人事檔案是hr的基礎工作，它為員工薪資調整、績效考核、招聘錄用、員工公升降、背景調查、jd編寫修改等工作提供了原始依據，更是規避人事風險而只能不斷完善的工作，我們公司在這方面做得還比較規範，但也存在一些需要完善的地方。
1、公司人事檔案包括的內容：
（1） 電子檔：員工基本情況表（包括姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學歷、專業、學位、家庭住址、聯絡**、緊急聯絡人姓名位址單位聯絡**、入職時間、五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等）、培訓履歷表（入職培訓、在職培訓）、各次考試成績表、各次獎懲情況表、各月薪資等。以上電子檔均按部門進行分類長期儲存。
（2） 紙質檔：主要包括：員工入職登記表、各證件（身份證、畢業證、學位證、資格證、駕駛證等）影印件、入職體檢合格表、原司離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、獎懲通告、培訓簽到表、培訓考試卷、不購買住房公積金申明、試用（實習）總結、轉正申請總結、內審員證書、轉調崗通知、員工每月工資、工作總結、離職通知書等。
（1） 員工個人資訊表（入職前及入職後的變更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、****（含緊急聯絡**）、教育經歷、工作經歷及證明人和****、專案經歷（僅針對開發及技術服務人員）、家庭情況（父母及配偶、子女姓名、生日、****）、資格證書、個人職業發展期望；由員工本人簽字確認提供的資訊屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同）。
（2） 員工入職審批材料：包括入職申請及審批單（含薪酬福利等，新員工簽字確認）、試用期崗位職責及目標計畫和培訓計畫（新員工簽字確認）、面試測評量表及面試官評價意見、新員工提供的以前工作成果文件（如需要）、離職證明（如有）。
（3） 員工轉正審批材料：包括個人申請及試用期總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正後薪酬福利（新員工需簽字確認）。
（4） 員工調崗、調薪、獎懲記錄：審批後均由員工簽字確認。
（5） 員工培訓記錄：尤其是公司規章制度、崗位職責及要求、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉公升、淘汰、獎懲、能力評估等），培訓後均要有員工本人簽字認可。
（6） 勞動合同及保密協議
（7） 其他：包括員工入職後取得的資格證書等
備案（紙質原件+電子版）。
2、公司人事檔案規範及措施：
（1） 制定制度：公司有相對較為完善的人事檔案管理制度，對目的意義、職責、定義、管理流程、處罰等均做了較為具體而詳細的規定。
（2） 專人管理：hr部門派專人進行人事檔案的管理，並及時更新，對違反管理制度的給予提醒、警告甚至處罰，適當時對制度進行修改和完善。
（3） 具體措施舉例：由於保密要求，在此不方便將公司人事檔案管理制度公諸於眾，僅舉例如下：保管人事檔案的櫃子只能由專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監看下查閱，不能拍照、抄寫、影印等，更不能帶出檔案室，否則按嚴重違反公司管理制度處理；人事檔案儲存期限為員工離職後2年，如經提醒本人後仍不前來書面說明將檔案轉到具體機構的將按審批程式予以銷毀；任何人不得洩露任何員工的人事檔案，否則按嚴重違反公司管理規定處理。
（4） 一點建議：公司人事檔案管理制度的制定我認為需要參考檔案法、勞動合同法等法律法規，適當結合公司發展階段的實際，並結合單位性質（比如國有企業肯定要比較重視，民營企業就相對粗略管理）給予管理，並在管理過程中總結經驗教訓及時加以完善，做到「內外檢查有據」。
二、管理制度和操作流程：
1、人事檔案管理基本要點：
保密管理：人事檔案為公司機密，公司由人力資源部同事專人負責管理，無關人員不得查閱。
動態管理：隨著員工在公司的變動情況和個人情況變更，例如結婚生育、崗位調動、薪酬調整、個人****變更…只要員工的資訊有變更，員工檔案就應該實時更新，否則就失去員工檔案的意義，沒法給公司工作提供價值。
