yx/bg-23-2008
1 目的
為加強合同管理，保障公司的合法權益，預防合同糾紛，促進公司依法經營管理，特制定本制度。
2 適用範圍
本制度適用於公司各部門、本制度適用於加盟、廣告、**銷售、採購、維修等方面的合同。分公司可參照本制度另行制訂細則。
有關勞動合同和勞務合同管理制度另行制定，不適用本制度。
3 職責許可權
3.1 總部總裁辦法務主管負責總部直屬各類合同的文字規範及法律風險的防範，包括合同內容和形式的合法性、嚴密性、可行性等。
3.2 財務部門主要負責審查合同支付要約是否符合公司的財務管理及支付條件，並督導收付履約。
3.3 合同經辦部門負責合同的履行跟蹤、及所經辦合同資料的整理歸檔。
3.4 總部簽訂的合同，根據《分權規範管理辦法》，可由許可權內分管領導批准；涉及到費用大於2000元、或有合同違約、變更事宜的，統一由執行總裁審核、總裁批准；合同的履行，視其所涉金額大小，根據《分權規範管理辦法》和財務有關審批制度，由許可權內的分管領導審批。合同履約責任，由各部長承擔。
3.5 各直營公司、經營單位的合同管理需依據分公司首責人許可權設定，許可權內的合同簽訂和履行，報備總部總裁辦，許可權外的合同簽訂和履行報總部批准。合同的履約責任由各公司、經營單位首責人承擔。
總裁辦有權對分公司合同管理工作進行監督檢查。
4 內容與要求
4.1 合同的簽訂準備
4.1.1 簽訂合同，必須嚴格遵守國家的法律、法規、政策以及其他有關規定。
4.1.2 在簽訂合同前，洽談人、經辦人、簽約人必須做好以下各項工作後，方可簽訂合同。主要包括：
a) 對方當事人主體資格(營業執照)、經營許可權、履約能力（各種資質證書）以及資信情況（附件3）、對方簽約人的簽約許可權等。
b) 我方的履約能力、對市場進行**和調查、合同的可行性和合法性，防止簽訂無效合同。
c) 對資信不明、資信狀況不好，且無可靠擔保單位的，不得與之簽約。
4.1.3 簽訂合同，應驗證對方相關證明檔案，核對無誤後方可正式簽訂合同，對方交驗的證明檔案要妥善保管。
4.2 合同簽訂流程及許可權
4.2.1 加盟合同簽訂流程
1．洽談
由加盟工作人員負責與客戶進行洽談，洽談時注意控制選址的確認。
2．填寫格式合同
由洽談經理負責與客戶進行溝通，相關權利義務經雙方確認無異議後，填寫加盟格式合同，報上級審核批准。如有條款修改，必須先填寫加盟合同呈報簽批表，報法務、執行總裁審核、並經總裁批准後，方可修改簽約。
3．合同評審
洽談經理書寫完成加盟合同（或加盟意向書）後，填寫《合同評審記錄表》，先交由加盟首責人從內容上對合同進行審核，再交由總裁辦法務主管從法律上對合同進行審查，由財務對加盟費收取是否符合標準進行審查，最後交執行總裁和總裁審核，審核人員審核後均須將意見寫入《合同評審記錄表》（附件4）。
4．合同簽訂
合同評審完成後，由加盟商（乙方）代表人簽字。其後，由行政人員填寫《裕興公司公章使用申請單》，持合同原件至總裁辦辦理蓋章手續，同時加蓋騎逢章。
4.2.2 採購合同 (流程圖見附件5)
1．與供方洽談
一般採購由物流中心採購人員與供方進行洽談，確認到貨方式和時間、驗收標準、**和付款方式。涉及年度採購總額在2000～10000元的專案，需提供三家以上詢比價記錄並報財務、執行總裁審核、總裁審批；涉及年度採購總額在10000元以上的專案，需進行招標採購。
2．起草合同
我公司有固定採購合同的盡量使用本公司合同文字，本公司沒有的可重新起草或使用其它文字。
3．合同評審
無論是本公司起草的合同還是借用其他合同文字，均需填寫《合同評審記錄表》，先由物流中心首責人從內容上進行審核，再由法務審核合同的合法性、財務對合同付款方式、付款金額及票據合法性進行審核，最後報總裁審核。審核人員審核後均須將意見寫入《合同評審記錄表》。
4．合同簽訂
合同評審完成後，由供方（乙方）代表人簽字並蓋章，採購經辦人填寫《裕興公司公章使用申請單》，持合同原件至總裁辦辦理蓋章手續，同時加蓋騎逢章。
4.2.3 廣告業務合同(流程圖見附件5)
1．洽談
公司對外廣告業務合同，統一由品牌管理中心負責對外進行洽談。
2．起草合同。
由品牌管理中心負責合同內容的擬定，明確雙方的義務和權利。
3．合同評審（協議）
合同起草經辦人填寫《合同評審記錄表》 品牌管理中心首責人審核法務審核財務審核總裁審核。審核人員審核後均須將意見寫入《合同評審記錄表》。
4．合同簽訂
合同評審完成後，由供方（乙方）代表人簽字並蓋章品牌管理中心經辦人填寫《裕興公司公章使用申請單》，持合同原件至總裁辦辦理蓋章手續，同時加蓋騎逢章。
4.2.4 維修/裝修合同 (流程圖見附件5)
1．洽談
一般維修/裝修專案，由物流中心選擇維修/裝修合作方，並對維修/裝修合作方式，**，付款方式等相關內容進行洽談。維修/裝修專案，年度總額在2000～10000元的專案，需提供三家以上詢比價記錄並報財務、執行總裁審核、總裁審批；年度總額在10000元以上的專案，需進行招標。
2．起草合同
物流中心經辦人就合作雙方洽談情況起草合同，合同應公平公正。
3．合同評審
合同起草完成後經辦人填寫《合同評審記錄表》
