2023年3月17日
一、總則
1、為規範公司商務接待活動，在保證商務接待效果的前提下，加強商務接待費用控制，特制訂本方案。
2、商務接待工作是公司重要的對外視窗之一，參加接待的工作人員要遵守紀律，有禮有節、熱情大方，樹立公司的良好形象。
3、本方案規定了公司商務接待的管理職能、管理內容與要求、檢查與考核，適用於公司的全部商務接待活動的管理。
二、管理職能
行政部是公司接待工作的管理部門，公司商務接待以及宴請用餐等均由行政部統一安排。
三、商務接待工作原則
1、以對等接待、各負其責、相互配合為原則。商務接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負其責、相互配合的原則，上下一致，齊心協力，共同做好接待工作。
2、規範高效、安全節儉、服務一流的原則。商務接待工作應規範服務，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應付拖拉。
3、統一標準、預算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務接待標準，對各項商務接待費用實行預算管理，由行政部負責人根據核定的預算嚴格控制使用，商務接待費用原則上不得超過限額，如需追加預算，由總經理另行審批。
四、接待職責分工
1、接待工作是公司視窗式工作，對於塑造企業良好形象、實現公司經營目標，具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規範行為。
2、接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下：
2.1行政部：
提供一般接待良好環境的保障及備品準備，負責接待服務並陪同洽談及參觀介紹；
負責來客引入及會議室的環境保持；
提供資訊溝通保障及排程控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。
2.2工程部及相關負責人：負責接待洽談並陪同始終。
五、商務接待細則及標準
1、商務接待細則
1.1對於因接待需求經常往來的餐館、賓館、副食品店或其他機構應爭取以簽約形式約定折扣價，原則上應定點採購和安排餐飲、住宿等事項。
1.2在商務接待過程中，原則上酒水、香菸應自帶，未經允許的前提下自行購買物品和安排的招待事項而產生的費用公司不予報銷。
2、商務接待標準
公司商務接待標準，根據來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標準。主要劃分為3個級別：普通接待、中級接待、高階接待。
2.1普通接待
2.2中級接待
2.3高階接待
六、商務接待流程
1、商務接待的申請與審批
①各部門實施商務接待前，應填寫《商務接待申請表》，經部門主管審核，分管副總審批後報由總經理簽字確定後，報行政部申請安排接待；
②申請部門在《商務接待申請表》內應明確來賓人數、級別、接待時間、接待事由、接待負責人等資訊及相關接待要求建議；
③公司高層領導的商務接待活動，由其相關接洽人員填寫《商務接待申請》，並作為接待負責人；
④行政部接到《商務接待申請表》後，應根據公司商務接待標準進行商務接待行程設計並核定接待預算後，填寫《接待行程安排表》，反饋至接待申請部門確認；
⑤經申請部門確認後的《接待行程安排表》，按接待標準進行審批；
⑥如接待申請部門要求部分或全面超標準接待，《接待行程安排表》應按照相應接待標準進行審批；
⑦行政部將獲批後的《接待行程安排表》報公司財務部，作為預支、報銷接待費用的預算憑證。
2、商務接待的實施
①行政部依據獲批的《接待行程安排表》，落實各項接待安排的責任人及物品置辦；
②行政部將《接待行程安排表》副本發至申請部門接待負責人，以及接待活動相關領導，以便合理安排時間；
③行政部依據接待行程安排，協調接待負責人和公司車輛或租用車輛的時間安排；
④行政部依據接待行程安排，製作《來賓接待手冊》，交由接待負責人，送至來賓；
