員工檔案中應當保留的法律檔案
――從仲裁和訴訟的勞動爭議角度看員工檔案
一、招聘員工過程中需要的檔案
1、明確的錄用條件
兩個要求：
1） 錄用條件應當明確、可操作性，包括兩個方面：
a） 對員工的要求：年齡、性別、身體條件、學歷、工作經歷、特種崗位操作經歷和證書、試用期等
b） 對單位的要求:：具體待遇（工資與收入的區別）工作地點、條件、勞動安全保護等
2） 錄用條件應當書面告訴應聘員工，並保留其已閱讀知曉的簽名原件。
2、 員工基本資料
1）、員工基本資訊登記表，員工本人填寫並簽名
2）員工身份證影印件，員工註明本人提交並簽名
3）、員工學歷畢業證書影印件，員工註明本人提交並簽名
4)特種職業操作證未亡人影印件，員工註明體人提交並簽名
5）其他證件影印件，員工註明並提交並簽名
3、員工健康資料
1）體檢報告。
2)職業病檢查報告。
4、員工入職教育檔案
1) 崗位職責的培訓;
2)廠規廠紀（規章制度）的培訓；
3）其他專業技能的培訓
4）外送專項培訓；要簽訂專門的培訓合同，約定培訓費用數額及負擔，服務年限，及違約責任，將來處理有依據；
二、日常管理中應當保留的檔案
1、勞動合同
1)最重要的檔案之一，一定要簽訂；不簽訂的後果有兩個：一是一年之內支付兩倍工資；二是一年之後就是無固定期限勞動關係。
2）工資約定要明確；基本工資不能低於最低工資標準（專門說明）、加班工資基數的確定和計算要在合同中約定；
3）工資發放時間；深圳市工資支付條例：每月7號，可以延期15天，到22號；雙方約定明確也可以。
4)合同履行地的約定。涉及到招聘地、培訓地、實習地、實際工作地的約定要有預見性。
5）試用期的約定；
2、職務或崗位變化資料
3、工資變化資料
4、員工日常考勤記錄
1）法定舉證責任
2）注意幾個內容：工作時間、平黨加班時間、休息日加班時、法定節日加班時間、年休假休息時間；
3)考勤記錄最好每月都由員工本人簽名確認；
5、工資支付記錄
1）法定舉證責任
2）基本工資、平常加班工資、休息日加班工資、法定節日加班工資
3）工資支付記錄應當有員工本人簽名確認收到檔案
6、獎懲記錄
特別是員工嚴重規違紡處罰記錄，應當有相關程式檔案，包括：
1) 員工自己的事情陳述，檢討書等
2) 其他員工的報告及檢舉檔案資料；
3) 主管領導對事件的報告檔案
4) 人事部分調查結果及處理檔案
達到辭退程度的嚴重違紀的處理結果應當有書面告知原告，並取得其簽名原件；
員工拒絕簽名的，應當註明，並以公告形式送達，保留公告**
三、爭議發生員工離職後需要整理和準備的檔案
1、勞動關係解除原因的檔案
根據勞動關係解除的原因分別保留相關檔案原件
1） 員工辭職：辭職申請、離職手續辦理記錄
2） 單位辭退：分過錯和無過錯
2、員工離職工資結算檔案
1）員工具體離職時間、離職手續辦理記錄，涉及合同終止的具體時間，工資發放時間；
2）具體支付專案及明細；
3、整理員工考勤記錄
1）目前要求是整理和準備離職前兩年的。根據個案可能有所不同；
2）統計員工加班時間：平常加班時間、休息日加班時間、法定節日加班時間；
3）統計員工年已休假休息時間
4、整理工資發放記錄
1）目前要求是整理和準備離職前兩年的，根據個案可能有所不同；
2）統計員工加班工資支付數額：平常加班工作、休息日加班工資、法定節日加班工資
3）員工年休假應支付工資發放記錄
4) 統計員工離職前12個月應發工資的平均工資；
5、規章制度依據民主程式制訂的檔案
1）規範的規章制度文字，如果需要用規章制度做為判斷雙方權利義務的依據，應當有涉及爭議處理的實體和程式的具體內容；具體應當包含以下幾個方面：
a、日常作息考勤制度；
b、工資結構及支付制度
c、獎懲制度，主要是要明確辭退的多種原因和情形；
d、安全制度;
e、商業秘密保護制度；
2）職工代表大會或工會委員會的選舉經過檔案；
3）職工代表大會或工會委員會通過規章制度的決議
4）工會委員在當地工會組織的備案檔案；
5）規章制度公示的檔案
公示有兩種形式：1、員工培訓，作為培訓教材和內容，要有員工參加培訓考勤記錄；2、直接公示；應當有公示的原始**；從法律效力上來講，第一種效果優於第二種。
2023年7月12日）
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