1.目的
為規範公司所有物料的採購活動，以保證產品質量，確保**及時，滿足生產和客戶需求，特制定本管理制度。
2.適用範圍
本制度適用於所有採購的管制。
3.權責
3.1. 申購部門：負責核實所需採購物料，並提出書面申請。
3.2. 採購部：負責採集、評定**商，簽署採購協議，諮詢**，採購物資，整理儲存好相關憑證及單據。
3.3. 品管部：負責驗收採購產品的質量符合相關標準和要求；負責審核包材設計決方案。
3.4. 倉庫部：負責採購物資的質量、品種、數量、重量等進行驗收及保管
4.內容
4.1. 採購物資分類：
4.1.1. 採購物資分為a、b兩類。
4.1.2. a類物資：化工原料、包裝材料。
4.1.3. b類物資：少量的零星或對產品質量無直接影響的採購物資，如收縮膜、封口膠、包裝袋及辦公用品等物料。
4.2.採購原則：
4.2.1.大宗物資的採購原則：固定**商，建立長期的合作關係，可得到**上的優惠，物資質量上的保證，以及獲得短期的融資資金。
4.2.2.非大宗物資的採購原則：採取貨比兩家以上的原則，提供兩家以上的供貨單位，便於財務核價。
4.2.3.不可比物資的採購原則：由總經理確認**商後，採購員實行定點採購。
4.2.4.**商（除零星採購外）在簽訂《採購合同》時須提供蓋紅印的營業執照影印件，對包材**商提供傳真件和原料**商須每次送貨附帶蓋有紅印的「原料檢驗報告」。
4.3．包裝材料的採購
4.3.1.
包材採購流程：業務員根據與客戶確認的包材，填寫《申購單》，經總經理簽字審核送採購部，與業務部聯絡，請客戶和設計提供包材的樣品和光碟，向**商詢問**，並要求**商提供**表，將**資訊及時反饋到總經理，由總經理**給業務人員，業務人員與客戶溝通，確認包材的**和確定**商後，提供包材樣板和光碟以及設計方案，要求**商打版，打版以後要求品管部審核和業務確認；**和樣板確認無誤後， 與**商簽訂採購合同，明確包材名稱，規格型號，數量、單價、交貨日期、交貨地點，貨款支付方式，違約責任，索賠等內容；（根據情況增減合同條約）。
4.3.2. 採購結束後，將《申購單》上交財務；《申購單》以電子版的形式存檔，以便業務跟單員、業務部負責人、總經理、財務、採購等相關部門查閱。
4.3.3.
包材入庫後如包材有延期交貨，交貨數量不足或交貨數量超出合同約定數量，包材檢驗不合格等異常情況時，須當天向總經理匯報並寫在工作日記（電子版）。同時向**商發出書面及**通知，**商到達現場後對《包材來料檢驗報告》簽字，採購員將原件連同採購合同裝訂一起儲存，同時向總經理匯報，由總經理做出決定。
4.3.4.包材的入庫參照《包材倉庫管理制度》。
4.3.5.
包裝材料的付款，必要時提供《收據》到財務，財務部審核後將按照《採購合同》中約定的付款方式，辦理付款事項。告知業務員包材的採購情況，及時通知業務員填製《劃賬憑證》。參照《財務部管理制度》。
4.4.原材料的採購：
4.4.1.生產部計畫員提出採購申請的依據：原材料最低庫存量（原料倉庫人員簽字）和本次生產用量。
4.4.2.
《原料申購單》流程：每天10點前計畫員下單，由計畫員列印兩張申購單，原料倉管員進行查實原料實庫存，10點鐘由計畫員遞交技術主管審核採購數量、產地，12點前計畫員將《原料申購單》原料倉和採購員各乙份，由採購員進行詢價、填單、確定交貨時間，每天16：30前完成，交採購主管審核，由採購主管將資料遞交財務主管。
4.4.3. 採購部詢問**商的**，查詢**商的檔案資料，確認**商的信用額度，要求**商提供原材料的樣品。
4.4.4.
《採購合同》簽訂：確定**商後，與**商簽訂《採購合同》，明確合同內容：貨物的品名、品質、規格、數量、包裝、檢驗驗收、單價、總價、裝卸、運輸及保險、貸款的支付、爭議的預防及處理。
簽訂購合同，意味著雙方形成交易的法律關係，應承擔各自的責任義務，供貨商按約交貨，採購方支付貨款（付款方式一般採用月結）。
4.4.5. 原材料的入庫參照《原料倉管理制度》。
4.4.6. 原材料的付款參照《財務部管理制度》。
4.5.零星物品的採購
4.5.1.零星物品的採購流程：填寫一式兩份的《訂貨通知單》，乙份留財務部，乙份送採購員，作採購的依據，《申購單》上必須有部門主管、財務主管、總經理簽名。
4.5.2.
零星物品到公司後，採購部通知倉庫接收，並辦理的入庫手續，開具我廠《低值品採購進倉單》、《低值品領用出庫單》。倉庫管理員要核對《送貨單》與所採購的物品是否一致，包括：物品名稱、規格型號、數量等。
4.5.3. 採購部要將不合格物資的退回**商，不夠數量要求對方補足。
4.5.4. 零星物資的付款流程按《財務部管理制度》
5.包材採購流程圖：
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6．原材料採購流程圖： [, , , , , , , , , ]
7. 零星物品的採購流程圖： [, , , , , , , , , , , ]
8.注意事項
8.1. 採購部應及時督促供方按時交貨，當交貨期發生變更時，應重新確定交貨期，並及時通知有關部門，以便及時調整生產計畫，減少由此帶來的損失。
8.2.與歷史**比對；與同類物資**比對；網上查詢同類物質**。**相同的情況下，本著優質量和就近採購的原則。**不相同的情況下，要考慮運輸費用以及時間的影響。
8.3.採購部整理所有單據：
《申購單》、《送貨單》、**商的《**表》、本廠《低值品採購進倉單》、《低值品領用出庫單》、《傳真》、《合同》和不合格包材的《來料檢驗報告》、《原料檢驗報告》等資料，採購部必須有專人負責並按月及批次分別進行整理和儲存。每月底進行a、b分類裝訂後在下月5日前遞交行政存檔。
9.引用檔案
9.1.《包材倉庫管理制度》
9.2.《財務部管理制度》
9.3.《原料倉管理制度》
10.使用表單
10.1.《申購單》
10.2.《送貨單》
10.3.《收據》
10.4.《採購合同》
10.5.《劃賬憑證》
10.6.《來料檢驗報告》
10.7.《原料申購單》
10.8.《原料採購進倉單》
10.9.《原料領用出庫單》
10.10.《原料檢驗報告》
10.11.《低值品採購進倉單》
10.12.《低值品領用出庫單》
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