1. 目的：為了加強配送中心驗收組單證管理，特制定如下培訓計畫。
2. 要求：
2.1《入庫單》：
2.1.1裝訂：
2.1.1.1將月的入庫單整理裝訂成冊，每月裝訂一冊。
2.1.1.2每冊以每天入庫單單證號碼由大到小順序排列，並審核確保單證簽字完整；
2.1.1.3 每冊須在每天單證前面裝訂當天單證統計目錄。
2.1.2標識：
2.1.2.1每冊須裝訂封面，在封面上標識記錄名稱、單證起止日期、單證起止號碼、編號；
2.1.2.2裝箱儲存的單證，須在箱上貼上標識：記錄名稱、單證起止月份、數量。
2.1.3 儲存地點：
2.1.3.1 由專人保管，在驗收組文件櫃，只儲存近半年度的單證，上半年度的單證整理裝箱儲存。
2.1.3.2 當天的單證存放於《入庫單》臨時資料夾。
2.1.4歸檔時限：
2.1.4.1第二天上午整理完成前一天的單證存於臨時資料夾；
2.1.4.2每週一裝訂成冊；每年6月30日、12月31日將半年的單證整理封箱存檔。
2.1.5儲存期限
2.1.5.1 5年，逾期定期銷毀。（或商品有效期後一年）
2.1.6銷毀
2.1.6.1填《質量記錄銷毀申請表》及銷毀清單，部門經理審核批准；
2.1.6.2質量部審核批准後監督執行。
2.2《不合格商品拒收報告單》
2.2.1裝訂
2.2.2.1按季度整理裝訂成冊，每月一冊；
2.2.2.2每冊以拒收單單證號碼由大到小順序排列，並審核確保單證簽字完整；
2.2.2標識
2.2.2.1每冊須裝訂封面，在封面上標識記錄名稱、單證起止日期、單證起止號碼、編號；
2.2.3儲存地點
2.2.3.1由專人保管，在驗收組文件櫃，只儲存本年度的單證。
2.2.4歸檔時限
2.2.4.1當天完成。
2.2.5儲存期限
2.2.5.1 1年，逾期定期消毀
2.2.6銷毀
2.2.6.1填《質量記錄銷毀申請表》及銷毀清單，部門經理審核批准
2.3《退庫單》
2.3.1裝訂
2.3.1.1按月份整理，每月裝訂成冊，一月一冊。
2.3.1.2每冊以退庫單證號由大到小順序排列
2.3.2標識
2.3.2.1每冊須裝訂封面，在封面上標識記錄名稱、單證起止日期、單證起止號碼、編號；
2.3.2.2裝箱儲存的單證，須在箱上標識記錄名稱、單證起止月份、數量。
2.3.3保管地點
2.3.3.1專人保管，驗收組文件櫃，只儲存近半年度的單證，上半年度的單證整理裝箱儲存；
2.3.3.2 當天的單證存放於《退庫單》臨時資料夾。
2.3.4儲存期限
2.3.4.1 5年，逾期定期銷毀；
2.3.5銷毀同上
2.3.6歸檔時限
2.3.6.1理貨員返回單的當天（一般為交貨的第二天）整理存檔。
2.4《商品下倉處理單》
2.4.1裝訂：
2.4.1.1按處理方式****、轉贈品、退廠等）月份分別整理裝訂成冊，每月一冊；
2.4.1.2每冊以下倉處理單號由大到小順序排列；
2.4.2標識
2.4.2.1每冊須裝訂封面，在封面上標識記錄名稱、月份、編號；
2.4.3保管地點
2.4.3.1專人保管，在驗收組文件櫃，只儲存全年度的單證，上年度的單證整理裝箱儲存；
2.4.4儲存期限
2.4.4.1 5年，逾期定期銷毀
2.4.5銷毀
2.4.5.1填《質量記錄銷毀申請表》，部門經理審核批准；
2.4.5.2質量部審核批准監督執行。
2.4.6歸檔時限
2.4.6.1返回單的當天完成。
2.5《商品質量問題報告單》
2.5.1裝訂
2.5.1.1 按月份整理裝訂成冊，每月一冊；
2.5.1.2 每冊以日期大小順序排列；
2.5.2標識
2.5.2.1每冊須裝訂封面，在封面上標識記錄名稱、月份、編號；
2.5.3儲存期限
2.5.3.1 5年，逾期定期銷毀；
2.5.4銷毀
2.5.4.1填《質量記錄銷毀申請表》，部門經理審核批准；
2.5.4.2質量部審核批准監督執行。
2.5.5歸檔時限
2.5.5.1當天完成。
2.6《下倉商品申請單》、《下倉單》
2.6.1裝訂
2.6.1.1按月份整理裝訂成冊，每季度一冊；
2.6.1.2 每冊按《下倉商品申請單》、《下倉單》排列並以下倉單證號由大到小順序裝訂；
2.6.2標識
2.6.2.1每冊須裝訂封面，在封面上標識記錄名稱、月份、編號；
2.6.3儲存期限
2.6.3 5年，逾期定期銷毀；
2.6.4銷毀
2.6.4.1填《質量記錄銷毀申請表》，部門經理審核批准；
2.6.4.2質量部審核批准監督執行。
2.6.5歸檔時限
2.6.5.1當天完成
2.7《不合格商品銷毀記錄》：
2.7.1裝訂
2.7.1.1 按月份整理裝訂成冊，每年一冊；
2.7.1.2每冊以《不合格商品銷毀記錄表》、《下倉商品處理單：（報廢）》《不合格商品報損審批表》排並按銷毀記錄編號大小為序裝訂；
2.7.2標識
2.7.2.1每冊須裝訂封面，在封面上標識記錄名稱、月份、編號；
2.7.3儲存期限
2.7.3.1 5年，逾期定期銷毀；
2.7.4歸檔時限
2.7.4.1銷毀當日完成。
2.7.5銷毀
2.7.5.1填《質量記錄銷毀申請表》，部門經理審核批准；
2.7.5.2質量部審核批准監督執行。
2.8《收驗單》
2.8.1裝訂
2.8.1.1 將每月的收驗單整理裝訂成冊，每月裝訂一冊；
2.8.1.2每冊以每天收驗單單證號碼由大到小順序排列，並審核確保單證簽字完整；
2.8.2標識
2.8.2.1每冊須裝訂封面，在封面上標識記錄名稱、單證起止日期、單證起止號碼、編號；
2.8.2.2裝箱儲存的單證，須在箱上貼上標識：記錄名稱、單證起止月份、數量。
2.8.3儲存地點
2.8.3.1 由專人保管，在驗收組文件櫃，只儲存近半年度的單證，上半年度的單證整理裝箱儲存。
2.8.3.2 當天的單證存放於《收驗單》臨時資料夾。
2.8.4歸檔時限
2.8.4.1第二天上午整理完成前一天的單證存於臨時資料夾；
2.8.4.2每月裝訂成冊；每年6月30日、12月31日將半年的單證整理封箱存檔。
2.8.5儲存期限
2.8.5 5年，逾期定期銷毀。
2.8.6銷毀
2.8.6.1填《質量記錄銷毀申請表》及銷毀清單，部門經理審核批准；
2.8.6.2質量部審核批准後監督執行。
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