為加強行政管理，有效地控制成本費用，促進辦公裝置管理規範化，特制定本制度。
1 辦公文具
1.1 辦公用品、用具的劃分
1.1.1 辦公用品一般是指辦公所需要的而價值在50元以下的低值易耗品，包括：釘書機、打孔機、曲別針、大頭針、膠水、修正液、裁紙刀、筆墨紙張、練習薄、報告紙等。
1.1.2 辦公用具通常是指辦公所必備的而價值在50元以上2000元以下的耐用消費品，包括：計算器、辦公桌、椅、檔案櫃、資料櫥、保險櫃等。
1.2 辦公用品的領用管理
1.2.1 各部門於每月20日前根據已批准的預算將下月所需用的辦公用品填寫《物料請購錶》，經部門經理簽字確認後報人事行政處。
人事行政處進行綜合平衡並派專人按計畫集中購買，並對其所購買的各類物品進行登記管理、統一發放。辦公用品原則上每月購買一次。
1.2.2 各部門於每月5日指定專人到人事行政處領取辦公用品，領取辦理領用登記。
1.2.3 各部門不得擅自購買辦公用品，如遇特殊物品需要部門自行購買的，須經人事行政處審核同意後進行，否則不予報銷。
1.3 辦公用具的領用管理
1.3.1 新進人員到崗，由所在部門向人事行政部門提出申請，由人事行政處根據其工作崗位需要發放辦公用品。
1.3.2 人事行政處應建立耐用辦公用具借（領）用台帳，每位員工借（領）用辦公用具全部登記在冊，做到帳物相符，便於管理。
1.3.3 員工所借（領）用的辦公用具須加以愛護。若人為損壞者，將按公司有關制度予以處罰，若有丟失者，由所在部門提出丟失報告，根據責任輕重，金額大小，新舊程度等情況進行賠償。
1.3.4 凡員工離開公司或調離工作崗位，必須將借用的辦公用品、用具按台帳清單交還人事行政處後，方能辦理有關手續。
2 辦公裝置
2.1 **使用及管理要求
2.1.1 **的使用
2.1.1.1 在同一辦公樓內有內線**的，須使用內線**聯絡。
2.1.1.2 對外使用**應「長話短說、簡明扼要」。禁止撥打聲訊或私人**。
2.1.1.3 撥打國內長途或國際長途，要求事先擬好通話提綱，從嚴控制時間。開通國內長途或國際長途的**，須安裝使用ip盒。
2.2 **管理
2.2.1 各部門的**由部門主管指定專人負責管理；國內、國際長途由總經理秘書負責管理。
2.2.2 各部門核定**費使用限額。人事行政處監督其費用限額。
2.2.3 各部門的**費嚴格按限額使用，若發生超支現象，超支部分由部門主管承擔30%，另外70%由該部門成員承擔。
2.2.4 通話中嚴格遵守《保密制度》，禁止洩露公司機密。
2.2.5 **發生故障由人事行政處負責排除。
2.3 影印機使用及管理要求
2.3.1 影印範圍
2.3.1.1 與公司工作有關的檔案、資料、圖紙、報表等；
2.3.1.2 不得影印公司外的與業務無關的資料。
2.3.2 使用程式及要求
2.3.2.1 各部門每月向人事行政處領取影印紙，影印紙由部門指定人員管理並作用途登記。
2.3.2.2 凡是帶密級的檔案、資料影印（如：各類合同、協議、招投標檔案、財務和人事報表、資料等），須填《影印申請表》，由總經理或部門經理批准同意後影印。
2.3.2.3 在公司內部使用的各類**、部門之間傳閱的備忘錄等可用二手紙（注意：二手紙不應有洩密內容）
2.4 管理要求
2.4.1 影印請節約用紙。
2.4.2 影印機由人事行政處統一管理，人事行政處對影印機使用過程進行監督檢查。
2.4.3 嚴格遵守公司保密制度，在影印中，違反保密制度和使用管理要求者，將按公司有關規定予以處理。
2.5 傳真機、e-mail使用及管理要求
2.5.1 傳真機使用及管理要求
2.5.1.1 凡接收方有e-mail位址並能採用網路進行檔案或資料傳遞時，盡量不使用傳真。
2.5.1.2 傳真機由使用部門負責管理，嚴格按照說明書要求真確使用，定期維護保養，發生故障時應及時通知人事行政處聯絡維修人員進行維修。
2.5.2 e-mail使用及管理要求
2.5.2.1 重要檔案收發須使用公司註冊郵箱，嚴禁使用其它免費或個人郵件。
2.5.2.2 嚴格遵守保密制度，凡在傳真、e-mail收發中違反保密制度者，將按集團《保密制度》的有關規定予以處理。
3 計算機
3.1 電腦硬體配備申請審批程式
3.1.1 各部門根據需要填寫《電腦裝置購買申請審批表》,由部門經理簽字後交至人事行政處。
