狀況資訊溝通、解決工作問題、行動方案策劃
會議的功能：提供資訊、匯集資訊、解決問題、宣傳政策、培育訓練
會議是群體溝通的方式，是乙個集思廣益的聚道，通過開會可以達到以下目的：
● 開展有效的溝通
● 傳達資訊
● 監督幹部、協調矛盾
● 達成協議和解決問題
● 資源共享
● 開發創意
● 激勵士氣
● 鞏固領導者的地位
（一）會前準備
策劃會議議程
目標：明確會議要達到的目標。
期望成果：讓與會者可提前了解對會議的觀點；鼓勵與會者提出他們的會議期望值，必要時調整會議。
關注：了解團隊目前的狀態形勢，設法增加有效的工作方法和流程，有助於理解溝通或是清除障礙，提公升傾聽與相互理解水平，將關注點轉化為實際的行動，確保會議技能的提高。
後續行動：在會議開始前就考慮行動方案，確保大家關注行動與產出不是問題，強調個人行動的責任，增強改善的意願，設定行動節奏。
重複plan→do→review
篩選參會人員
會議行政安排
傳送會議通知
（二）會中控制
宣布會議規則
會議的行為準則
恰當扮演角色
領導者：負責整個會議，設定會議內容與產出
● 確認與會者名單；
● 提供支援、資訊和資源；
● 營造氛圍；鼓勵創意；
● 作出決定；
● 需要認真充分的準備、參與並營銷會議；
● 為會議設定合理的較高期望值；
● 在會議中多使用「我們」而非「我」；
● 提醒團隊任務的重要性。
推動者：負責控制會議的程式與進度
● 堅持實施會議的議程；
● 適當「管理」與會者的行為；
● 確保與會者處在「安全」狀態；
● 記錄團隊的建議與決議；
● 時間控制；
● 必要時把大家帶回正題；
● 協助歸納和澄清觀點；
● 協助達成會議成效；
● 提供反饋。
參與者：負責積極的為會議貢獻「輸入」
● 事先了解會議議程與目標；
● 了解會議背景，蒐集有用的資訊；
● 積極傾聽；
● 積極提供觀點與建議；
● 遵守會議議程與規則；
● 恰當的與會「行為」；
● 承諾並履行安排的任務。
控制議程進度
嚴格按照議程控制程序
會議主持人規則：
● 準時到場，按時開始；
● 正確開場並引入日程表；
● 制定規則；
● 確保發言全面；
● 保持討論不離題；
● 看表，提醒人們注意時間；
● 通常要時不時地進行清除簡要的總結；
● 確保決定正確地做出，並得到同意；
● 應付擾亂、感情激動性事件；
● 總結並確定後續行動。
會議主持人控場技巧：開場白→澄清觀點→展開討論→推動決策→總結行動
推動達成決議
（二）會後跟進
迅速總結評估
傳送會議紀要
會議紀要使用統一格式；
會議紀要的正文：
要求對會議整體情況做簡明扼要的描述，會議過程只能簡單描述，與會人員發言、討論過程不必一一羅列；
對會議作出的決定決議、布置工作要進行正確描述，明確幹什麼、什麼時間幹、誰去幹、誰配合、資源配套、注意事項等；
會議紀要語言要通俗易懂、簡明扼要，用詞要準確規範。
立即行動跟進
持續改進會議
如何開好例會
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