物流中心首責人審核法務審核財務審核總裁審核。審核人員審核後均須將意見寫入《合同評審記錄表》
4．合同簽訂
合同評審完成後，由供方（乙方）代表人簽字並蓋章物流中心經辦人填寫《裕興公司公章使用申請單》，持合同原件至總裁辦辦理蓋章手續，同時加蓋騎逢章。
4.2.5業務類合同
租賃、置換等業務類合同，公司已有格式版本，如需修改，由公司法務人員或杭州公司行政人員修改，初稿完成後，需組織相關財務、業務等人員一起討論、對合同進行評審，評審通過的報分管領導審批，批准後需到工商局備案，再發放到各片區、門店，啟用新的格式合同。
4.2.6其它合同簽訂流程：
經辦人洽談經辦人起草合同合同評審（部門首責人/法務/財務/執行總裁/總裁依次序審核） 簽訂合同
4.3 合同的履行
4.3.1 合同依法成立，即具有法律約束力。一切與履行合同有關的部門、單位和員工都必須本著「重合同、守信譽」的原則，嚴格執行合同所規定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。
4.3.2 合同簽訂後，合同經辦部門必須指定一名合適的員工作為合同的履行責任人。
被指定的員工對該合同的履行承擔責任，負責到底。指定合同履行責任人後，在該合同履行完畢之前，原則上不更換人。特殊情況需要更換履行責任人的，雙方應當做好交接工作，並及時書面通知合同相對方。
原履行責任人必須將合同資料完整地移交給接任人。
4.3.3 財務部門按照合同的規定收款或付款。
支付與合同有關的款項，務必認真審查合同內容，確認對方單位的名稱、開戶行、銀行帳號等是否與合同規定一致，以防錯付。除對方單位正式書面委託以外，嚴禁任何人擅自改變收款單位付出款項。合同履行中的收款或付款細則，參見《合同費用收付管理細則》。
4.3.4 在合同履行過程中，對任何涉及各方當事人的或者義務發生變化的事項，均必須獲得有關當事人的書面同意或者確認，取得書面憑證。
4.3.5 合同履行中在向對方當事人發出或者簽收、確認改變合同權利、義務的書面憑證之前，應當先諮詢公司法務主管律師意見並獲得其認可。
違者按其造成的後果承擔行政責任、經濟賠償責任直至法律責任。
4.3.6 合同的履行責任人，必須完整地收集合同履行過程中產生的全部書面憑證並妥善保管。丟失合同有關資料的，按其造成的後果承擔相應的行政責任、經濟賠償責任直至法律責任。
4.3.7 合同履行完畢的標準，應以合同約定或法律規定為準。
沒有合同約定或法律規定的，一般應以物資交清、工程竣工並驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為準。驗收報告一律要按合同規定並通過合同管理部門批准方可向對方出具。
4.3.8 公司總部有關部門、簽約人和經辦人應隨時了解、掌握合同的履**況，發現問題及時處理或向總裁匯報。
對於因自身原因造成合同不能履行、不能完全履行的，應追究有關人員的責任。
4.4 合同的管理
4.4.1 公司對合同實行分級管理、專業歸口及法人授權委託書管理、公章管理、檔案管理等制度。凡公司有定式合同的，要求優先使用定式合同。
4.4.2 合同經辦部門在合同簽訂時，要求一式三份，乙份本部門使用，乙份交財務，乙份交檔案室存檔。
4.4.3檔案室及合同經辦部門要做好以下基本工作。具體內容如下：
a) 建立合同檔案。做好本公司的合同的檔案管理，每乙份合同都必須有乙個編號，不得重複、遺漏。每乙份合同包括合同正本、副本及附件，合同文字的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協議(包括文書、函電等)，均應妥善保管。
b) 建立合同管理臺帳：合同承辦部門應根據合同的不同種類，建立合同臺帳(一式二份)。其主要內容包括：
序號、合同號、經辦人、對方單位、簽約日期、合同標的、價金、履行期限、履**況及備註等。合同臺帳乙份按月登記，另乙份按年度登記，留本部門長期儲存。
4.4.4 法務部應建立合同台賬，包括公司各類合同的基本格式、審核過的合同明細登記、合同修訂記錄等。
4.4.5財務部應就合同中與費用收付有關的問題，建立單獨明細賬，對款項支付根據時間和重要性、緊迫性程度進行排序，使能夠時時明確合同履行的程度、費用收付的進度、合理安排款項進出。
4.4.6合同的借用
存檔合同要借用時，必須按以下流程操作：
4.4.6.1 借用人填寫借用審批單合同借用部門首責人簽字合同經辦部門首責人簽字檔案室負責人簽字憑表到檔案室借用
4.4.6.2 如借用人為合同經辦部門人員時，可直接填寫工作聯絡單到檔案管理部門簽字後，可直接到檔案室借用。
4.4.7 每半年需進行一次集中的合同盤點，先由經辦部門、法務部、財務部、檔案室各自整理台賬及其資料，再由法務部牽頭召開總結討論會，內容為半年內合同的起草、定式、合同履行、合同檔案等合同管理問題，目的在於及時總結經驗教訓，對於同型別合同，可盡早定式，對於個性合同，可尋找風險防範的方法，以及發現合同在簽訂、履行等過程中的問題。
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