3.1.2 人事行政處作審核後交總經理審批。
3.1.3 總經理批准後,由人事行政處負責選型購買或調整相應的裝置並配備到申請部門,之後進行簡單的現場使用指導。
3.2 電腦使用管理
3.2.1 軟體維護及病毒防治
3.2.1.1 電腦操作人員的要求
3.2.1.1.1 裝有軟碟機的微機，在使用軟盤前應對軟盤進行防毒工作。
3.2.1.1.2 任何電腦需要安裝軟體時，由相關負責人提出書面報告，經部門經理同意後，由系統維護員負責安裝。
3.2.1.1.3 任何人員不得擅自安裝電腦遊戲軟體。
3.2.1.1.4 儲存在電腦裡的重要檔案應作好備份，備份用的軟盤、光碟由專人負責保管,以免丟失。
3.2.1.1.5 任何人員未經許可，不得使用他人的電腦。
3.2.1.1.6 及時公升級防毒軟體，並定期對電腦進行防毒。
3.2.1.2 系統維護員的要求
3.2.1.2.1 負責所轄範圍內電腦病毒及遊戲軟體的檢查、清理工作。
3.2.1.2.2 及時處理所轄範圍內各部門的電腦軟體故障，對部分較特殊的故障做好記錄。
3.2.1.2.3 每月檢（抽）查所轄範圍內各部門的電腦軟體保養情況。
3.2.1.2.4 每季度用防毒軟體對所轄範圍內各部門的電腦進行一次病毒檢查，發現病毒及時查殺。
3.2.1.2.5 每季度認真檢查一次所轄範圍內各部門的電腦硬碟，及時發現並清理與工作無關的軟體，特別是各類遊戲軟體。
3.2.1.2.6 每次維修或檢查完後要認真填寫《電腦軟硬體維護日誌》。
3.2.2 硬體維護及保養
3.2.2.1 電腦操作人員的要求
3.2.2.1.1 除系統維護員外，任何人員不得隨意拆卸所使用的電腦或相關裝置。
3.2.2.1.2 各部門電腦操作人員應定期(每月一次)清理各自所用電腦及外設的表面塵土,確保所使用的電腦及外設始終處於整潔和良好的狀態。
3.2.2.1.3 機器處於開機狀態時，嚴禁搬動機器，以免造成硬碟損壞。
3.2.2.1.4 每天下班檢查並關掉各自使用的電腦及外設的電源。
3.2.2.1.5 電腦及外設有故障時及時與系統維護員聯絡。
3.2.2.2 系統維護員的要求
3.2.2.2.1 系統維護員在拆卸微機時，必須採取必要的仿靜電措施。
3.2.2.2.2 系統維護員在作業完成或準備離去時，必須將所拆卸的裝置復原。
3.2.2.2.3 及時處理所轄各部門的硬體故障，對部分較特殊的故障送有關單位維修。
3.2.2.2.4 每月檢(抽)查所轄各部門的電腦硬體保養情況。
3.2.2.2.5 每季(每季第一周)仔細檢查各部門工作站及外設，發現問題及時維修。
3.2.2.2.6 每次維修或檢查完後要認真填寫《電腦軟硬體維護日誌》。
3.2.3 電腦裝置檔案管理
3.2.3.1 由諮訊處經理編寫《電腦裝置管理檔案》，並經常更新、維護該檔案。
3.2.3.2 由諮訊處經理編寫《電腦裝置購買申請審批表》。
3.2.3.3 由諮訊處經理編寫《電腦軟硬體維護日誌》。
4 相關附件
4.1 《電腦裝置購買申請審批表》
4.2 《電腦軟硬體維護日誌》
4.3 《電腦裝置管理檔案》
4.4 《物料請購錶》
辦公裝置管理制度
為規範日常辦公用品的採購 使用和保管，節約不必要的費用開支，降低成本消耗。現本著勤儉節約的原則，就辦公用品有關事宜規定如下 一 採購 印刷品印製 1 公司日常所用辦公用品，應由行政辦公室負責統一採購，經批准購買專屬辦公用品或工索具應由行政辦公室派員陪同。2 各部門所需辦公用品，應按 購物申請清單 中...
辦公裝置管理制度
4.2.3.1.4 接收e mail的時，須使用防毒軟體徹底查收郵件無病毒後，才能開啟郵件以免帶入病毒影響公司計算機網路。4.2.3.1.5 禁止私自更改計算機的ip位址，以免影響網路上其他計算機的正常工作。4.2.3.1.6 電腦使用人在利用網路給其他員工共享檔案須設定密碼，以免被他人給破壞。4....
辦公裝置管理制度
第一章總則 第一條為了加強公司辦公裝置的管理，確保合理有效使用，特制訂本制度。第二條本制度中的辦公裝置包括以下 計算機 印表機 影印機 掃瞄器 傳真機 機等。第二章辦公裝置的申請 第三條因工作需要購買辦公裝置的部門於當月20日前提出辦公裝置需求申請，報辦公室 財務部 主管副總審核批准後，由辦公室統一...