會議制度管理辦法

會議管理制度

第一條為及時研討處理公司在經營管理中存在的問題，明確工作的方向、提高工作效率、協調各部門之間的工作、保證企業決策並貫徹執行，特制定本制度。

第二條本制度適用於公司各種型別的會議。

第三條所屬控股公司可結合本企業實際，參照執行本制度。

第四條會議召開應本著精簡有序、高效、注重效果的原則進行，避免冗長低效。

第五條會議按不同級別和性質採用不同的召集辦法：

（1）公司董事會會議按相關公司章程的規定召集。會議由董事出席、監事列席，其他人員可根據會議議程由董事長指定出席或列席。會議一般由董事長主持，也可由董事長委託其他董事主持。

會議由董事會秘書負責組織落實會議通知、準備和記錄；

（2）公司總經理辦公會議由總經理決定召集或副總經理提議召集。公司總經理、副總經理、財務總監、董事會秘書出席，其他人員可根據會議議程由總經理指定出席或列席。會議一般由總經理主持，也可由總經理委託副總經理主持。

會議由辦公室負責會議通知、準備和記錄。子公司層面的總經理辦公會議按照同樣的模式執行；

（3）公司職能部門內部工作會議由職能中心經理/部門主任召集並確定出席及列席人選，職能部門經理/部門主任指定內部專人負責會議通知、準備和記錄。

（4）凡涉及多個部門負責人參加的各種會議，均須於會議召開前2-3天將會議申請報辦公室，由辦公室統一協調安排。

第六條會議通知的內容包括：會議的名稱，議題，時間，地點，參加人（出席/列席），需準備資料以及通知方法和途徑。重要會議應以書面通知的方法傳達。

第七條會議應於會議通知約定的時間召開，如議題改變、改期或取消，會議有關人員需提前通知，並根據本制度重新通知和布置。

第八條公司會議室由辦公室歸口管理。

第九條會務工作主要由辦公室承辦，其他部門主辦的會議，辦公室予以協助。

第一十條會議準備包括議題議程、主持人、記錄人、安排與會人員座次、將要下發的檔案、有準備的發言、對會議程序的**和對策。

第一十一條會議場所提前布置，保持整潔，所需儀器裝置提前到位並除錯正常。

第一十二條會場布置、會議材料、用品準備和會後處置由指定的會務人員負責，各種會議召開前辦公室聯絡落實會議準備事項，幾個會議同時進行的，由公司辦公室根據輕重緩急妥善安排，以免衝突。

第一十三條會議記錄員要在會議進行期間使用專用記錄本認真記錄，對會議進行全程或提綱式記錄，對結論性發言做重點記錄。需由與會人員在會議紀要上簽名的，記錄員須及時督促簽署。

第一十四條會議記錄員要在會議結束後24小時內整理原始記錄，需要形成會議紀要，交由主持人簽發並確定**部門/人員。會議紀要應編號、及時、規範，按分級管理要求分發、存檔、上報（也可通過電子郵件傳遞）。

第一十五條與會人員應提前到會，不得喧嘩，不得來回走動，不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應提前向會議召集人親自請假方可，緊急情況事先可以口頭請假。

第一十六條遲到、中途離席者應輕聲入、出席，盡量不干擾會議進行。與會人員應坐姿（站姿）端正，將手機關閉或調至振動狀態，禁止交頭接耳開小會。認真聽取會議內容並做好記錄。

第一十七條與會者到會必須有準備，均應保持良好的會風，注意言談舉止，發言力求言簡意賅。不可無故打斷他人的發言，不可對發言者吹毛求疵。

第一十八條涉及到秘密事項的會議與會人員負有保密義務，記錄員應在保密地方整理，並且嚴格按照主持人簽發的抄送人員傳送。

第一十九條無故遲到早退每項罰款10元，無故缺席會議，部門負責人以下人員罰款50元，部門負責人以上人員罰款200元，由會議召集人下達罰款通知單，違紀者24小時內到集團財務部或子公司財務部交罰金，違者雙倍從當事人工資中扣除。違反保密規定的按集團公司獎懲辦法有關規定執行。

第二十條辦公室負責對相關各種型別會議的執行與保密事項進行監督檢查。

第二十一條本制度辦公室負責制訂、修改並解釋。。

第二十二條本制度未盡事宜，執行國家有關法律、法規和公司的有關規定。