松原經濟技術開發區管委會辦公室王蕾
隨著社會的變革和市場經濟的發展，辦公室文秘工作的地位和作用日顯重要，任務日益加重，要求越來越高。乙個合格的文秘人員不僅要善於學習，而且要更加善於工作；不僅要加強理論學習，而且更要重視社會實踐。通過總結幾年的文秘實踐經驗和深入的調查研究，下面就如何做好文秘工作談一點自己的粗淺認識。
要做好文秘工作，就要注重學習，只有學習，才能真正提高自身素質。學習與工作是相輔相成的，是互相促進的；在不同的時間、地點和環境，側重點也是不同的。如何將學習與工作結合起來，答案也不是唯一的，因人因事而異。
每個文秘工作者要根據自己的實際情況來處理工作與學習的關係，將學習工作結合起來，促進學習與工作的雙豐收，實現學習與工作的雙贏。作為一名合格的文秘工作人員，要具備兩個最基本的素質：
一、做好公文的審核工作
公文的審核，是檔案送交領導審簽前，對檔案內容、格式、文字以及是否符合國家法律法規、本單位政策等進行全面審核、 檢查和把關的一項集政策性、規範性和嚴密性於一體的工作。行政公文是機關單位行使管理的重要手段之一，它的質量直接體現部門管理水平的高低。而審核是公文處理的關鍵環節之一，對提高公文質量有重要的作用，因此，認真做好公文審核工作至關重要，公文審核要嚴把四個關口，以確保公文優質、高效、規範執行。
（一）嚴把行文關
嚴把行文關就是審核檔案是否確需行文，這是前提。這方面要堅持從緊、從嚴和適度的原則，凡可發可不發的檔案堅決不發；凡通過匯報、請示等口頭形式可以協商達成共識、能夠解決問題的，一般不予行文；凡在會議上安排部署過的事項，不另外行文；一般知照性的通知和檔案盡量**通知，不另行文。
（二）嚴把政策關
把好法律政策關，是公文核校的重點。在幾年的文秘工作實踐中，我清醒認識到，作為一名文秘工作人員，一方面要積極學習相關知識，提高公文處理水平；另一方面，要通過正常的行文程式，博採眾長，採用會簽協商等方式解決有關問題。主要是對文稿的內容進行認真校核，看其是否符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法規及上級有關精神。
是否同現行有關規定相銜接，所提的措施和辦法是否切實可行，是否完整、準確地體現公文意圖等，要始終維護公文的嚴肅性和權威性。
（三）嚴把文字關
公文文字是體現公文質量的重要標誌。如果公文詞不達意、表述不准，勢必會降低公文的效用。因此，文秘人員要注重在公文文字上下功夫，刪繁就簡，認真審核。
檢查文字是否通順，是否有語病，詞句表達是否得當，標點符號是否正確，尤其是對公文中的數字、年代、引用的公文名稱、文號等認真核校。對於公文中部分詞語的應用，文秘人員還要對詞語的用法分析推敲，力求簡潔明瞭，通俗易懂，以最恰當地表述，準確反映檔案意圖，既能準確操作，又便於執行，以提高公文的行政效能。
（四）嚴把格式關
公文格式標準化是公文水平和質量的體現。在公文審核中，文秘人員要非常注重公文格式的校核，主要是「三審核」。一審文種選擇是否恰當。
著重把握幾種容易混淆的文種的運用，如通知與通報、請示和報告等。二審行文形式是否準確。文秘人員要根據公文涉及的內容確定行文形式，嚴防隨意抬高行文規格。
三審文體格式是否規範，包括標題、主送單位、抄送單位、主題詞、附件、成文日期等，以及公文中的字距、行距、頁邊距等進行排版，確保辦公室下發的每乙份公文格式準確規範，符合國家標準。
二、在辦文上為領導提供優質服務
在當前全面落實科學發展觀，積極實踐創新理念的形勢下，辦文工作要適應新形勢發展的要求，如何進一步改進工作，為領導提供優質服務，我認為要做好以下幾個方面的工作：
