學習導航
通過學習本課程，你將能夠：
● 熟知會議準備工作；
● 學會選取會議廳和布置會場；
● 知曉會場的座位安排；
● 了解與會人員的基本禮儀。
一、充分做好會議準備
好的開始等於成功的一半，會議前期準備工作對會議起著決定性的作用。會議準備越充分，越能獲得比較理想的效果。
1.材料準備
圖1 會務必備材料清單
如圖1所示，會前需準備的材料非常多，包括開會通知單/邀請函、會議議程、會議議題、主持詞、發言人介紹和會議證件、相關**制定以及相關必備用品等。
開會通知單/邀請函
會議前要準備開會的通知和邀請函，其注意事項如下：
第一，由會議主持者撰寫，再交由領導審閱，然後通過電子郵件、信件或**等方式發出。
第二，如果是公司內部的小型會議，可以將通知直接張貼於公司通知欄內；如果是大型會議，則必須有書面通知。
會議議程
會議議程就是列出會議的議事程式，簡單介紹各階段的活動。
會議議題
會議議題主要指開會的目的，是會議溝通的重點，不可過於偏僻。
確定議題後要提前通知領導、發言人及其他參會人員，讓他們確定在會上是否發言及發言時間。
主持詞主持詞由主持人撰寫後交由領導審核。
主持詞語言要嚴謹，特別是行政機關的會議，主持詞中不可涉及個人隱私和****。
發言人介紹和會議證件
會議組織人員需提前準備發言人介紹和會議的證件。
相關**制定
會議相關**包括會議組織團隊編排表、與會人員登記表、會議現場人員編排表、迎送團隊編排表、參會入住簽到表、會議簽到表等。
一般來說，小型會議不需要準備**，但大型會議必須準備**。在發給參會人員的資料中必須說明會議的接待人、主持人、會場的紀律負責人、服務人員，並備註聯絡人員的****，還要通知聯絡人員在會議期間隨時保持手機開機狀態。
相關必備用品
在會議中，會議組織者還需要準備與會人員文具用品、白板、筆、視聽器材、桌花、座位卡、飲用水、茶點、會議**等相關品。
2.會場選擇和布置
會前除了需要準備相關材料，還要選擇和布置會場。
會場選擇
在選擇會議廳時，需要注意兩點：
會議廳的容量與會議的需要相匹配。判斷會議廳的容納量，主要看主席台的大小、座位多少、是否需設定演講台和演講席、裝置是否齊全等因素。
根據不同的會議地點做不同的準備工作。如果在酒店會議室開會，需要提前與酒店工作人員進行協商和溝通，了解酒店能夠提供的裝置和服務。比如，酒店提前設定的水牌（指示牌）上標註的會議名稱、時間、參會人員、地點等是否清晰，茶水服務由哪一方來提供等。
如果在單位會議室舉行會議，需要根據具體情況準備酒水、會議裝置以及提供各種服務等。
會場布置
設計名牌。開會時會議組織者要提前布置會場的座位，即在座位上設定名牌。如果會議是外包的，會議方應提前列印出名單交給外包方製作名牌；如果會議是自己舉辦的，就要自己製作名牌。
如果是重要的大型正式會議，名牌的字型要選擇宋體；如果是較輕鬆的會議，名牌的字型可以選擇楷體或魏碑。列印名字的紙張一般以粉色係為宜，也可選擇大紅色。
懸掛海報、條幅。會場懸掛的條幅的布置要點有兩個：第一，一般選擇紅色的布，上面印白色或黃色的字，字數和長度也要提前斟酌，並向領導匯報；第二，條幅一般懸掛於領導席上方，便於拍照。
海報可以直接印製背景板，如在簽約儀式上，可在主席台的後方放置大幅海報，印上簽約雙方的單位名稱以及一些小的事項和備註等。
安裝和除錯裝置。會議需用的裝置必須提前進行安裝、除錯，確保會議順暢地舉行。
另外，材料、桌簽的擺放位置也是非常講究的。
3.座次安排
座次安排是會議準備中的大事情，不能有絲毫馬虎。
大型會議座次安排
主席台。安排主席台的座次時，要以左為上，遵循**高於兩側、左側高於右側、前排高於後排的原則，並徵得領導的同意。這裡的左側，是以主席台上面的位置為標準的，而不是以站在群眾席為標準的，如圖2所示。
圖2 大型會議主席團排座（單數）
如果領導位數為偶數，就要空出中間位置，根據一左一右的規則安排位次，如圖3所示。
圖3 大型會議主席團排座（雙數）
發言席。發言席通常安置在會場中間或偏右，單設的主持席應該設在主席台右側，如圖4所示。
圖4 大型會議發言席位置
小型會議座次安排
圖5 小型會議座次安排
如圖5所示，小型會議的排座方式是：正對門口的位置為上座（主席位）；主席位安排好後，其餘座位依照自左而右或自右而左安置，也可以自由就坐。
無論任何情況，都需要根據單位實際情況進行安排。
二、與會人員的基本禮儀
無論何時參加會議，都要自覺遵守會場禮儀，有所約束。
1.發言人禮儀
在參會過程中，作為會議的發言人，主要做到以下二點：
第一，提前了解發言材料，熟悉材料，必要時可以準備演講稿或手持稿予以輔助；
第二，在發言過程中，要與全場參會人員互動交流，要顧及全場、全情投入。
2.主持人禮儀
會議中，主持人應該著正裝，注意自己的行為舉止，嚴格自律。
除了上述要求之外，所有參會人員都應遵守下列規範：
第一，不遲到、不早退；
第二，認真聆聽發言，重點內容做記錄；
第三，不做與會議無關的事情，如看報紙、抓耳搔腮、轉筆等；
第四，坐姿端正，不倚、不靠、不斜坐，正面面對發言者，以示對發言者的重視和尊重，這也是對自己的尊重；
第五，手機關閉或調成震動狀態。
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