第十章財務部管理規範

2021-03-03 22:40:12 字數 3681 閱讀 2276

● 電腦記載現金日記和銀行存款帳,按記帳規定結出每天借貸發生額、累計總收入和當天餘額。做到日清日結。

● 根據現金管理制度,負責現金、銀行收支的結算,認真做好現金和各種票據的收付保管工作。

● 負責現金報銷,掌握各類費用開支標準,嚴格把關。報銷時認真審核發票的品種、規格、數量、單價、金額、印章,按浴場簽字程式經有關領導簽字後方可付款。

● 負責職工工資及福利現金發放,按工資核算編制的工資報表做好準備,準確發放。

(三)電腦操作員職責規範:

● 嚴格按操作規程操作電腦,及時輸入並列印各種統計報表,準確登記帳戶,確保資料準確,無違章操作行為。

● 維護電腦裝置,保持清潔,發現機器異常,及時上報。

● 做好資料存檔上作,按時完成上級分派的各項任務。

(四)採購員職責規範:

● 根據經理分配的採購任務具體擇商、**並上報。

● 依據有效急購申請單、支票領用單取得付款票據,並實施購買。

● 辦理提貨、交驗、入庫手續,並將帳目報會計人員。

● 配合庫房對進購物品嚴格把關,對不符合要求的貨物負責交涉退換。

● 儲存採購工作的原始記錄,對曾經合作的客戶應掌握並貿存其單位名稱、位址、**、聯絡人及經營專案、基本價位等。

● 開展市場調查研究,不斷開發貨源渠道,推薦優新產品,提供市場資訊,提出降低成本的合理化建議並付諸實施。

● 完成車輛定期保養、維修和檢查,保證良好運營狀態,完成提貨運輸任務。

(五)庫管員職責規範:

● 每月按指定時間完成填寫庫存報表及採購申請工作,要求標明物品的名稱、數量、單位、單價、規格、月用量、庫存量、申購量等內容。

● 嚴格檢驗入庫貨物,根據有效到貨清單,核准物品的數量、質量、保質期限等,方可辦理入庫手續。

● 根據使用部門需要量及物料性質,選擇適當的擺放方式,輕拿輕放,分類明細,避免人為損壞及堆放雜亂帶來的不便,科學安排庫房物品布局,做到整齊、美觀、方便。

● 物品入庫後要馬上入帳,準確登記。

● 物品出庫時要按照有關規定辦理,手續不全不得發貨。如有特殊情況,需有關領導簽字批准。發貨時按出庫單辦理出庫手續,削減帳卡。

● 做好月盤點工作,做到物卡相符,帳物相符,帳帳相符。

● 主動與使用部門聯絡,了解物品的消耗情況,防止因缺少溝通造成的物品短缺。

二、採購業務管理與規定:

(一)採購管理原則:

● 浴場及各部門所購物品原則上應由採購統一購買,其他部門僅有參與監督和建議權,一般無直接採購權。

● 採購人員在工作過程中應以浴場利益為重,遵循社會主義商業道德,遵紀守法,相互配合,相互監督,把好進貨質量及**關。

(二)採購申請審批

● 職工食堂申購單:只需部門經理簽准即可採購。

● 物料月報申購表:各部門需要的物料用品需要在完成**、主管審批後,上報部門,由部門經理匯同財務經理研討通過,再報總經理審閱認可方為有效。

● 非計畫內大宗物品,需由使用部門上報請購呈批件,經有關領導簽批後,方可購買。非計畫內零星物品(如急需維修零件),可由使用部門開具白條,加蓋公章,並經本部門經理認可方為有效。

● 所有採購專案經審批有效後,方可實施採購。

(三)採購業務實施

● 採購人員收到自己分管的採購單後,要認真歸納,分類修理並著手查詢有關資訊。

● 按照申購單要求,盡快尋到三家以上客戶,進行業務洽談,經過篩選,擇優確定**並上報有關領導。

● 根據核准**實施採購,並協助庫房把好進貨關。

● 辦理入庫手續,審核客戶填寫的進貨清單,檢查帳、物、票是否相符,填寫費用報銷單後報財務部門報帳。

● 持有效支票領用單或費用報銷單為客戶結帳。

(九) 採購單使用規定

● 採購單在部門請購基礎上,經採購部、財務部和總經理批准後,形成購貨、訂貨依據。各部門及庫房凡是批量採購,當均按此程式辦理。如實際進貨時與採購單批准內容、數量和**不符,驗收人員應以批准的採購單為依據。