（一）切實減少辦文數量，減輕領導同志批閱負擔
1、收文辦理，堅持適當、合理分流的方法，對上級安排部署工作比較明確具體的文電，直接送有關業務部門辦理，部門視情向領導報告。對下級報來的一般性請示件，直接送有關業務部門提出初步意見後送領導審閱。
2、發文辦理，可發可不發的檔案堅決不發，尤其是那些一般性號召部署多，具體措施意見少，內容空泛，沒有普遍指導意義的檔案，堅決不發。對可由部門自行解決的比較具體的事務,由部門直接辦理，不予發文。
3、充分利用現有的辦公自動化網路，對能在網上發布的領導講話、一些簡單的會議通知等，不再發文。
（二）努力提高文電起草質量，爭取領導少修改、不修改
1、檔案內容要精煉，應簡明、精煉、篇幅不宜過長，杜絕空話、套話，要縮短領導同志閱文時間。
2、把握領導意圖要準確。在學習黨的路線、方針、政策，認真鑽研上級的工作部署安排的同時，還要主動了解近期領導的工作重點、工作要求措施等，這些都是領導意圖的具體表現形式。最後還要善於揣摩領導思維方式、語言風格，並盡量把它們用書面化的語言反映到公文中去，這樣就比較容易得到領導的認可和接受。
3、體例、格式要規範。時刻保持兢兢業業、一絲不苟的作風，對經手的每乙份檔案，都要精雕細刻，精益求精。公文中任何的細枝末節都要仔細核對，力爭做到規範統一。
（三）處理好質量和效率的關係，不耽誤領導同志工作需要
要注意摸索辦文工作的規律，對各類辦文的急緩程度做到心中有數，處理起來做到舉重若輕，運用自如。
1、對一般性的、不牽動大局或工作量較小的公文如：「會議通知」、「會議紀要」、「函」等，工作量不大，工作難度比較低，應堅持速來速辦，來則即辦，抓緊完成。
2、對時間要求比較緊的公文，也應快辦速辦，以免耽誤時間。但應把握好兩個問題，一是切不可因為時間要求比較急就粗枝大葉、疲於應付；二是處理好急和「靜」的關係。在急中應當保持冷靜，切忌忙中出錯。
3、對一些能借鑑的東西盡量加以借鑑，不做無效勞動。比如有的公文的主題詞標註，可以參考以往類似公文的標註用詞；**類的公文，可參考上級機關標註用詞，不必再翻查主題詞表。
（四）做到「三勤」，進一步提高辦文效率
一是勤學習。學習國家行政機關公文處理辦法，學習中國共產黨公文處理條例，以掌握紮實的業務理論知識。要向領導學習，領導同志站得高，看得遠，對問題認識深刻，見解獨到，尤其是領導同志對文稿做的修改，要認真加以揣摩，從中汲取營養。
要向同事學，學習他們好的工作經驗和做法，學習他們良好的工作作風。要向同行學，多看上、下、左、右單位的公文，取長補短。只有多學習、勤學習、善學習，才能練出紮實的基本功，只有這樣才能在起草和修改公文中，做到厚積薄發，游刃有餘。
二是勤總結。沒有總結就沒有提高，通過總結可以查缺補漏、溫故知新，可以找到進一步提高的方法。
三是勤創新。辦文工作經過長期運作，形成了一套比較穩定的操作規程，上下級、各部門之間配合起來比較默契，不容易創新，也不好創新。但如果一味因循守舊，工作就很難適應新形勢發展的需要。
我們可以在辦文過程中嘗試改變流轉程式，減少領導同志的閱文負擔，提高部門的工作積極性，加快公文的處理速度。只有在工作中多動腦筋、多思考、多鑽研，才能不斷創新，不斷突破，不斷完善，為領導提供更加優質的服務。
實踐是最好的老師，從事現代文秘工作，更要十分強調學以致用，重視實踐。在工作中遇到困難和問題，需要文秘工作者進行深入的觀察思考，具體情況具體分析，總結積累經驗，從而找到克服困難和解決問題的辦法。只有將所學付諸實踐才能更好的做好本職工作，才能將文秘崗位職能發揮得更好。
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