關於高校辦公室制度化、規範化管理的思考
院辦工作紛繁複雜，頭緒眾多，高校管理實現制度化、規範化是管理科學的重要基礎和條件，是管理科學化的象徵。辦公室管理工作的制度化, 是指辦公室管理有一套健全而又切實可行的規章制度, 將辦公室的辦事規程、工作程式以及行為準則等以條文的形式確定下來, 把辦公室人員的行為納入管理規範之中, 使辦公室的工作有章可循, 有法可依。
首先，制度化、規範化管理是合理分工協作的基礎。高效辦公室的管理活動具有複雜性、重複性、常規性、臨時性等特點，涉及部門和人員眾多。制度化管理就是要求把這些紛繁複雜的事務程式化和條理化，把個體的力量充分地發揮出來，達到事半功倍的效果。
因此，為了發掘出管理各要素的潛能，達到事半功倍的效果，就必須明確各個部門、崗位和人員在每一項具體工作中的職責、許可權以及相互關係，依靠健全完善的制度來實現有效的分工與協作。通過制度化的方式實現科學而有效的分工協作—在分工中有合作，在合作中有分工的科學協作精神完成辦公室的各項事務。科學的管理以科學的分工協作為特點，科學有效的分工協作離不開制度的作用。
其次，制度化、規範化管理是辦公室工作有序開展的保證。管理活動是一項複雜的活動，涉及人員廣泛，在實際工作中，由於管理物件有不同的部門歸屬，各有各的崗位職責、具體工作目標、工作方法各不相同。因此，很容易出現從區域性利益和自身利益出發、各自為政的情況，不自覺地做出不當或有損整體利益的事情，甚至違背客觀規律辦事，如果沒有制度約束，沒有明確工作程式，那工作便將雜亂無章，使工作陷入一種無序狀態。
為了解決這些問題，就要建立健全和嚴格實施各項規章制度，把總體目標層層細化、分解，理清各項事務流程，明確權利和責任，把辦公室的各項事務具體流程化，明確由誰負責、由誰承辦、辦理的方式、方法，何時辦畢等都按流程辦事。有了這些程式要求，辦公室人員就有了共同的行為準則，各項事務也就有了必要的依據和尺度，從而督促辦公室人員在規定的範圍內，按照程式辦事。辦公室以這些制度為依據，根據實際情況科學調配力量，優化資源配置，實施全過程監督控制，及時糾正各項偏差，協調偶然因素引發的各種矛盾，確保各項工作順利進行。
再次，制度化、規範化管理是辦公室工作質量的有力保障。辦公室工作質量的高低，除了辦公室人員的主觀作用外，很大程度在於工作質量的規範管理。質量管理的有效性，在很大程度上依賴於質量保障體系的作用。
科學的管理制度為各種型別的具體工作確定一套優劣程度的標準，作為比較、衡量的尺度，作為考核與評價的標準，明確規定工作各環節，甚至每個人員的任務、職責和許可權，並建立統一的工作質量管理、考核機構和資訊反饋系統，從而形成乙個工作質量管理的有機整體，為質量管理提供制度保障。
可操作性強的制度化、規範化管理固然很好，但是在實際工作中我們不難發現辦公室管理中存在著不足：
1．管理制度沒有與時俱進
高校辦公室工作千頭萬緒、事情繁雜、承擔角色較多。很多高校辦公室都建有各種制度，如會議審批制度、公文處理制度、印信管理制度、信訪制度、保密制度、檔案管理制度等。但現實很多辦公室管理制度並沒有隨著目前工作的執行變化而變化，甚至有的辦公室沒有根據產生的新型業務制定相應的規章制度，因此制度陳舊、缺漏等導致效率低下，甚至造成工作失誤。
2．管理流程不通暢