⑤接待負責人或公司，應根據接待行程安排，前往車站、機場接送來賓，並陪同來賓辦理入住、結算手續；
⑥接待負責人應嚴格執行接待行程安排，保證各項接待活動的有序銜接；
⑦公司領導與來賓合影後，由行政部將**製成相框，交由接待負責人送達來賓，留作紀念；
3、商務接待行程的變更
①商務接待過程，如來賓要求對行程安排進行調整，現場陪同人員（接待負責人、司機及其他陪同人員）應及時將調整意見通知行政部；
②行政部收到行程調整意見後，應立即對《接待行程安排表》進行調整；並通知相關部門及人員。
七、費用報銷
1、原則上商務接待費用應開據正規發票並經相關證明人簽字確認，特殊情況需提前與財務及公司相關負責人員溝通。
2、商務接待結束後，參與接待人員應在5天內將貼上好的票據交至行政部根據公司商務接待標準和細則對相關費用進行初審。實際發生費用在已獲批預算額度內的，行政部初審合格後返報銷人辦理費用報銷手續；實際發生費用超出獲批預算額度的，由責任人填寫《費用超額審批表》說明超額原因，到總經理處進行審批，獲批後方可報銷。對於無故超過30天未提供票據的，不再予以報銷，由財務部從責任人的工資中扣回預支費用；
八、商務接待過程要求
1、接待人員須嚴格遵守公司相關規定，不允許有任何越格行為發生；
2、商務接待人員於接待進行時，須密切注視接待動態，做好控制指揮工作，保證規範進行。
3、接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。
4、接待環境標準
①物品擺放整齊，且表面無灰塵；
②地面乾淨無髒物，空氣流通清新；
③室溫適度，燈光合適；
④備品齊全。
5、公司參觀規定
①安排來賓參觀公司，須提前通知行政部；
②公司情況參觀介紹由行政部安排資料，其他人員配合；
③技術交流方面由各負責人負責安排相關資料。
6、接待禮儀要求
①參與商務接待人員應著正裝，舉止禮貌；
②接待人員到車站、機場迎接來賓，應提前10~20分鐘到達，恭候來賓到達，對不熟悉的來賓應事先準備迎接牌，註明單位名稱和來賓稱謂；
③接到來賓後，接待人員應主動向來賓致以問候，並主動幫助來賓提取行李；
④到達住宿地點後，接待人員應主動協助來賓辦理入住手續，並提行李送至房間；
⑤接待人員到車站、機場送行，應根據航班、列車時刻合理提前到達，主動幫助來賓拿取、託運行李，辦理相關手續；
九、附則
1、本方案由行政部依據實際情況變化，不定期進行修訂；
2、本方案由行政部附則最終解釋；
3、本方案於2023年4月1日起執行。
附件：商務接待申請表
申請部門負責人
1、客人資訊：
2、接待時間： 年月日至年月日共日
3、接待事由
4、洽談參加人員
5、陪同人員
6、招待專案：
□交通 □住宿 □宴請 □娛樂 □遊覽 □其它
7、其它要求
商務接待方案
噯薔服飾商務接待方案 客戶接待 簡介 以純服飾的品牌與服飾設計在服裝行業領域是比較出名的服裝公司之一，並且服裝設計走在休閒服裝前線。該公司與本公司有長期的合作關係，此次來訪是為了更好的促進雙方發展，加強服裝設計技術與創意的交流。一 來訪人員基本情況 二 接待小組人員 我公司的劉總裁 張總經理 羅秘書...
商務禮儀接待方案
接待前準備 1 熟悉接待計畫日程安排，所接待客人名單 抵達時間及交通工具 火車 飛機 落實接站車輛車次，接站人員。2 掌握客人的餐飲 住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。3 提前按要求做好旅遊及行程計畫 安排好旅遊車輛，駕駛人員，導遊人員，旅遊景點，旅遊途中就餐點。一 活動日程 見日程安...
商務接待禮儀
素質目標 了解商務接待禮儀的注意事項。知識目標 熟悉商務接待的準備工作，迎客 待客 送客禮儀的基本程式。技能目標 掌握商務接待禮儀的各種基本知識，能把握接待工作的禮節，做好商務接待工作。對於現代企業來說，接待來賓是最常見的商務活動之一。因此，了解並熟悉規範的接待禮儀，讓來訪客人感到被尊重，體會到主人...