一、 實施目的：
為加強員工於辦公時間內因工作需要須親自外出辦理公司業務，特制定本制度。本辦法規定了相關部門的職責分工、工作程式等相關內容。
二、 實施依據：
本制度依據《員工手冊》之相關規定，並結合分公司實際情況而作出的制度。
三、 適用範圍：
(一) 上級交代或突發事件須馬上辦理的事務。
(二) 行政事務，須馬上處理或計畫辦理的事務。
(三) 本職崗位上的工作需外出辦理的事務。
(四) 出席會議。
(五) 外部專業培訓。
(六) 其它經由主管特殊批准的事務。
四、 涉及術語及定義：
(一) 外出辦事」是指員工離開辦公場所辦理所有業務、工作事項。
(二) 行政事務：指國家機關、企事業單位和社會團體內部的日常管理與各項服務。
(三) 外部專業培訓：公司將根據業務發展需要，在合理安排時間及人員的基礎上，有針對性地組織員工參加相關業務類的外部專業技能培訓。
五、 外出時間規定：
視地點之遠近，事情之繁簡，在《員工外出申請單》上填寫預估時間，外出人員返回後按照實際到達公司時間記錄。
見：附件一
六、 實施職責：
(一) 要求認真貫徹執行，配合工作。
(二) 各級負責人負責審核申請並批准。
(三) 人力資源部負責外出人員登記的監督與控制，逐步完善分公司員工外出的規範化管理。
七、 職責分工
(一) 各部門負責人需對員工的外出原因及外出地點進行嚴格審核後方可簽字同意。
(二) 人力資源部負責留存各部門外出員工的《員工外出申請單》，並依據此表單認真、如實地填寫《員工外出登記表》。
(三) 人力資源部依據各部門外出員工填寫的《員工外出申請單》，定期與第三方核對外出單據的時間以及離開乙方時間等相關資訊，並及時在系統中維護考勤異常。
(四) 若部門負責人不在公司，應由部門負責人指定相關人員進行員工外出管理的工作。
(五) 人力資源部將每月完成《員工外出登記表》的彙總工作，並以此作為月底考勤彙總以及工資發放之依據。
八、 實施外出細則：
(一) 預計外出前，需在前一天下午17:30點前至人力資源部進行登記，認真填寫《員工外出申請單》，報本部門負責人簽字批准後方可外出辦理公司業務。
(二) 員工若因緊急突發事件，造成早晨上班直接辦理公司業務未到單位打卡者，或在下班前未辦理完公司業務而無法回公司打卡者：
1. 應在到達或預計離開外出單位時借用其固定**於第一時間通知本部門負責人。
2. 當天或第二日上午第一時間補填《員工外出申請單》，經本部門負責人簽字核准後交還到人力資源部。
3. 人力資源部依據《員工外出申請單》，安排時間與外出單位核實相關事宜之真實性，如實、準確、詳細地填寫《員工外出登記表》。
4. 嚴禁利用外出時間去往其他地點或辦理私事，一經發現按曠工處理。
(三) 出席會議的辦事人員，返回公司後需提交會議資料、會議聯絡人等相關證明材料；參加外部專業培訓的人員，培訓完畢需提供參加培訓之內容資料。
(四) 外出辦事的人員在外要注意公司形象，嚴禁以公司名義做違法國家法律法規以及道德的事情。
(五) 外出辦事的人員要注意個人安全及財產安全，攜**外出的人員須保證公司錢款安全，如有意外，將由個人承擔相關責任。
(六) 上班時間嚴禁辦理私事，但若有緊急突發事件需要處理，須經部門負責人以及人力資源部負責人同意，否則按曠工處理。
(七) 員工外出請注意交通安全，保持手機的暢通（周一至周五8:00---20:00，週六早上8:
00），有公司未接聽**應及時回撥，如中途需要改變或增加工作內容，不能在預估時間內返回者，應**通知部門負責人，徵得同意後方可改變工作行程。
(八) 業務人員早上10:00前離開辦公室，進行一天的工作行程。
應用表單：
(一) 《員工外出申請單》，此**預計外出員工填寫交至人力資源部。
(二) 《員工外出登記表》，此**人力資源部核實後填寫備案，作為月底考勤彙總之依據。
附件一員工外出申請單
填表日期：
附件二《員工外出登記表》
九、 實施流程圖：
一十、 檢查與考核
(一) 部門負責人應對員工的外出地點、原因進行嚴格審核，如經人力資源部查實與事實不符者，將對雙方當事人處以書面警告處分並給予每人100元/次的罰款。
(二) 人力資源部對員工的外出返回時間如實填寫，嚴禁弄虛作假或不負責任填寫。對於不符合規定事後補填的《員工外出申請單》，人力資源部應予以拒收或拒簽。否則，對操作者處以解除勞動關係的處罰。
(三) 員工本人辦理外出手續時須事先如實填寫，一經查出不實情況，按曠工處理，並予以記過處分，記入員工檔案。
(四) 人力資源部對員工外出返回後提交的《員工外出申請單》須按規定進行複核，並及時填寫《員工外出登記表》做好日常維護，避免考勤異常。對於考勤異常產生後所上交的《員工外出申請單》，一律不予認可。
(五) 人力資源部對有異議的《員工外出申請單》應及時與相關當事人核實，嚴防弄虛作假。
(六) 人力資源部對考勤異常產生後沒有任何憑證或無其它情況說明而直接操作考勤系統，將考勤記錄維護為正常狀態者，一經查出將對操作者處以解除勞動關係的處罰。
(七) 對於沒有填寫《員工外出申請單》而私自外出者，發現後一律視為未刷卡，按曠工處理。
一十一、 其它
此項規定從下發之日起開始執行，並列入日常工作檢查的乙個專案，每月人力資源部對此項工作情況予以及時通報。
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2023年8月1日
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