要提高辦公室管理效率必須使各項工作程式化、規範化, 即明確規定辦事的具體步驟及其要求, 將各種規章制度具體化; 同時, 要根據實際情況力求做到全面周到、統籌兼顧。但是，目前很多高校辦公室在辦文、辦事、辦會等日常事務管理工作中流程不通暢，隨意性強，導致效率低下，服務不到位，有時還出現錯辦、漏辦等現象。
3.責任分工不明確
辦公室人員能力不一樣，很多領導沒有根據辦公室人員的特長和崗位職能去分工，落實到人，經常會習慣性地把辦公室中大小事情只給乙個人或者少數幾個人來處理，所以很多辦公室出現「有些同事忙個不停，有些同事閒得沒事做」的情況。
4.督查督辦職能缺失
辦公室是學校的中樞機構，學院各項政策的執行需要通過辦公室的督查督辦保來保障貫徹落實。溫家寶總理指出：「天下之事，不難於立法，而難於法之必行。
」立法是基礎，執法是關鍵。在實際工作中，辦公室經常會出現的督查督辦職能缺失，或者督察、督辦的力度不夠，導致學校決策、措施執行力差，落實不到位。
因此，如何加強辦公室制度化、規範化管理來提高辦公室工作效率就更值得我們去思考的問題。
一、 健全制度，及時更新，強化執行
建立健全辦公室各項規章制度，將辦公室各項工作納入管理規範之中，如會議制度、公文處理制度、接待制度、印章管理制度、保密安全制度、檔案制度等要健全。此外，辦公室要處理好管理制度穩定性、嚴肅性和發展性的關係，隨著形勢的變化和要求，訂立的規章制度總不能一成不變，辦公室要根據某一時期辦公室業務增減、職能變更、業務新增等實際情況，要對現有的規章進行疏理、檢驗，通過修改撤清、新立等方式，使規章科學、可行，否則就會成為過時而不適用的一紙空文。如果辦公室有新進人員，還要求新人學習制度，學會如何規範辦事，使辦公室人員對本部門的制度銘記於心，提高思想認識，形成搞好學校管理必須實現制度化，規範化的共識。
同時為使辦公室制度得以貫徹執行，還要通過宣傳普及等方式讓其他與辦公室有業務往來的部門也了解辦公室規章制度，了解辦事流程。辦公室還要及時做好規章制度執**況的檢驗工作，在制度貫徹時難免遇到困難，但要堅持執行，對那些對制度不了解的人員，應及時疏導，使大家有共識。
二、劃分程式、限時處理、規範管理
工作程式化是實現科學管理的基本前提。高校辦公室管理工作程式化, 是指辦公室日常管理工作過程中, 按照辦事的先後次序,劃分步驟, 然後按照規定的次序去做。建立辦公室公文處理程式,工作事項的查辦程式，建立會議程式、用印程式、信訪程式等。
只有制定了工作程式並且每個工作人員都按照程式認真去做, 才能做到有條不紊、忙而不亂。在平時工作中我們也發現很多任務作因為不是特別急，所以很多同志沒有及時處理，檔案堆積如山，工作一拖再拖，有時因為積壓時間久，很有可能出現遺漏處理的情況，這些都給辦公室工作帶來不便，對辦公室影響極大。因此在工作的制度管理同時我們還可以加以日常工作的限時處理來規範各項工作。
三、分工明確、責任落實，形成壓力感
崗位責任制是在明確各個辦公室職責許可權的基礎上，細分每個崗位的權責，使每項具體的工作任務都落實到專人身上。這樣，可以避免因職責不清而出現的推諉、撞車等現象。同時，因為術業有專攻，辦公室人員可以更高質量、高效率地完成各自承擔的任務。
一是責任明確、實施目標管理，納入績效考核。每年年初，辦公室人員應細化責任內容，量化任務指標，實行一崗雙責，落實「雙重責任」，實施「雙重考核」，才能提公升「雙重素質」，形成壓力到位、覆蓋各個層面的責任體系。二是要落實責任，增強緊迫感。
