。
二、做好檔案的防火、防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作。
第六條會計檔案的保管年限
會計檔案的保管年限
第七條會計檔案的查閱
由於工作需要調閱會計檔案，須遵守下列規定：
一、公司內部人員需調閱會計檔案，必須填寫「會計檔案查閱申請單」，先由本部門負責人簽字後，再由會計檔案管理部門負責人簽章同意後，方可調閱；其中，機密級以上檔案經會計總監或總經理簽字同意後，方可調閱。申請單一式兩聯，一聯查閱結束歸回檔案後退還查檔人；一聯由檔案管理員編號後留存裝訂。
二、審計、財稅部門因審計和查賬事項需調閱會計檔案時，應出具審計或查賬公文，並由公司接待部門填寫「會計檔案查閱申請單」，申請單經公司會計檔案管理部門負責人簽章同意後，方可查閱；其中，機密級以上檔案的調閱，須經會計總監批准。
三、公安、檢察、法院、工商等部門因對理相關案件需調閱會計檔案時，應出具正式公文或介紹信，經公司法務部門審核認可後填寫「會計檔案查閱申請單」， 經會計檔案管理負責人簽章同意後，方可查閱。查閱取證時可以抄錄、照相或影印，但不得將檔案帶走。
四、外單位人員調閱檔案，需由會計部門人員陪同，查閱完畢，應立即歸還檔案室。向外單位提供利用時，須經本單位主管領導及會計負責人簽字批准，會計檔案原則上不得借出。
五、查閱檔案時，嚴禁拆散原卷並不得把檔案原件抽走、塗改、勾劃或損壞，查閱後，應由查閱人在檔案封底備查欄內註明日期和原因。
六、檔案管理員對查閱完畢歸還的檔案應檢察其完整性。
七、會計檔案保管部門應建立「查閱檔案登記薄」，對內部和外部的查閱情況做好記錄，以備查用。
第八條會計檔案的鑑定和銷毀
一、會計檔案的鑑定。
每年年初應由會計檔案主管部門和公司審核部門對上年度會計檔案共同進行一次綜合鑑定。對債權債務未結清的檔案應抽出重新裝訂，直到債權債務了結後再作銷毀。如果保管期限不一致但裝訂在一起的會計檔案應在上述兩部門的見證下將要銷毀的憑證抽出後重新裝訂。
二、會計檔案的銷毀。
經鑑定後需要銷毀的會計檔案應由會計檔案管理員提交銷毀申請報告，並造具「會計檔案銷毀清冊」，經會計檔案主管部門和審核部門審核後按法定程式銷毀。
三、撤消、合併時，會計檔案應隨同單位的全部檔案本並移交指定的單位，並按規定辦理交接手續。
四、會計檔案銷毀時，會計檔案主管部門和審核部門應派專人到現場監督整個銷毀過程。
會計檔案包括書面檔案和磁碟檔案，內容是所有的會計檔案和會計憑證、會計賬簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。
第一條書面會計檔案管理
一、會計檔案存檔手續：列印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。
二、列印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。
三、機器列印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充列印，操作人員在列印輸出的賬頁上簽字蓋章，會計主管簽字蓋章認可。
四、任何人不得偽造、非法塗改變更、故意毀壞憑證、賬冊、報表等書面檔案。
第二條會計電算化具體要求
一、現金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。
現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記賬憑證一律由專職會計人員手工做記賬憑證，審核無誤後當日輸入計算機並列印出現金日記賬頁，審核後交現金出納人員核對現金庫存，相符後出納員及主管負責人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記賬順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。
二、銀行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。
銀行記賬憑證分機制憑證和手編記賬憑證兩種。有關會計人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機並列印銀行日記賬，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行賬頁經出納審核無誤後，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，並加蓋封印，妥為保管。
現金、銀行記賬憑證可採取彙總的方式，裝訂成冊，妥為保管。
三、轉賬憑證的輸入、輸出與保管
轉賬憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機後要列印輸出，並與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。
四、科目彙總表、賬簿列印時間。
（一）現金、銀行日記賬每月列印一次。
（二）銀行餘額調整表每月列印一次。
（三）總分類賬和各種明細分類賬每年列印一次。
（四）現金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目彙總表每月列印一次，並同該本記賬憑證一起裝訂。
（五）會計報表、計算表、分析表，按要求和時間列印輸出，經有關財會人員審核無誤後簽字生效。
五、其他
由機器列印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充列印，並要求操作人員在列印輸出的賬頁上簽字蓋章，會計主管簽字蓋章認可。
第三條電算化資料備份管理
一、必須經常進行會計核算資料的備份工作，避免意外和人為的錯誤造成資料丟失；發生會計資料丟失時，必須及時用備份資料進行恢復。
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