1、目的
為規範公司各類管理檔案的起草、審核、發布以及歸檔程式，結合公司的管理需要，特制定本制度。
2、適用範圍
本制度適用於公司內部各職能部門、各區域和各店。
3、職責許可權
綜合管理中心是公司公文處理工作的管理機構，負責公司公文的收發、分辦、傳遞、審核、催辦、印刷、用印、立卷、歸檔、銷毀等工作。凡各部門正式發文（紅標頭檔案）均應經綜合管理中心進行審核。
4、公文管理
（一）發文形式及規則
公司行文分為正式行文和業務便簽兩類。（模板見附件）
1、凡是制度性的、指導全公司工作的重要決定、決議、公告、通告、通報、通知等檔案，都要以公司名義下發正式行文。要求公文要一律加蓋公章。
2、凡是公司各部門及區域和店面開展日常工作中的一般性通知、匯報和請示、溝通類檔案一律使用公司內部業務便簽。
3、簽發後的公文，未經簽發人同意不得擅自改動。
（二）發文處理流程
1、公文處理流程：
（1）各部門發文代字統一使用「內阿字」，由綜合管理中心統一編號；公司會議紀要使用「內阿紀字」，另編序號；呼市區域發文代字使用「內阿呼字」，自行編號登記。
（2）綜合管理中心負責對起草檔案的發文形式、規則及公文格式進行審核，審核通過後方可呈領導審批。
（3）各部門發文須經綜合管理中心加蓋公章後方可印發，未加蓋公章的檔案視為無效。
（4）檔案起草、審核及審批流程均須統一填寫發文審批單，檔案下發前將發文審批單及檔案原件交由綜合管理中心整理存檔。
2、業務便簽處理流程：
公司內部業務便簽不編制文號，審批通過後由發文部門自行整理存檔。
（3）收文處理流程
外來檔案經綜合管理中心簽收後，應填寫《外來檔案批辦單》，並轉到各相關部門簽字填寫處理意見。各部門對於接辦的公文應抓緊辦理，不得延誤、推諉。綜合管理中心負責公文的催辦、查辦，對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執**況。
（四）公文歸檔及銷毀
1、公文辦理完畢後，及時將公文的正本和有關材料整理立卷，個人不得儲存應歸檔的公文。
2、對已辦理完畢的各類公文、資料，要根據儲存價值和歸檔要求，綜合管理中心應當每年6月及12月分別進行整理歸檔一次，保證檔案資料的安全、完整。
3、對沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑑別和主管領導批准，要定期進行銷毀。銷毀涉密公文，應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失，不漏銷。
（五）附則
1、本制度自下發之日起執行。
2、各部門、各區域、各店面按照給定的模板行文。
3、本制度由綜合管理中心制定並負責解釋。
一、公文格式
（一）公文由發文單位標識、發文字號、標題、主送單位、正文、附件、成文時間、印章、主題詞、抄送抄報單位、印發單位和印發日期等部分組成。
（二）發文單位標識應當使用發文單位全稱或者規範化簡稱後加「檔案」二字組成。統一使用小一號宋體字。
（三）發文字號包括所在部門代字、年份、序號。發文字號一般在發文單位標識下空2行，用3號仿宋字型。所在部門代字應使用規範化簡稱，年份、序號用阿拉伯數字標識，年份應標全稱，用六角括號「〔 〕」括入，序號不編虛位，不加「第」字。
（四）公文標題應該準確簡要地概括公文的主要內容，並標明公文種類，一般應當標明發文單位，公文標題中除法律、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題應在反線下空兩行，用小二號宋體字，可分一行或多行居中排布，回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
（五）主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。
（六）公文如有附件，應當在正文之後、成文時間之前註明附件順序和名稱。草擬公文時，應將附件內容填寫在專用稿紙的「附件」欄內。附件在正文下空一行，左空2字用三號仿宋字標識「附件」二字，後標全形冒號和名稱。
附件如有序號需使用阿拉伯數字（如「附件：1附件名稱後不加標點符號。
（七）成文日期以負責人簽發的日期為準，成文日期三號仿宋體標識右空四個字，用漢字將年、月、日標全，「零」寫為 「○」。
