酒店管理財務財務管理制度——檔案
企業的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、驗資報告、查賬報告、財務會計制度相關資料、合同文字以及經營管理和投資人權益有關的其他重要檔案。為了做好酒店會計檔案資料的整理、保管、銷毀工作，特制定如下規定：
(一) 會計檔案的分類
1. 會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明，也是登記賬簿的依據。
2. 會計憑證一般分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證，酒店根據業務量多少，也可只用記賬憑證一種。
3. 會計賬簿是用來記錄某一會計期間所發生的經濟業務情況，便於收益核算和查詢。
4. 會計賬簿分為總賬和明細賬兩種，再附加台式賬（或卡片賬）、進銷存賬等一些輔助賬。
5. 使用財務軟體的企業，記賬憑證和所有總賬和明細賬均為列印賬頁，同時必須有手工的現金日記賬和銀行存款日記賬，以便隨時核對收支情況。
6. 會計報表是彙總乙個會計期間經營狀況的總體資料，有統一的格式要求。
7. 會計報表通用的分為三種，包括資產負債表、損益表、現金流量表，企業可自行設定一些部門損益分表，便於詳細分析和考核。
8. 驗資報告和查賬報告是由稅務機關或會計師事務所出具的企業會計期間的審計資料。
9. 財務會計制度是酒店財務核算和財務管理的依據，一般包括崗位職責、工作程式與標準、管理制度等相關資料。
10. 各種合同文字及其他經營管理的重要檔案等，都是必須詳細劃分和保管的。
(二) 會計檔案整理、保管和銷毀
1. 所有會計檔案資料都要定期做好裝訂，按月份編號、登記、歸類存放，便於查詢。
2. 會計檔案必須專人負責保管和整理，並做好保密工作，不得私自向外借閱會計原件。
3. 會計檔案必須登記造冊，按年、月份分類，並登記起止時間和銷毀情況等詳細記錄。
4. 所有會計資料，財務必須留存原件，對內對外送的可以同時一式幾份或提供影印件等。
5. 採用電腦軟體或財務軟體記賬的，必須隨時做好相關資料的備份。特別是酒店系統執行資料和賬務資料，並由電腦部人員負責，做好保密工作。
6. 會計資料的保管年限按《會計法》規定的年限進行保管，一般按15年的保管期。
7. 現金、銀行存款日記賬和其他重要會計檔案資料要求永久儲存，不得銷毀。
8. 對於超過保管期該銷毀的檔案資料，如果有未了賬項，要單獨抽出並做好登記，經酒店領導同意，在財務負責人監督的情況下銷毀到期會計檔案資料。
9. 企業清算結束時，會計檔案應移交到原企業的上級主管部門儲存。
檔案管理制度
會計檔案管理制度
第一條為了加強會計檔案管理，特制訂本管理制度。
第二條企業的會計檔案包括：會計憑證、會計帳薄、會計報告、查賬報告、驗資報告、財務會計制度以及與經營管理和投資者權益有關的其他重要檔案，如合同等各種會計資料。
第三條會計檔案的儲存。
1. 財務科應有專人負責儲存會計檔案，定期將財務科歸檔的會計資料，按類別，按順序立卷登記。
2. 會計檔案的保管期限分為永久儲存和定期儲存兩類。
3. 會計檔案保管期限滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經主管審查，總經理批准後執行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊。
銷毀時應由行政總務科、財務科有關人員共同參加，並在銷毀單上簽名或蓋章。
第四條會計檔案的借用。
1. 財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定及時歸還，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。
2. 企業各科室若因公需要查閱會計檔案時，必須經總經理批准，經財務科主管同意，方能由檔案管理人員接待查閱。
3. 外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務科主管同意後，方能由檔案管理人員接待查閱，並由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔案人的工作單位、查閱日期、會計檔名稱及查閱理由。
4. 會計檔案一般部得帶出室外，如有特殊情況需帶出室外複製時，必須經財務科主管批准，並限期歸還。
第五條由於會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要移交時，需辦理交接手續，並由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
附：會計檔案保管期限
1. 會計憑證類：
(1) 原始憑證、記賬憑證15年。涉及外來和對私改造的會計憑證永久儲存。
(2) 銀行存款餘額調節表3年。
2. 會計帳薄類：
(1) 日記賬15年。其中：現金和銀行存款日記賬25年。
(2) 明細賬、總賬、輔助賬15年。
(3) 涉及外來和對私改造的會計帳薄永久儲存。
3. 會計報表類：
(1) 主要財務指標報表3年。
(2) 月度、季度會計報表15年。
(3) 年度會計報表永久儲存。
4. 其他類：
(1) 會計檔案保管清冊及銷毀清冊25年。
(2) 財務成本計畫3年。
(3) 主要財務會計檔案、合同、協議永久儲存。
會計電算化系統會計檔案管理制度
第一條現金記賬憑證及日記帳的輸出保管。
現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記賬憑證一律由專職會計人員手工做記賬憑證，審核無誤後當日列印出現金日記帳頁，審核後交現金出納人員核對現金庫存，相符後出納人員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。
第二條銀行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。
銀行記賬憑證分機制憑證和手編記賬憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的憑證，當日列印出銀行日記帳，以保證銀行出納人員當日業務當日清。銀行帳頁經出納人員審核無誤後，出納人員和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，並加蓋封印，妥為保管。
現金、銀行記賬憑證可採取彙總的方式，裝訂成冊，妥為保管。
第三條轉帳憑證的輸入、輸出與保管。
轉賬憑證包括機制憑證和手編記賬憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手編記賬憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機後要列印輸出，並與手編記賬憑證同樣裝訂成冊。妥為保管。
第四條科目彙總表、賬薄列印時間。
(1) 現金、銀行日記賬每天列印。
(2) 銀行餘額調整表每月列印一次。
(3) 總分類帳和各種明細分類賬每月列印一次。
(4) 現金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目彙總表每本列印一次，並同該本記賬憑證一起裝訂。
(5) 會計報表、計算表、分析表、按管理要求和時間列印輸出，經有關財會人員審核無誤後簽字生效。
第五條其他。
由機器列印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充列印，並要求操作人員在列印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。
第六條資料備份管理，由於會計核算的重要性，必須經常進行備份工作。
第七條在日常工作中，準備三套軟盤迴圈使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。
第八條需要做備份的包括系統配置檔案、科目**檔案、期初餘額檔案、本月賬務檔案、報表檔案及其他核算子系統的資料檔案。
第九條機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同的地方妥為保管。
第一十條會計檔案存檔手續：列印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。
第一十一條為保證備份資料的安全，備份盤必須貼上寫保護標籤，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔淨、防熱、防潮、防磁的地方。
第一十二條由列印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限，管理辦法管理。
第一十三條隨計算機配置而來的作業系統、各類應用程式軟體以及購買的商品化會計核算系統軟體，和以上軟體的備份磁碟，作為會計檔案保管。
第一十四條各類會計檔案的出借，均必須經過會計主管審批同意並簽章，如果對備份磁碟的操作可能危及該備份磁碟的完整性，應製作備份磁碟的複製件，使用複製件進行操作。
第一十五條必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法塗改、故意毀壞資料檔案、賬冊、備份磁碟等的行為，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。
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