2、人事檔案管理主要規定：
（1）保衛制度：設立專人管理檔案櫃鑰匙和維護檔案櫃清潔等，檔案櫃保持清潔和乾燥衛生，有相應的防火防潮措施，檔案櫃不准放無關物品。
（2）歸檔制度：所有員工人事檔案要及時歸檔，入職新員工要新建檔案袋，檔案袋上貼員工姓名、入職時間、工號等，員工檔案要分部門和時間管理，以便在需要時快速查詢。公司設立人事檔案管理清單，裡面註明檔案袋統計數量、人員清單、使用登記等等。
（3）審閱制度：公司領導或者相關人員如因工作需要查閱人事檔案，需在借閱**上填寫審閱人、審閱理由、到期歸還時間等，再由審閱人員的領導簽字並由人事檔案部門審核批准，人事檔案管理部門對申請報告進行審核，若手續齊全，可以給予審閱並借出人事檔案。在歸還時間快到時，管理人員要檢查人事檔案是否已經完整歸還，是否有損壞等情況。
（4）出具證明材料：公司、部門、個人需要由人事檔案出具證明材料時，例如工資證明、婚育證明等等，需要求使用人出具證明材料的理由，例如用於貸款、買房、報銷費用等等，人事部門結合檔案材料出具證明材料，證明材料還需人事部門檢查是否合適，再給予蓋章、使用。
（5）檢查制度：公司定期對人事檔案進行檢查，檢查檔案是否及時更新、是否完備。如果遇上公司突發事故，還需對員工檔案進行抽查，檢查是否有損壞和遺失。
（6）銷毀制度：如果檔案袋滿足銷毀要求，需在銷毀登記表上註明銷毀原因、銷毀時間、審核人簽名。
相應管理**有：人事檔案清單、借出登記表、銷毀登記表、檢查登記表、人事檔案負責人交接清單……
人事檔案包含了員工的基本個人資訊，管理工作不容忽視。
3、公司人事管理風險性評估：
（1） 暫無風險：公司屬外資企業，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下，hr部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領導查閱某些員工基本情況（如學歷、工作經歷）之用，還未出現因員工離職而提出將其人事檔案轉出的情況。
（2） 相應措施：在人事檔案管理過程中，我們做到「三關」，一是把關檔案專人管理關，對其勝任、性格等把好關，並時時了解其思想狀況；二是把關儲存關，公司提供了較好的檔案櫃及檔案保管室；三是把關制度關，公司規定凡是違反人事檔案管理制度造成一定損失或影響，將按嚴重違反公司管理規定處理。做到以上「三關」當然還不夠，需要hr部門領導時時檢查、跟蹤並予以及時處理。
（3） 居安思危：雖然公司有相對比較完備的管理制度，而且目前也沒有出現任何可預見的風險，但隨著公司不斷發展和員工人數的不斷增加，不同要求的員工將會對人事檔案的管理提出更多的要求，簡單舉例如下：
a：離職後進入事業單位。如果員工考取公務員或被事業、國企、機關單位錄用，將對其人事檔案提出及時轉出要求，如果保管不善將引起糾紛甚至訴訟，所以對檔案專管人員及檔案室做出了較高要求。
b：仍需補充員工資料。如部分員工經過自學獲得的有關證照沒有及時予以進行催交。
c：管理仍待加強。如部分領導未經過審批便私自拿取鑰匙取某人的人事檔案偶有發生。
人事檔案就是員工所作所為的「痕跡」，如果「不全、不細」，就失去了檔案的作用，所以，其管理的「嚴謹性、嚴肅性」就可想而知。
如何做好人事行政管理工作
行政人事部作為公司的乙個集後勤管理與後備力量於一體的部門，她在整個公司管理中擔任潤滑和保障的作用，不僅為公司的正常運轉提供了服務平台，而且為公司的所有活動提供各種有效的支援和服務。她運作的好壞，直接關係到整個公司的規範化管理的程序。所以，人事行政部門管理體系的完善對乙個公司有著非常重要的意義，而民營...
如何做好人事管理
人力資源管理是企業管理活動中的一項重要內容，對員工進行科學管理是非常重要也是非常必要的。成功人力資源管理者在員工管理過程中應遵循10項準則 成功人力資源管理1 讓員工做他們最擅長做的事情 乙個人惟有用其所長才能充分實現他的價值，企業的員工也是這樣。當乙個員工的長處得不到發揮時，他可能很平凡甚至很平庸...
如何做好人事工作
新手 我本身就是人事主管，全面的人事工作包括 人員的招聘 錄用 培訓 績效考核 離職等一系列流程，薪資的計算 勞資福利的繳納，勞動合同的建立 員工檔案的建立，公司人力資源管理制度的建立 健全 修訂，員工 管理層 老闆等各級關係的協調，勞動糾紛的合理 有效處理等。想要做好人事工作是很難的，一 如何做好...