快速消費品行業的營銷費用的管理10

----重要費用專案的管理：**品的管理之三

四、 **品費用的報銷結算：

這裡主要涉及到兩個的流程，乙個是總部集中採購之下的報銷結算，另乙個是分支機構在當地購買**品的報銷結算。

相對來說，總部結算的監控難度要比分支機構結算的難度要小，一方面是面的因素，分支機構分布全國，各種故事都可能發生；另一方面是距離的因素，距離可產生美，當然也可產生**。分支機構由於遠離總部，資訊完全不對稱，總部的審批控制全憑他們滿紙的子曰詩云，雖然可抽察，但究竟精力有限。

**品的報銷結算中要注意什麼問題呢？

1、當然是要控制成本。

這裡面的核心內容包括**商管理、**管理，其中**商管理包括**商的准入、考察、評估、取消等方面，這些內容企業運作一段時間後都會建立。另乙個核心內容—**管理，這裡談一下某食品集團在這方面的經驗。

當時採取了以下幾個措施：

（1）明晰審批流程與責任：

之前的流程存在不少不足，如：

a. 沒有授權，不管是申請單、詢價表、合同、報銷單，也不管金額大小，都要一桿子支到總經理那裡，在總經理之前，經理、主管也都要過一次：

一方面，大家都很辛苦，但流程很長，效率低，所以「三伏天的熱水袋」的故事經常會發生，還有更精彩的故事，不好意思再說。

另一方面，反正總經理最後都要簽字把關，大家樂得輕鬆，根本沒有壓力。

最後，單據那麼多，總經理也看不了那麼細，沒有實際的控制效果，基本上=橡皮圖章，只不過這只橡皮圖章太貴了。

b. 內控不嚴謹：由於某食品集團的操作是先由總部審核，然後把單據交給相關工廠審核付款，因此以前流程在總部根本不通過總部財務部，因此經常會出現一些諸如發票問題退單的情況，n耽誤時間。

另外，在異地的工廠財務的控制力也有限。

針對上面的缺陷，對流程進行了相應的改進：

a. 適當授權：給每一級領導規定了具體的審批事項，每個人對自己審批的結果負責。

這裡有乙個很大的突破，大家可以參考一下：就是對於已有事前審批的事項，在事後報銷時，只要在預算範圍之內，不管金額多大，總經理都沒必要簽字，由業務部門和財務部共同簽字即可。

對此做法，大家也許有些擔心會不會失控。其實，這種做法是恰好把控制的重點放在了事前審批這個環節，有了嚴謹的事前控制，那些事後的複核性檢查其實並不關鍵。

從實際情況來看，這種授權方式運作很好，一方面效率大增，另一方面各級審批者從事前就開始認真把關，不再是橡皮圖章。

b. 加入總部財務部的內控環節，規範了財務部與業務部的重點控制內容，各司其職，同時取消了各工廠財務部的審批環節，這樣既保證了內控，也提高了效率。

（2）規範審批標準：

也就是明確業務部門和財務部門分別主要審核哪些方面的內容，審核的標準是什麼，真正做到了責任明確，審核有度。

當時，財務部針對每種費用，如日常行政費用、廣告費用、**費用，再對其中每種明細的費用都作了具體規定，包括每種費用報銷的附件要求、關鍵控制點等。**品費用的報銷結算只是其中的一項。有了這個東西，新員工的培訓也方便很多。

（3）建立分析報告機制：

由於上述的授權機制，把總經理每個月數千份報銷審批減少到數百份，一下少了這麼多事，總經理心裡發慌，沒底，怎麼辦？財務部則每月定期給總經理提供一套詳盡的分析報告，包括費用分析、審批時的異常情況分析、審批效率分析等，再加上平時如有異常情況財務部會隨時向總經理匯報請示，這時總經理心裡就踏實多了。

2、必須引入**品的使用核銷流程。

上面談的都是費用的報銷支付，對於**品，有點特殊這處，就是它是還有乙個使用的環節，這個環節與報銷可能有關係。

對於分支機構當地採購的**品，採購與使用合一，報銷時財務要求：在報銷時必須同時附一張《**品發放簽收表》。當然，為了保證一定的靈活性，並不是每種**品的發放都要簽收，否則把消費者都嚇走了。

規定單價超過一定金額的才要簽收。當然，簽收也不能完全解決做假的問題，但至少這種簽收表也讓做假的人要付出相當的勞動，而且一旦做假做得不專業，物證就有了。

對於總部集中採購的**品，採購與使用是分開的，總部採購，分支機構使用，這時由總部報銷，與分支機構無關。那怎麼知道送下去的**品真的用到市場上去了呢？這裡就引入了**品的使用核銷機制。

就是說，**品雖然送下去了，但每次使用之前，都必須上審批單，有關領導同意之後才能領用，每次使用過程中必須保留好《**品發放簽收表》，然後在活動結束之後以零報銷的方式進行核銷，什麼手續都與正常報銷的一樣，都要審批，只是金額為零。財務部和業務部還可以在it系統中，根據**品的臺帳進行查詢核對。

事實證明，這種方式是很有效的。

以上談的是**品報銷的兩個方面，下面還有一項很重要內容，那就是「發票很重要」