秘書檔案管理第七章檔案館指南檔案館介紹

第七章檔案館指南（檔案館介紹）

—、檔案館指南的概念及作用

檔案館指南是以文章敘述的形式，全面、概括地介紹和報導檔案館及其館藏情況的一種實用工具書。它便於利用者全面了解檔案館館藏，是查詢和利用檢索館檔案的指南。

二、檔案館指南的型別

1．從檔案館指南的詳略程度及體例上分，有簡明指南和綜合指南。簡明指南又稱「檔案館名錄」，主要是列舉擋案館全部或部分全宗名稱、起止日期、檔案數量、檔案內容提要等，篇幅短小。綜合指南，旨在綜合、全面、系統地介紹館藏，是檔案館指南的主要型別。

2．從揭示館藏範圍來分，有僅限一館之介紹和乙個地區或同一型別若干檔案館的介紹。

三、擋案館指南的結構與編寫方法

檔案館指南結構主要包括：目錄、前言、檔案館概況、檔案全宗介紹、館藏資料介紹、索引和附錄。下面分別介紹各部分的寫作方法。

1．目錄

將指南的各個組成部分的名目按一定的次序排列起來，並指明其所在頁次。編者可通過它了解指南的全貌，也便於利用者查詢所需材料。

2．序言（前言）

在序言中，指出編寫指南的目的和用途、結構聯絡和使用方法，概要地介紹本館檔案材料的價值。

3．檔案館概況

這部分，要求寫明檔案館成立的年代及歷史發展情況，檔案材料的**、全宗數、檔案材料總數，起止年度，檔案的整理、鑑定和完好程度，本館所定的指南利用，借閱有關規定、手續，以及檔案館庫房建設、重要裝置和現代化管理手段等。

4．檔案全宗介紹

這是檔案館指南的主體，可以逐個介紹各指南全宗，也可將彼此具有共同點的指南全宗作綜合介紹。

5．館藏資料概況

對在館所收藏的資料加以說明，以作為檔案的輔助材料提供利用。

6．索引和附錄