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第一章總則
第一條：為規範公司企業資源規劃（以下簡稱erp ）系統的管理，有效實施資訊化，特制定本制度。
第二條：erp 系統是建立在資訊科技基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策執行手段的管理平台。它將企業內部所有資源整合在一起，對採購、生產、成本、庫存、銷售、財務、質量進行規劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。
第三條：erp 系統各崗位人員的職責管理除公司有特殊規定外，皆按本制度執行。
第四條：erp系統各崗位的考核將以本制度為依據，納入公司考核體系。
第五條：信管部，作為erp 系統的管理部門，負責協調各項關係，為專案的實施提供資源保障。各部門負責人對本部門資料錄入的準確性和及時性負責，和信管部一起，對整個erp 專案實施負總責。
第二章內容
第一條：我公司erp 系統分為採購、銷售、應收應付、存貨系統、生產管理、受託加工、委託加工、質量管理、成本管理及整合帳務、固定資產等模組。
第二條：信管部結合各部門情況制定出各模組操作規範並說明各模組主要業務流程、各流程操作步驟和方法、以及操作注意事項和常見問題解答，用於各崗位操作參考和培訓新進員工，並在使用過程中使系統不斷趨向完善。
第三條：操作人員在操作過程中如遇到問題應先查詢操作手冊（軟體幫助——在軟體使用介面按f1 鍵），如不能解決，應及時通知信管部人員解決。
第四條：信管部負責解決操作使用者提出的與系統有關的所有問題並將問題、需求分門別類的收集、歸檔、統計、分析，建立起可行的知識體系。
第五條：erp 系統是一項管理的系統工程，具有高度上下級的關聯性，erp 系統各崗位人員都既是上層資料的使用者又是下層資料的提供者。對上層資料，如發現錯誤必須向相關人員報告並暫停與此有關的工作，並跟蹤問題解決情況，直至資料正確；同時做好自己這部分資料，為下層操作人員提供服務，解答下層資料使用者提出的質疑，確保資料正確。
第六條：erp 系統各崗位人員應保管好自己的帳號及密碼，不得將自己的帳號及密碼透露給他人使用。
第七條：erp 系統操作人員離開工作崗位時，必須及時退出系統，避免占用系統模組埠。
第八條：各崗位操作人員都必須按自己所屬崗位執行erp 相關操作，製單人員與審核人員要求不能為同一人。
一）製單人員管理規定：
1 、製單人員應在指定的時間認真、實時編制單據，編制過程中要細心，並對自己所編制單據進行自檢，保證單據的準確性和及時性；
2 、製單人員許可權發生變動時，申請人填寫《erp使用者許可權申請表》，交總經理及公司領導審批後，信管部的管理員在erp系統中進行更改。
二）審核人員管理規定：
l 、審核人員嚴格按《 erp製單任務及工時統計、檢查內容》 對製單人員所編單據進行實時審核，並對自己的審核工作負責，如發現製單人員資料錄入錯誤，應及時調整錯誤資料，避免錯誤資料影響到下游工作部門。
2 、審核人員許可權發生變動時，申請人填寫《 erp 使用者許可權申請表》 ，交總經理及公司領導審批後，信管部的管理員在erp 系統中進行更改。
第九條：手工單據管理要求：
1 、手工單允許使用的情況；
1 ）當印表機出現故障、停電、網路不通或列印模板出錯導致不能正常列印領料單、採購收貨單、進倉單時，應及時通知信管部，由信管部確認修復所需時間，如當時不能解決可先使用手工單據，但單據上需要信管部人員簽字確認。同時信管部應在兩小時內解決非硬體性故障並通知列印人員進行列印，將手工單據附於手工單後，並在列印單據上填寫相應的手工單據號。
2 ）非正常工作時間因裝置出現緊急維修所產生的採購，應**請示公司總經理，經批准後，方可先由相關人員手工記錄其採購、入庫及領用過程，並12 小時內通知相關部門核實情況，經確認後在erp 系統中補錄單據並列印，同時將手工單據與列印單據一一對應並在列印單據上填寫手工單據號，同時通知下游崗位補錄erp 單據。
2 、手工單據使用的流程：在允許填寫手工單據的情況下，相關部門負責人應安排相應的人員填寫手工單據，相應的審核人員審核簽字後方可執行下一步操作。如該工作影響下游工作在erp 系統中的執行，下游工作部門應同樣先以手工單據進行處理，此類單據應於12 小時內在erp 系統補錄完成。
同時將手工單據附於列印單據後，並在列印單據上填寫相應的手工單據號，同時通知下游崗位補錄erp 單據。
3 、手工單填寫要求及規範：手工單應經具相應許可權審核人簽字確認，所有單據必須按erp 設定的崗位填寫完整，如果不符合要求，即：若出現制單人（錄入使用者）與部門主管（審核使用者）為同一人的情況，下游人員拒絕執行並通知信管部人員，同時由此引發的責任由單據審核人員負責。
