監理資訊資料是考核監理工作的重要依據，監理辦應作為一項重要工作認真抓好。監理工程師與業主、承包人或指定分包人之間有關工程質量、進度和費用的一切往來函件和報表均應分類編號歸檔儲存。為使監理辦監理資訊資料的管理有所依循，特制定本制度。
1、在施工監理服務過程中，必定有大量的函件往來，這些函件大都與工程質量，進度和費用有關，均應妥善進行保管。一切往來函件應分類編號、存檔儲存，以備解決工程延期、索賠、合同糾紛以及施工監理責任時使用，也是積累工作經驗的重要方法之一。
2、監理文書分類
2.1 行政檔案
（1）監理工程師與業主之間來往的函件；
（2）監理工程師與承包人之間來往的函件、書面協議、申請批覆；
（3）監理工程師與技術專家之間的函件；
（4）監理機構內部往來的函件、請示報告、報告批覆；
（5）監理工程師與第三方之間的來往函件、協議；
（6）工程監理月報、日誌、會議記錄、會議紀要；
（7）監理工作計畫、統計資料；
（8）關鍵工程、形象工程、重要部位或隱蔽工程的**、錄影資料。
2.2 合同管理檔案
（1）招標檔案（分為國際、國內兩種文版）和補遺書；
（2）投標書及附件；
（3）合同協議書（業主與承包人、指定分包人之間）；
（4）分包合同檔案；
（5）轉讓合同檔案；
（6）業主與監理間的服務協議檔案；
（7）投標擔保檔案；
（8）履約擔保檔案；
（9）動員預付款擔保檔案；
（10）保險檔案；
（11）工程變更申請與批復檔案（圖紙另存）；
（12）工程延期申請與批復檔案；
（13）索賠申請與批復檔案；
（14）違約與爭端處理檔案；
（15）**、單價的變更申請與批復檔案；
（16）合同外工程方面的檔案；
（17）其他有關合同管理的檔案。
2.3 工程進度監理檔案
（1）工程開工令；
（2）工程暫時停工令；
（3）工程復工令；
（4）工程開工申請；
（5）業主、監理有關進度計畫方面的檔案；
（6）工程專案旬、月、年、總體計畫進度與實際進度方面的檔案；
（7）其他有關進度方面的檔案。
2.4 工程質量監理檔案
（1）施工組織設計檔案；
（2）變更設計圖紙；
（3）現場指令（包括工程師通知單、備忘錄）；
（4）工程質量報檢、抽驗（抽檢）記錄；
（5）工程質量報驗、驗收記錄；
（6）工程材料試驗、配比試驗、抽檢記錄；
（7）工程施工記錄；
（8）施工設計圖；
（9）工程竣工資料（設計圖紙、工程驗收、工程移交、缺陷責任期檔案）；
（10）業主、監理、承包人之間有關工程技術和工程質量方面的檔案。
2.5 工程費用監理檔案
（1）有關工程費用監理方面的資料、檔案；
（2）合同內、外工程計量原始、彙總憑證；
（3）各類支付證書，及相關附表；
（4）工程保險單及付款收據；
（5）工程工作量進度月報；
（6）其他有關工程費用支付方面的資料、檔案。
3、監理檔案的收發
3.1收文處理程式
（1）簽收：文秘收到檔案後先進行認真核對，無誤後簽收；
（2）登記：按來文單位、文號和函件性質分類，並將檔案標題、編號、份數填寫清楚；
（3）送審：根據檔案內容附檔案會簽單送領導審批、閱處；
（4）傳遞：文秘根據領導批示，將檔案送交承辦人處理；
（5）承辦：承辦人應根據領導批示認真及時辦理，對需要多部門或多人辦理的檔案，由主辦部門或主辦專業工程師牽頭辦理，其他部門或其他專業工程師會簽。
3.2 發文處理程式
（1）監理辦的正式檔案，文稿先經主管監理工程師審閱簽字後，附全必要資料，送交總監理工程師簽發。文秘根據領導批示對檔案進行編號後列印；
（2）監理檢測、試驗及承包人申報材料按分工由承辦專業工程師直接辦理，需總監理工程師簽認的，也先由專業工程師審簽後再送總監理工程師簽認；
（3）正式檔案需加蓋公章或領導簽字後再行分發，同時文秘要將文稿原件和有關材料以及乙份正本存檔。
（4）正式行文要求在格式化、規範化，注意文風，主送、抄送、抄報單位要準確。
4、資料檔案保管
（1）所有檔案應按以上分類分別存檔，並編寫目錄、索引，以便查閱，並按iso9001管理規定編號，即hj/mp-001（按分類編號）-001（分卷編號）-001（每個檔案編號）
（2）監理檔案、資料檔案應每半年歸檔整理一次，列出檔案清單。一年進行一次立卷儲存。立卷時按檔案分類、按發文單位的檔案序號排好，登記核實無誤後，視檔案薄厚分別立卷，一般小件50份，大件30份，特厚檔案可單獨成捲。
5、文件查閱
（1）專業工程師及其以上人員可直接查閱，其他監理人員需經專業工程師同意後方可查閱；
（2）監理辦以外的人員查閱需經總監理工程師同意；
（3）所有監理檔案、資料檔案要嚴格遵守保密制度，不經同意不得外借，非監理工作需要不得影印。
6、資訊反饋
監理辦遠離公司機關，為使公司機關及時了解各派出監理組織的有關資訊，要求定期或不定期的向公司反饋一些重要監理活動資訊。
6.1 資訊反饋的主要內容
（1）監理月報，在上報業主的同時，報公司乙份；
（2）向公司推薦1-2份編寫較好地施工組織設計檔案；
（3）向公司報告被監工程的新工藝、新技術、新產品；
（4）向公司報告被監工程關鍵工程技術，技術難題及解決辦法，消除重要工程隱患的方法；
（5）向公司報告工程事故及處理結果。
6.2 反饋的各種資訊檔案資料，要求清晰、齊全、通順。
6.3 資訊資料的傳遞方法，文字資料可採用郵寄的方法，也可採用電子信箱傳遞方法。
6.4 資料歸檔
6.4.1監理辦每月組織檢查接收監理人員抽檢資料對已完工工序抽檢資料及時歸檔，未完工程或已完而缺檢測結果的資料暫由填寫人保管。資料歸檔到監理辦要按資料檔案保管進行保管.
6.4.2 工程**拍攝和歸檔：每項隱蔽工程隱蔽前必須拍攝影像資料歸檔並編寫說明，分類按專案歸檔保管。
7、請各監理人員在執行過程中提出修改意見，以便不斷完善本制度。
附件：檔案收發記錄表
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