國內外出差管理規程

2021-06-01 05:48:44 字數 3007 閱讀 7146

1.目的

為規範本公司員工國內出差申請、費用標準及報銷等工作,特制定本規程。

2.適用範圍

本公司所屬全體員工國內出差皆依本規程執行。

3. 權責

各部門員工出差申請須依照「青島紐沃特公司審批許可權表(人事類)」中規定逐級報批審核。

4. 審批許可權

4.1外勤出差者,由其上級主管口頭批准即可;

4.2部門經理(含)及以上人員短途和國內出差應經總經理同意;

4.3短途、國內出差員工均應填寫《出差申請表》;

4.4部門經理級(含)以上人員需由總經理批准;

4.5其他人員須經部門經理批准;

4.6公司員工國(境)外出差均由總經理批准。

4.7因公務緊急,未履行出差審批手續的,出差前可經通訊方式請示審批許可權領導同意,可由**人協助辦理出差審批手續。

5.定義

5.1出差:系跨越辦公或工作所在地以外之省/市辦理公務無法於當日返回者。

5.1.1當日返回者不視為出差(不用填寫《出差申請單》),按規定報銷交通費、誤餐費。

5.1.2當日不能返回者,視為出差,按規定報銷差旅費。

5.1.3國內出差:因公外出必須在外住宿者;

5.1.4國(境)外出差:赴國外及港、澳、臺等地區出差者。

6.作業內容

6.1出差申請:

6.1.1 出差申請:

員工出差均需事前填報《出差申請單》(附件一),經權責領導核准後始得購買相關之車、船、機票,並於生效日前送交人力資源部考勤人員;如遇緊急情況可由**人協助辦理出差審批手續,並於生效日當天送交人力資源部。

6.1.2員工出差期限由公司視實際需要核定,期限內除患病及因事故之外不得任意延期,因公需要延期者,應事先以**請示部門主管領導核准後為之,並應委請職務**人辦理延期出差審批手續送交人力資源部。

6.1.3因患病或被緊急事故阻滯者,應附醫院診斷證明等遞交人力資源部,經部門負責人、人力資源負責人批准後方可報銷延期日數的住宿及膳食費等。

6.1.4員工出差因工作需要提前回公司銷假,皆應按出勤規定刷卡記考勤。

7.借款、其他手續流程

7.1出差人員出差前需要借款的,可憑審批後的《出差申請表》,根據出差預計開支,填寫「借款單」,經公司權責領導簽字,財務負責人批准,由財務部按規定辦理。部門負責人及以上人員需要借款的,由其上一級主管領導簽字。

所有借款應通過銀行轉至員工個人賬戶,特殊情況需要借支現金的,借款人應出具明確的現金憑條。

7.2對於已有借款,前賬不結,後賬不借、特殊情況,應經財務負責人批准。

7.3公司員工出差前乙個工作日,應將批准《出差申請表》提交人力資源部考勤人員備案。

8.交通工具的乘坐

8.1國內出差:

8.1.1公司各級崗位員工出差乘坐火車——本著「硬臥優先」原則,乘坐輪船——本著「二等艙優先」原則;乘坐飛機——本著「經濟艙優先」原則。

陪同重要客人可「就高不就低」。就高乘**通工具的,應經總經理批准。

8.1.2乘坐普通列車8小時以內可以到達目的地的,可以乘坐汽車、動車或高鐵(二等座);

8.1.3乘坐普通列車超過8小時到達目的地的,可以乘坐動車或高鐵二等座(無動車或高鐵二等座的情況下,報請總部相關部門領導審批後可以乘坐動車或高鐵一等座);沒有直達列車或者乘坐火車時間過長者(超過8小時)可以乘坐飛機(報請總部相關部門領導審批後執行)。

8.1.4華北、華東所屬銷售區域,到總部參加營銷會議,往返交通工具只允許乘坐高鐵二等座,如飛機票**與當日高鐵二等座**接近(**差異範圍在≤100元以內),可以預定飛機票;如飛機票預定**超過高鐵二等座**+差異範圍在100元以內,超出部分費用由訂票人自理。

8.1.5總部部門經理級別(包含)以上人員,可根據實際工作情況自主選擇乘**通工具。

8.1.6隨同高階別人員一起出差的,可參考其乘坐相同標準交通工具。

8.1.7國(境)外出差,其交通工具的乘坐根據具體情形和需要選擇。

9.飛機票的訂購

9.1為了出行安全、方便,對乘坐飛機出差的員工,包括出發、中途以及返回的所有航程,其機票一律由出差人自行訂購。

10.出差天數計算

10.1出差的自然(日曆)天數:從出發到返回的自然(日曆)天數。出差中有請假的,其時間應予剔除。

10.2出差的住宿、交通、膳食費報銷天數:按車、船、機票實際核定。

11.出差人員交通費

11.1使用公司(需董事長批准)車輛的出差人員、司機,出差交通費(加油費、高速費、停車費等)實報實銷,出差人員及隨同享有免費交通服務,不予核銷交通費;

11.2.往返機場交通費憑票據按照當地機場大巴費用報銷(特殊情況作特別說明,如:搭車需全額報銷的)。

11.3出差參加會議、參觀、學習、培訓等,享受舉辦和接待單位免費或其收費統一由公司報銷的交通服務的,不予核銷交通費。

12出差人員膳食補貼天數與要求

12.1出差參加會議、參觀、學習、培訓等統一安排食宿並報銷其費用,或者由公司統一安排出差並全部提供膳食費的,或者出差期間參加業務招待的,不應再享受膳食費補貼,出差人在報銷時應將其天數剔除。

13.國內出差住宿、膳食、交通費報銷上限標準與要求

13.1根據物價及消費水平,出差目的地可分為a、b、c三類地區,其中:

a類:包括北京、上海、深圳、廣州、廈門、蘇州、杭州以及旅遊旺季的熱點地區(比如夏季的烏魯木齊、冬季的三亞等);出差上限標準

b 類:除a類地區以外的直轄市、省會城市及地級市;

c類:a、b類之外的地區。

13.2市場推廣等全國性大型活動執行,經總經理批准後可放寬住宿標準;

13.3隨同高階別人員一起出差的,為了方便工作,可參考其標準住宿。

13.4有關要求:

13.4.1住宿費超過本人報銷標準的,其超出部分自理。確係特殊情況需要報銷的,應經出差審批許可權領導同意並報財務負責人特批後執行。

14.外勤誤餐補貼

14.1外勤出差未使用公司車輛亦未租用車輛的,其交通費按票據報銷,由外勤批准人審核簽認報銷憑據後,經部門經理批准。

14.2外勤一般不得乘坐租車,確係工作需要乘坐計程車的,應事先請示部門經理。

15.其他注意事項

15.1出差人員發生的火車購票手續費、檔案影印費、傳真費、運費、郵寄費等,按照有效發票,憑證實報實銷。

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