東北大學學生會在運轉過程中，無論活動策劃、統籌，日常工作通知，突發狀況處理等等，都需要開展不同級別、不同類別的會議。針對學生會當下因為沒有系統的會議類別劃分，以及缺乏相對規範化會議流程而導致的部分會議拖沓、會議效率低下、成員參與性不強的問題，秘書處自本學期開學起，著手制定《東北大學學生會常規會議制度》（以下簡稱《會議制度》），並在本次內參中引導大家閱讀領會，希望給予大家啟示。另外，秘書處廣泛收集大家意見，以便更快推出更加合理的《會議制度》。
這對當下東北大學學生會各項工作效率提公升，以及東北大學學生會長期良性發展，都是具有重要意義的。
《會議制度》內容提要
首先，會議體系確立。《會議制度》中指出，在秘書處的統籌管理下，由東北大學學生會主席、東北大學學生會秘書長、東北大學學生會主席團、東北大學學生會各中心、東北大學學生會各部門以及東北大學學生會各專案組召開各類常規會議。按照會議性質，劃分為臨時工作會議及例行工作會議；按照會議召開級別，劃分為會級會議、中心級會議、部級會議和專案級會議。
第二，會議全程確立。《會議制度》中指出，會議召開全程包含：會前準備，會中環節，會後事項。
其中，會前準備包含：會議籌備、會議材料準備、會議通知、會議變更；會中環節可包含匯報、通知、質詢、提案、討論、決策等內容，由；會後事項包含：簽到表上交，會議存檔，會議紀要。
第三，會議秩序確立。《會議制度》針對開會秩序，會議簽到，會議流程，會間秩序作出相應規定，保證會議規範良好開展。
《會議制度》思考
1.充分的會前準備可以提公升會議效率，同時可以在會議過程中，讓每個有備而來的成員發表自己思考準備之後的看法、設想。
大小會議召開之前，召開人就應明確會議目的，即希望通過會議從參會人員那裡獲取什麼資訊和什麼建議。因此，召開會議之前，召開者應保證自己能夠明白清晰說明會議主題與需求，同時準備一套清晰的會議流程。接下來，在會議通知階段，我們建議召開者在下發會議通知資訊時，就提前說明會議內容和會議主題，或者在本次會議中較為費時或者可以提前準備的內容，以提高會議效率，確保與會者「有備而來」。
2.規範是會議健康召開的保證。良好嚴格的會議秩序為會議順利召開提供保障。
首先，所有會議應執行簽到制度。與會成員無論遲到或者曠會，都必須提前向會議召開人或者聯絡人請假，說明原因，並得到召開人或聯絡人批准。如果三次無故曠會，將受到勸退處分。
守時是提高會議效率與與會人員積極性的保障，守時包含開會和散會的守時，會議召開人應在會議開始前就對會議時間進行預估，準時召開會議並控制會長。
3.擴大與會成員參與度與提公升發言質量是會議質量的保證。會議召開者應主持引導與會成員參與討論，並時時控制討論氛圍。
如果出現發言內容跑題，會議召開者應加以提醒並回歸主題；對於錯誤的或者不完善的觀點，會議召開者或者其餘與會成員應禮貌誠懇指出；對於全程不參與討論的與會者，會議召開者應加以引導與鼓勵。
另外，如果在會議召開過程中出現冷場的情況，會議召開者可以採用直接向某一與會者提出問題的辦法，對某些發言不積極地與會人員，會議召開者則應進行引導性的提問。相反地，如果會議的激烈程度超過了某個限度，與會者可以提出，進行片刻沉默，把會議從爭吵中帶回到正軌。或者不妨暫時進行一下議題，等冷靜之後再進一步討論。
4.會議記錄具有重要意義、應引起重視並加以落實。各類會議都需要記錄，用以日後的檢查與反思。
可以檢查會議效果，督促和檢驗對參會人員日後的言行是否如一，同時明確各項會議要求，避免與會成員的要點遺漏。
所以我們希望，在以後的大小會議中，能夠確定會議的記錄人。可以是部門制定人選，也可以由部門成員輪流擔任。內容要簡明而要，重點突出，同時也必須保證內容的精準性，尤其是會議所作的各項決議。
記錄內容必須含有：記錄頭（包含會議名稱、會議時間、出勤情況）、記錄主體（包含會議中心議題以及圍繞中心議題展開討論內容，會議作出各項決議、任務分配情況與預期時間等。注意：
記錄者應如實記錄或概述發言內容，不摻雜個人感情意見）。在會議召開24小時之內，會議記錄者就應把會議記錄上傳公開。
由於秘書處屬於非活動性部門，因此在制定會議制度時，難免因為對活動性部門工作性質了解相對薄弱而可能缺乏一定的可行性。因此，秘書處希望集各方意見，共同完成一部盡可能全面，具有可行性與指導性的會議制度檔案。
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