檔案管理工作心得體會

2021-03-03 22:29:54 字數 3417 閱讀 1003

本人從事學校檔案管理工作已經十多年了,在這十多年中本人一邊工作一邊不斷的學習,使自己由一名對檔案工作一無所知的教師轉孌成了一名合格的檔案管理員。通過學習,我系統地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識,以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程式,全方位地了解檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養,看到了日後管理檔案工作的發展方向。雖然,目前工作中還有很多問題,但這些正是我以後繼續努力的方向,它促使我不斷地思索,不斷地進步。

下面我談談自己的認識、收穫和體會。

一、規範化、科學化的檔案管理,是學校必須做好的一項基礎性工作,也是成為一所名校的一項重要保障。

當今世界已進入知識經濟和資訊時代,資訊已成為比資產本更為重要的戰略資源。檔案管理工作作為資訊業的組成部分,檔案作為一種資訊資源,作為學校教育管理、教學研究、教師、學生管理等活動的真實記錄和一項基礎性工作,同時作為與學校同步發展的無形資產,在學校管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。

檔案工作為形成和發展具有我校特色的學校文化、教育管理、教研活動等各方面積累了豐富的資源。在學校發展的同時檔案工作不被削弱,建立一套適應本校特點、體現辦學規範化、科學管理水平的檔案體系,使得檔案工作的發展不置後於學校發展速度,全面地記錄和反映學校建設和發展的歷史過程,是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作,成為一項緊迫的任務。它將為學校各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件。

二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性,盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理,行政、人事檔案保管單一的階段,在規範檔案的管理的前提下,積極拓展檔案資訊資源。

目前,我校辦公室的檔案管理是將平時上級下發的收文、學校內部發文和簽報分別收集,於當年年底、次年年初再次篩選,將上一年度的檔案分成上述三大類目立卷裝訂儲存,內容是簡單地將行政、黨群、人事、管理制度多方面的集中起來,基本處在檔案管理的初級保管的階段。

工作幾年後,我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的衝擊,衝擊來自於資源的蒐集、檔案的分類方法,來自於所**的如何針對學校特點構建檔案體系、拓展檔案資訊資源的衝擊。通過不斷學習檔案知識,並把理論知識服務於實踐。如何把學習到的知識應用到實際工作中去,是近年來我應該面對和解決的首要問題,也是日後檔案管理工作的重中之重。

所以,重新構建適宜學校業務發展實際的綜合檔案管理系統性框架、拓展檔案資訊資源是重中之重,是有利於綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。

首先,要熟悉、掌握學校的業務情況和專業知識,針對學校的業務性質以及內部組織結構重新調整檔案的類目;其次,還要系統地整理歷史檔案,積極開發檔案資訊資源。直至現在,我校檔案管理工作還存在的問題:各辦公室檔案工作開展並未形成制度,這一問題主要表現在以下幾個方面:

一是各辦公室沒有把檔案工作納入他們的職責範圍,導致部分檔案資訊的流失。二是,在日常活動中形成的大量檔案均分散自己儲存,檔案散失情況嚴重。學校檔案資訊的流失問題主要表現在:

各辦公室人員對學校的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中,不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件,經常歸影印件。這些問題直接隨著人員的流動導致檔案資訊資源的部分流失。

上述檔案資訊資源流失部分,正是亟需拓展、開發的檔案資源。

再比如,建立並完備教研、聲像載體、實物、裝置、外事、會議及等文書,此項內容也是整體檔案管理工作順利進行的前提。只有將檔案有條理地進行分門別類,才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑑定與統計等管理工作提供基礎,體現檔案的價值所在。

三、檔案管理模式上集中統一,實體分部門保管利用是檔案管理工作的發展方向

檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用,但結合學校具體實際情況來看,有一些傳統做法似乎不能適應當前學校發展的需要,必須進行重視和創新。其中包括檔案工作收集、整理、鑑定、保管、統計和利用六個環節和一些具體的操作手段的革新。

根據學校特點,要在加強對檔案的管理的同時,確定學校檔案檔案材料的歸檔範圍,並在立卷制度上更新。在結合教育局檔案室檔案管理工作精神的前提下,從組卷的形式到裝訂的手段,盡量簡化檔案管理長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環節,在模式上集中統一,盡快完成歸檔程式,盡量縮短立卷歸檔週期。在模式上集中統一,即要求學校各辦室協作完成收集。

管理的檔案要相對集中到一人,這樣不致因各辦公室檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各辦公室都要複製一套目錄歸檔案室備份儲存,也就是我們常說的目錄交流,這樣會更清楚地整體記錄學校發展和業務管理的軌跡,檔案管理工作做到有條不紊,整齊規範,有規可循,有目可查。

四、努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力

檔案工作既是一項業務性工作,又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員,既要有扎扎實實的業務功底,又要有較強的管理能力和服務意識。當前教育的挑戰和網路資訊時代的衝擊,以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式,給檔案管理人員提出了更高的要求。

目前學校檔案工作沒有設立專門的檔案人員,採取的是兼職的辦法。為加強檔案方面的系統理論和實踐知識,建立有效的檔案管理制度,使兼職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法,一專多能的檔案工作人才,學校應該多派出各科室主管人員加強檔案管理的專業學習和培訓。

提高檔案管理人員的業務能力和工作技能,我認為主要體現在三個方面:一是要認真學習檔案管理知識,提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟,而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法,夯實理論基礎。

二是對檔案工作自身的要求,要全面了解、掌握學校的業務,要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能;三是要勤總結,勤改進,不斷創新。

五、要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題,完善檔案管理制度加強檔案管理的規範化建設,健全各項檔案制度,制定相關管理制度。

檔案資訊是一種無形資產,也是學校的寶貴財富。為使檔案資訊資源不流失,要建立健全檔案管理制度,有了規章制度的規範和約束,才能保證檔案工作合理化的實施開展,這也是檔案管理工作順利進行的保證。

我認為檔案工作制度管理應該包含三個方面內容:一是將檔案管理制度正式納入學校管理制度,明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全學校檔案工作各項制度,依據制度對有關辦室進行檔案目錄匯集和使用調控。

旨在提高教職工檔案意識,確保檔案完整、準確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理,並納入學校管理執行程式,有利於從檔案材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。從而切實把學校檔案管理納入制度化軌道。

比如,確定分管領導和專(兼)職檔案人員,負責對檔案管理的組織協調工作和檔案的收集和整理工作。各辦室確定專門人員協助收集資料,負責本辦、室的檔案收集、接收、整理、分類、鑑定、保管、統計、移交等工作。

檔案室檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料;按時歸檔、定期整理並經常檢查,反覆過濾;整理有序,科學管理,分櫃存放,方便查詢。

以上,是我多年從事檔案後對檔案工作的認識、收穫和體會。

我堅信在領導的重視和學校各辦、室齊心協力的配合下,檔案工作不僅會成為學校工作的參謀助手,同時也會對提高學校工作效率和工作質量有很大的幫助,一定會推動整個學校教育管理水平更上一層樓。

瀏陽市達滸初級中學:孔躍

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