4 、若製單／審核中有乙個環節的人員不在崗或兩個環節的人員均不在崗，則由該部門負責人指定該部門相應的製單／審核人員。
5 、若部門負責人無法指定相應的臨時操作人員，則由該部門負責人同意後，方可開具手工單，該部門的相關人員在回崗後應將該手工單于12 小時內錄入erp 系統，並將手工單附於補錄的列印單後。
第十條：調整資料管理要求：
1 、物料清單的定額調整：應由工藝人員做好調整後的物料清單經由部門經理報總經理審批後，信管部的人員方可根據該調整更改erp 系統內的物料清單。
2 、收發存的誤差調整：在財務核對後找出相應的差距經由部門經理報公司領導審批後，信管部的人員方可在erp 系統內進行調整。（必須確認為非人為錯誤造成的差距）
第十一條：反審核單據管理要求：
1 、製單人員完成操作後，審核人員進行審核時發現錯誤，可及時在部門內刪除該錯誤資料進行重新製單，或要求制單人更正。
2 、審核人員完成審核進入下游單據時，下游單據人員發現該單據出現錯誤，則應及時要求其上游單據的編制和審核人員立即更正，並說明相關的原因。
第三章 erp系統資料修改流程
erp系統資料的修改應嚴格按照以下流程圖有序進行，基本分為許可權修改、貨品資料修改、往來單位修改。申請人填寫相應的申請表後，由其所在部門負責人簽字確認，經逐級審批後，方可交信管部的人員執行；若發生緊急情況急需修改系統資料，相關人員應及時**請示主管領導，並在於12 小時內及時補填辦以上手續；erp 管理員未接到主管領導的緊急通知或審批過的申請表不得隨意修改系統資料，若隨意修改，造成後果及損失一律由其本人承擔。
1 、流程說明（包括修改貨品資料、往來單位資料、操作員許可權的增加或減少）
l ）本人提出申請，到信管部領取erp 申請表。
2 ）本人在申請表中填寫申請資訊，其中包含部門、申請人、申請日期、申請詳情等。
3 ）部門負責人意見
4 ）總經理審核意見
5 ）公司領導批准意見
6 ）管理員執行
7 ）申請人確認執行結果
8 ）信管部將該**統一編號並歸檔。
2 、附表
表3 -1
erp使用者許可權申請表編號
備註: 1、本**的申請流程請參照系統資料修改流程說明。
2、本表中資料內容請填寫詳細，便於有效執行。
表3-2
erp往來單位變動申請表編號
備註: 1、本**的申請流程請參照系統資料修改流程說明。
2、本表中資料內容請填寫詳細，便於有效執行。
表3-3
erp貨品資料變動申請表編號
備註: 1、本**的申請流程請參照系統資料修改流程說明。
2、本表中資料內容請填寫詳細，便於有效執行。
第四章懲罰辦法
一、考核部門：信管部於次月10日將上月考核資料交總經理審批後執行相應的獎懲措施。
二、考核職責：
1 、部門負責人考核職責：
l ）業務部門負責人負責對本部門單據錄入、審核的及時性、準確性進行考核，並提供考核依據。
2 ）財務部門負責人負責對財務資料錄入、審核的及時性、準確性進行考核，並提供考核依據。
2 、資訊管理部考核職責：負責對財務及業務各模組單據錄入、審核的及時性、準確性進行考核，並提供考核依據。
三、懲罰內容：
（一）單據錄入及時性：
1 、《erp崗位職責》 要求各部門按該時間點完成，如各項硬體軟體環境均執行正常而錄單不及時，一張單據罰款10 元。
2 、手工單據在特殊情況下己實施完畢，但未能在12 小時內補錄erp 單據，則每張單據罰款10元。
3 、每月26日，信管部清查未執行的單據，確認該單據屬於當月應執行但未執行，一張單據罰款10元。
（二）資料錄入正確性：
1 、下游單據在製單過程中引用上游單據資料時，發現其資料錯誤導致下游工作無法繼續，由其通知信管部人員進行核實情況，如情況屬實，則每張單據罰製單人員5元，審核人員10元。
（三）erp帳號許可權：
1 、超過部門所屬模組使用其他部門帳號製單或審核單據者，每發現一次對其處以20元/次罰款。
（四）手工單據填寫規範性：
手工單據未按管理規定要求填寫，如製單人與主管領導屬同一人簽字，由信管部查實該情況後，制單人罰款10 元，主管領導20 元。
（五）安全管理：
erp 系統各崗位人員應保管好自己的帳號及密碼，不得將自己的帳號及密碼透露給他人使用，若透露給他人所造成的損失，由透露方承擔相關的責任，同時對其處以100 元／次的罰款。
（六）結賬工作或調賬：
1 、財務部負責業務端及財務端結賬，月結賬應為每月10日下班之前結上月帳，季結賬應為下季度首月的12日下班之前結上個季度的賬（年結賬除外），若未在規定時間內完成結賬的，每發生一次扣200 元。
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