人事檔案是記載個人經歷、德才能績、品德作風、工作表現、獎懲情況、歷史背景及其經歷等檔案材料，是考察、使用幹部的重要依據，是解決工資待遇、落實政策的重要憑證。從新時期人事工作的實際出發,把握新時期幹部人事檔案管理工作的特性,管好用好幹部人事檔案, 對促進人力資源開發、構建和諧社會有著重要作用。因此，做好幹部人事檔案管理工作具有十分重要的意義。
一、新時期人事檔案管理的地位和作用
幹部人事檔案工作是做好人事工作的基礎條件之一,是人事調動、聘用、晉公升、工資調整等多方面工作的基礎和依據。
1、人事檔案是做好幹部選拔任用工作的基礎。新時期的幹部選拔標準是按照幹部「四化」方針和德才兼備的標準來選拔的。要做到選賢舉能、知人善任,就必須對幹部進行歷史而全面地考察和了解。
而借助幹部人事檔案了解幹部在各個時期的基本情況,則成為重要依據。所以說,人事檔案是做好幹部工作的基礎。
2、人事檔案直接關係到每個人的切身利益。強化了個人對組織的歸屬感和信任感,也增強了組織對個人的向心力和凝聚力。今後乃至未來相當長的時期內無論在哪個行業，人事檔案是確定參加社會保障的依據所在。
3、人事檔案在發展市場經濟中具有十分重要的作用。從人事檔案的形成過程來看,它不僅是每個人成長歷程的真實寫照,而且也從一定程度上詳實、全面地記載了每個人的德才素質和能力水平。隨著市場經濟的不斷發展,人才的互動將更加頻繁,人事檔案也將面臨更廣泛的市場需求。
把檔案資源優勢轉化為人才優勢,進而達到促進和推動市場經濟不斷發展的目的。
二、人事檔案管理工作的特性
人事檔案是上級組織、人事(勞動)部門或本級組織、人事(勞動)管理部門根據人事工作需要、以個人姓名為特徵,集中儲存起來的(反映員工個人經歷、德才情況、工作實績等方面內容的)檔案材料,具體講它包括以下特性。
1、全面性。人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑑定(考核)、學歷、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面形成的材料,因此,它從一定程度上記錄了每個人成長、思想發展的歷史,展現了員工家庭、專業、個人自然情況等方面的內容。總之,人事檔案是每個人資訊的儲存庫,它從一定程度上概括地反映了每個人的全貌。
2、現實性和真實性。由於人事檔案是組織、人事(勞動) 部門正確使用人才、合理解決工資等方面的乙個重要依據,所以直接為現實工作服務,是人事檔案區別於其它檔案的重要標誌。真實性是人事檔案現實性的基礎和前提,它要求檔案資料的整體內容完整齊全、個體材料客觀真實。
3、動態性和流動性。人事檔案立卷後,其內容不是一成不變的,隨著當事人人生道路的延伸,將不斷形成一些反映新資訊的檔案材料。因此,人事檔案必須注意做好新材料的收集補充。
有人就有檔,人員流動,檔案也應隨之流動,人事檔案的管理與每個人的人事管理只有相統一,才便於發揮人事檔案的作用。因此,在工作中必須堅持「檔隨人走」,在人員流動的同時， 應急時將其人事檔案轉往新的管理部門。
4、機密性。人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況,有的是個人向組織匯報而不能向他人(包括家庭成員)言及的內心隱密等等。因此,人事檔案具有一定的機密性。
三、當前人事檔案管理工作中存在的不足及採取的舉措
隨著我國政治和經濟體制改革的深化,尤其是隨著幹部人事制度改革的深化,傳統的人事檔案管理制度已經不適應新時期人事管理工作的需要,在工作中出現了一些新問題。例如,人員的流動性大;擅自棄檔、擅自改檔等不正常現象時有發生,從而使人事檔案的內容失真,降低了人事檔案的可信度。
(一)存在不足
1、管理體制不順暢。現行的人事檔案,主要按管理許可權和隸屬關係進行管理,在組織人事工作中發揮著重要作用。但是由於在新時期,人員流動量大而且快,人員的隸屬關係時常會有變化等原因,人事檔案管理工作出現了一些新情況新問題。
一是檔案管理的關係較亂。人檔脫節。在人員流動中,少數職能單位檔案意識淡漠,造**檔分離,棄檔現象時有發生。
2、人事檔案管理人員素質不高。當前人事檔案管理人員的文化水平雖然從整體上有所提高,但是由於對人事檔案方面的專業知識了解不夠,加上缺乏系統的培訓,難免在工作中會出現一些誤差。加上領導不夠重視，人事檔案工作是一項長期、複雜而繁忙的工作,這就需要人事檔案工作者要相對穩定，但是在一些部門,由於人員更換頻繁、工資福利相對過低等諸多方面的原因,挫傷了人事檔案工作者的積極性,因此缺乏一種工作激情。
3、人事檔案的內容不完整及歸檔內容不精。檔案的內容不實。人事檔案中的材料一般都是由本人填寫的,由於組織上對有些材料缺乏嚴格的審查,致使個別人事檔案內容不實不准。
特別是有的人處於個人的私利,在檔案中將年齡、工齡、文憑不真實填寫，有的人事檔案材料中填寫的內容前後不一致,使檔案資料缺乏準確性和真實性,這給人事部門考察了解當事人的資訊增加了難度。除此之外，上級部門的要求變化較多，每隔一時段的要求不一樣，因此，造成檔案的內容臃腫繁雜。
(二)採取的舉措
1．加強宣傳，增強全員檔案意識。領導要重視人事檔案工作，加大投入，及時收集人事檔案材料，針對當前群眾檔案意識普遍不強的現狀，要通過各種方式宣傳《檔案法》，讓大家充分認識到人事檔案關係到每個人的切身利益，使全社會真正認識到人事檔案的重要性。
2．加強培訓，提**部人事檔案管理人員綜合素質。沒有較高的思想素質和政治涵養，不能耐得住寂寞、守得住清貧的人，很難在檔案工作崗位上工作長久。做好新形勢下的人事檔案管理工作，必須有一支在思想、政治、工作作風、業務能力等方面過得硬的幹部人事檔案工作隊伍。
3．創新幹部人事檔案的內容，嚴把進檔材料質量關。檔案材料內容要著重收集、篩選、鑑定、整理職工的「德」、「能」、「勤」、「績」、「廉」 方面的材料，從而達到「觀其卷、知其人、用其才」 的目的。檔案材料的真實性是幹部人事檔案的關鍵所在，是發揮其參考價值的基礎和前提。
因此，幹部人事檔案管理工作者要堅持原則，認真審核，嚴格把關。
只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值。所以，幹部人事檔案工作要不斷改革創新，建立健全幹部人事檔案管理制度和體系，實施新的管理模式，以適應政治、經濟體制改革和社會發展進步的要求，更好地為構建和諧社會服務。
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