（八）檔案應當標註主題詞。上行文應當按照上級單位的要求標註主題詞。
（九）抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位（個人），應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。
（十）抄報單位指發文單位的上級單位或領導。
（十一）單位制發的公文在落款處不署發文單位名稱，只標識成文日期。加蓋印章應上距正文一行之內，端正、居中下壓成文日期。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文日期上。
當印章下弧有文字時，印章中心線壓在成文日期上。
（十二）當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得採取標識「此頁無正文」的方法解決。
（十三）二頁以上（包括二頁）公文，需在公文下邊距居中標明頁碼。
（十四）公文用紙一般採用國際標準a4型（210㎜×297㎜），左側裝訂。頁邊距具體為：上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm。
二、公文種類
（一）通知：主要用於日常工作安排，發布行政措施，傳達上下級部門辦理和需要周知或者執行的事項，任免和聘用管理人員等。
（二）通告：在一定範圍內公布應當遵守或周知的事項。
（三）決定：對公司經營管理中重大行動或重要事項的判定。
（四）報告：向上級匯報工作，反應情況，提出意見或建議，答覆上級領導或單位的詢問。
（五）批覆：答覆下級單位、部門的請示事項。
（六）意見：對重要問題提出見解和處理辦法。
（七）請示（申請）：向上級領導或部門請求某具體事項的批准或請示某具體事宜的答覆。
（八）工作匯報：階段性工作總結報告與特定事項的報告。
（九）會議紀要：記載、傳達會議情況和議定事項。
（十）函：平行單位、不相隸屬單位之間商洽工作、進行業務聯絡等事項。
三、行文方式與規範
（一）上行文：下級部門向上級部門的行文稱為上行文。上行文應當主送乙個上級部門；如需其他相關的上級部門閱知，可以抄送。上行文常用文種：請示。
「請示」應當一文一事；一般只寫乙個主送單位或領導。需要同時送其他單位或領導的，應當用抄報形式，但是不得抄送其下級單位。
（二）下行文：上級機關向所屬下級機關的行文稱為下行文。
行文規則：各部門要根據各自職權範圍行文；部門之間對同一問題未取得一致意見，不得各自向下行文；向下級部門的重要行文，應當同時抄送發文部門的直接上級部門。
（3）平行文：同級部門或不相隸屬部門之間的行文稱為平行文。常用文種：函或通知。
××××××××公司檔案
××字〔2012〕1號
標題主送單位：
正文附件：１、
二○一二年一月一日
主題詞：
抄送：公司所屬各店、各部門
抄報：董事長
印發：××××××××公司
公司內部業務便簽
□指示、 □通知 、□批覆
請示、 □報告 、□函
××××××××公司
外來檔案批辦單
××××××××公司
發文審批單年月日
行政公文管理制度
二 公司級公文是指以公司名義發布的，是公司內部最具權威性的檔案，對公司各部門都具有普諞的效力 部門級公文是指以中心名義 部門 發布的公文，只對本中心 部門 本職能範圍具有效力。第三章公文格式 第八條公文格式包括問頭 正文 文尾三部分 第九條公文一般由秘密等級和保密期限 緊急程度 發文單位標識 發文字...
行政公文規範
縣人民 辦公室 關於行政公文格式規範的簡要說明 根據6月28日各鄉鎮黨政辦主任例會的要求，現將行政公文格式規範簡要說明如下，供各地 各單位在日常使用中參考。一 字型 公文標題 方正大標宋，二號字型 正文 方正仿宋，三號字型。其中的一級標題用方正黑體，二級標題用方正楷體，字型大小均為三號。正文中字型的...
行政公文格式
附件1 主要行政公文格式 1 適用文種 請示 意見 報告 議案 如涉密和緊急程度,按以下格式標註 秘密等級 保管期限 緊急程度 3號黑體 機密 年 特急 發文機關標識字型大小 小標宋，字型大小不大於14 21 其上可標註藏文 檔案 發文字號 3號仿宋。用六角括號，序號不編虛位簽發人 3號仿宋簽發人姓...