張翼 2023年 20期
ms office是我們最常用的辦公軟體之一，我們在使用它的時候，如果能提高工作效率，就能在相同時間完成更多更好的工作，這對於企業降低成本、增強競爭力至關重要。本文要討論的正是如何用ms office提高日常辦公效率的問題。
#1 典型辦公環境的工作任務
儘管公司機構的業務、規模和管理千差萬別，但是在典型的辦公環境的工作中，主要可以概括為以下幾個方面：
● 文書處理：各種報告、公文、信件等文件。
● 數字處理：統計報表、財務報表和其它資料分析。
● 個人資訊管理：聯絡人、通訊、日程等。
在不同的環境下，辦公可能還包括資料庫處理和網頁製作。所有這些工作，都可以通過最流行的辦公套件ms office來完成。ms office不僅功能強大，而且為提高辦公效率提供了多種途徑。
途徑之一：模板、樣式和自動編號
在進行文書處理時，最可能影響效率的問題是：重複輸入、格式設定和編號問題。針對這些問題，word為使用者提供了模板、樣式和自動編號。
對於同一類的文件，會有很多相同的內容，如發文的字型大小和收文單位。為了避免重複輸入，可以把內容相同部分儲存為模板，當再次撰寫同類文件時，建立基於此模板的文件，就只須輸入必須輸入的不同的內容，其它內容相同的部分則由word替你完成（word的預設模板是normal.dot）。
模板不僅可以記錄內容，也可以記錄格式和設定，以及頁面設定、自**文集和樣式等。通過域和巨集可提示使用者輸入容易遺漏的重要資訊。模板的製作非常簡單，通常只要把乙個普通的文件儲存成模板即可。
通過「檔案」選單的「新建」命令即可建立基於選定模板的文件。
excel同樣具有模板，處理方式也類似於word（excel的預設模板是personal.xls，又稱個人巨集工作簿，在將錄製巨集儲存在其中之前是隱藏的）。而在powerpoint中，則是通過母板、設計模板、版式和配色方案共同來實現類似功能的（這些功能的目的是為了保持格式的一致性）。
在處理文件時，格式設定也是一件頗費精力的事，一些機構對於內部文件的格式有著嚴格的要求，格式可能會包含字型、字型大小、顏色和段落格式等多個方面。通過格式選單中的樣式命令可以自定義樣式，並且可以儲存到模板，這樣不僅可以快速地應用各種格式（格式刷也是快速應用格式的方法，但無法將格式記錄下來，且不如應用樣式方便），而且可以應用到其它文件。
在文件中，如果出現3個以上標
題，就應該進行編號。除了一級標題外，還會出現二級標題和**標題編號（word共提供了9級標題）。為了清楚起見，有不少使用者喜歡在編號時引用上級標題編號（又稱法律條文編號，形如1，1.
1，1.1.）。
此外，文件中還可能會有圖表編號，並且在正文中引用這些編號。
如果所有這些編號都是手工輸入的，編號可能會成為乙個最令人頭疼的問題。一旦標題或圖表的相對位置發生變化，重新調整編號簡直是一場噩夢；而只要使用word所提供的多級編號、題注和交叉引用等功能，則上述所有各種編號都將自動生成，並會根據相對位置顯示編號，這樣不僅僅是少輸入了幾個數字，你將永遠不用再擔心編號出錯了。
#1 途徑之二：填充柄
excel中的填充柄是選定區域右下角的乙個小黑塊，當滑鼠位於填充柄上時，滑鼠形狀會由空心十字變為實心十字。不要小看填充柄，它好比魔術師手中的魔棒，也是提高效率的最有力**之一。很多人都知道，拖動填充可以自動填充1，2，3……星期一，星期二，星期三……等序列。
使用者還可以自定義序列，以完成自動填充。
除了簡單的自動填充外，填充柄的自動填充還可以完成複雜的填充。按住右鍵拖動填充柄，如果已填充的內容為數字或字元，可以選擇複製單元格、以序列方式填充、僅填充格式、以值填充；如果填充的內容為日期，則可以以天數填充、以工作日填充、以月填充或以年填充。例如，輸入某個月末日期，通過右鍵拖動填充柄，並選擇以月填充，則可填充各月月末日期，遇到閏年2月還會自動填充2月29日。
公式的輸入更是離不開填充柄，只要輸入乙個公式，拖動填充柄即可完成公式的複製（對於大塊區域的輸入，亦可採用快捷鍵「ctrl+enter」）。預設情況下，公式採用的是相對引用，這意味著相同的公式只須輸入一次。如果你認為拖動填充柄複製公式的效率還不夠高，那麼試試雙擊填充柄，結果一定會讓人看得目瞪口呆。
#1 途徑之三：個性化設計
ms office功能非常強大，以至於一些使用者埋怨它的功能太多。而且每次新產品推出，總要增加很多新功能。微軟公司經過多年的研究分析也發現，在office的使用者中，很多使用者只使用了很少部分的功能。
為了方便使用者迅速找到他們需要的功能，microsoft office設計了個性化選單和工具欄。選單和工具欄只顯示最常用的功能，其它功能可通過擴充套件按鈕開啟，並為凹下狀。一旦這些選單命令或按鈕被使用，則會自動變化為常用狀態。
而長時間不使用的選單命令和按鈕將被自動隱去（如^20050601a^）
）。 經過一段時間，系統的選單和工具欄就將以你的使用方式出現。讓你集中精力，快速找到所需功能，而不會受到其它不常用的命令或按鈕的干擾。
類似的功能在常用檔案的歷史記錄和常用函式等方面也有體現。
ms office是乙個功能非常強大的應用系統，提高效率的設計在方方面面都有體現，這也是微軟將其office稱作「今日效率之源」的重要原因。
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