堅持依製辦事、靠制管人、以製理事、憑制律人。同時，嚴格日常執行管理，對履行責任制情況應定期檢查考核，查責任主體是否明確、責任內容是否具體、執行制度是否嚴格、履行職責是否到位，考核結果作為業績評定、評先樹優的重要依據。三是追究責任，激發動力感。
對責任不到位、工作不落實的進行嚴格考核，對失教、失管、失責而發生問題的，一定要追究責任。
四、及時監督、加強檢查、獎罰分明
辦公室作為高校管理的中樞部門，必須要加強督查督辦的職能，加強檢查，解決管理中普遍存在的「決策雷聲大，執行雨點小」和「決策果斷，執行軟弱」以及「決策都知道，執行無人抓」的情況。要建立一套操作性強、便於監督檢查的考核機制，對各個崗位任務的完成情況，進行全面、客觀的考查，必須加強檢查督促工作。一方面要督促、檢查貫徹執行的情況，及時處理執行過程中遇到的問題。
對那些只傳達，不落實的執行要及時追究責任。執行制度最講究認真和嚴格，如果不認真，便會偏離正確的軌道和標準，使辦公室工作跨入隨意性。如果不嚴格，心慈手軟，一受干擾就波動，辦公室的信度便會降低，正氣便難以上公升，工作就會無法開展。
對於很好完成崗位任務的，要給予適當的獎勵和鼓勵；反之，要給予處分或提出警告，這樣，才能充分調動辦公室人員的積極性，選拔優秀人才，營造良好的工作氛圍。
五、加強學習、提高素質、創新管理
通過理論學習與辦公實務培訓，達到辦公室工作科學化、制度化、規範化的目標，從而提高工作效率、提公升管理服務工作水平，高校辦公室可以通過開展業務培訓、繼續教育、對外交流、總結、座談等方式加強學習，提高素質，使辦公室人員具有較高的辦公室管理水平，有良好的職業道德，有精明幹鍊的業務才千，真正做到樂千、知幹，會幹。辦公室管理要實現制度化、規範化管理，使各項工作有效落實，提高工作效率還需要提高以下「三力」：
1.綜合協調能力。溝通協調是辦公室的一項主要工作，也是辦公室人員的一項主要職責。
做好協調工作，首先必須堅持立足全域性、平等公正的原則。要從全域性的角度把握分析問題，以整體利益為重，同時盡量全面周到，照顧好多方的利益。其次，要換位思考，站在被協調者的角度思考問題，真誠待人，以理服人，以情服人，這樣才能有效縮短解決問題的時間。
再次，在協調過程中，要不拘泥於既有的工作方式，根據不同問題積極探索新的協調方法，以達到協調的目的。
2.高效工作的能力。辦公室的工作千頭萬緒，繁雜瑣碎，只有在工作中形成高效優質的作風，才能較好地統籌和完成手頭的工作。
提高工作效率，首先必須明確自己的工作職責，熟知工作的內容、流程等方方面面的情況，這樣做起來才能得心應手，游刃有餘；其次，要學會有效管理時間，工作有側重點、有計畫；善於利用零碎時間；對於可預見的工作，提前做好安排等。
3.管理創新能力。創新是時代發展的要求。
在高等教育快速發展，高校內部管理體制改革深化的今天，創新能力顯得尤為重要。如果在辦公室工作中一味地遵循舊有的工作思想和方法，往往會使工作原地踏步，甚至落後。因此，時刻在辦公室工作中保持創新意識，並強化辦公室人員的管理創新能力，是非常重要的。
首先，辦公室人員應抱著積極學習的態度，廣泛涉獵計算機、管理、外語、心理等多方面的知識，拓寬知識面，提高文化素質。同時，不斷在工作實踐中總結經驗和教訓；其次，學院應積極制定措施或創造條件，鼓勵辦公室人員通過學習提高自身文化和業務素質。如根據辦公室的工作性質和特點，為辦公室人員安排培訓，制定切實可行的崗位職責及考核評價機制等。
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