● 無論是直撥使用或庫存物品,送貨單位均應將貨物直接送到驗收組,驗收人員應根據經過批准的採購單內容與發票驗收,並開入庫單。

● 直撥使用原料必須先驗收,後轉送使用部門。

● 送貨單位送貨前,應事先與驗收人員聯絡,保證貨到後有人驗收。

● 特殊緊急情況下貨物購買,可在部門經理簽字後先進貨,再補上審批手續。

三、庫房管理制度與規定

(一)入庫驗收:接到購進物料,要根據申購單與原始發票進行檢查點數,檢查規格、質量,驗收合格後按部門規定入帳,清單一式三聯,分別留存根,交客戶,報部門。

(二)庫存管理:辦理正常入庫手續後,按照物料性質種類分別存入庫房,物品存放要合理科學,清潔整齊,防止積壓損壞,防止蟲蛀發霉,防止造成不必要損失。

(三)出庫管理:各部門在領用物品時,要填寫「領料單」並請該部門經理批准,方可到庫房領取。保管人員在發放物品時,應按「領料單」所列品種、規格、數量、逐項核准,開具出庫單後逐項點發,不得替代,不得更改單據上任何數字,物品出庫後要相應減掉帳目數字,以保證帳物相符。

(四)庫房盤點:每月按規定時間進行盤點,盤點工作應由保管員、記帳員及庫房員同時進行,嚴格按照帳目核實出入庫單及現貨庫存,並列出詳細的物料庫存明細表,經主管審核後上報部門,如盤點與實際庫存相符,主管人員應簽暑作實,如出現誤差,要經調查落實後書面報告上級領導。

(十) 倉庫保管人員由各部門根據倉庫管理工作量的大小、部門定員情況指定專人專職負責。物品、食品出入庫管理工作和帳務管理工作必須由二人共同負責,管物不管帳、管帳不管物,不能因工作量小而由一人同時兼任。

(十一) 倉庫管理人員應對所管物品、食品的種類、品名、數量、規格、單價、入庫日期等項內容進行造冊、登記。

(十二) 倉庫帳薄的記帳原則是:簡單、清楚、及時、準確。為便於記帳和便於查詢,應按總帳、分類帳的記帳順序,分別對不同種類、品名、規格、單價的所存物品、食品,按不同日期依次進行出入庫登記。

(十三) 倉庫應將所存物品、食品按不同種類、品名、規格、入庫日期等分別進行碼放,碼放時應做到定位、定架、定號一目了然,易於盤庫,易於清點。

(十四) 倉庫所存物品、食品應有分類標籤,標籤上應註明:種類、品名、規格、數量、入庫日期、單價、總價等項內容,出入庫時在標籤上進行增減計算,並標出合計項,使倉庫同品名、規格、單價的物品、食品通過標籤清楚的反映出庫存情況。

(十五) 倉庫保管員應對所管物品、食品的完好負責。對於易腐、易碎、易變質、有儲存期的食品、物品,應按規定的保管、操作規程進行管理,並及時向部門領導匯報所保管的食品、物品的保管現狀。凡因保管不善或責任心不強而造成的損失,由保管員負責。

四、物品出庫管理程式

● 各部門從庫房領用物品,必須由使用單位人員填寫「物品申領單」,經部門主管簽字,方可領用。

● 部門領用物品,本部門庫房物品不足,需到其它庫房領用,必須填寫「內部物品調撥單」,由主管人員簽字,方可發放。

● 庫房管理員接到領料單,先核查部門所領物品是否屬於該部門計畫物品,如屬計畫外物品,必須先報財務部經理批准,才能發貨。

● 出庫貨物當面點清,不得弄虛作假,不許白條出庫。

五、出納工作程式

● 現金與收據清點。每天收到前廳交來的現金,先拆封、清點現金額,與已開出的正式收款,訂金收款,銀錢收據和支票逐筆核對,經審核無誤後,按財務部規定,記錄現金帳和支票、信用卡等帳目。

● 請示財務部經理,按規定填製銀行帳戶送款單,安排人員將現金、支票、信用卡等送入銀行。

● 根據送交銀行的全部現金、支票、信用卡和財務部應收帳、會計轉來的「當天支出報表」,編制「每日銀行報表」一式兩份,乙份附所有存入銀行的送款單轉財務部收入會計,乙份留檔備查。

● 每天下班前,清點備用金和下午收到的各項現金。

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