產品的生產圖紙、相片、實板、色板以及稿件等一系列生產技術資料都是工廠的寶貴財富，任何資料的損壞或外洩，都會給工廠造成難以估量的損失，為了確保技術資料的保密性和完整性，能夠使資料管理規範化、生產運作流暢化，特作以下規定：
（一） 生產技術資料的建立
一、 相片資料表是對樣板生產資料的規範總結，為保證其真實性，在資料的收集和填寫方面需符合以下要求：
1、相片必須以設計部最後審定的出貨樣板為拍攝物件；
2、效果製作相關資料必須以表面處理小組確認的效果製作說明真實填寫，資料製作完畢交表面處理小組最後審核簽名，方可存檔；
3、產品結構資料必須嚴格按技委會提供的詳細資料填寫；
4、資料室要根椐現場第一手資料和車間提供的出貨資料填寫；
5、資料室對以上資料要認真填寫，仔細查驗核對，並交各相關負責人作最後審核簽名。
二、 樣板結束後，各相關部門應積極收集製作生產技術資料，由各專線負責人作最後鑑定，並簽名確認。其在規定的時間內將相關準確完整的圖紙、色板、實板及稿件等資料按技委會制定的程式和制度移交到資料室存檔。
（二） 生產技術資料的管理
生產技術資料是工廠正常生產的基礎，它包括產品的方方面面，任何資料的缺失，都會阻礙生產的正常運轉。為保證資料的完整和工廠的順利生產，所用產品生產圖紙、相片資料、實板、色板、稿件及膠印由資料室統一管理，具體運作程式如下：
一、 生產資料庫的完善
資料室須擁有整套生產技術資料，如不齊全，相關部門應積極配合，及時補充，以備正常的生產需要：
1、 生產圖紙的存檔
1-1、 生產圖紙是產品胚件生產的標準，任何產品必須嚴格按照圖紙生產，為保證其嚴肅性，在生產圖紙進入資料室時，必須經過技委會、設計部、工程部等技術部門的審定，並簽字確認後方可接收存檔；
1-2、 在資料整理的過程中，如發現產品無圖紙存檔，必須及時查明原因，交相關部門處理。同時要求技委會、工程部在最快時間內提供產品圖紙乙份，確保圖紙資料的完整性；
1-3、 圖紙的存放必須分門別類，按照順序號碼儲存，以便整理和查閱。
2、 相片資料的存檔
2-1、相片資料記錄了產品最新最全面的相關資訊，包括產品的顏色、形態、配件、效果製作簡述、注意事項等，是樣板生產時真實記錄，也是產品生產時效果及裝配與否的審定依據。為保證其可靠性，相片資料須經技委會的嚴格審核，方可入庫存檔。如有缺失，應查明原因，處理後及時補回相關資料；
2-2、如需更改資料，只能由各專線負責人更改，並簽字確認；
2-3、相片資料須按樣板期或產品類別分開儲存，存放時各品種按一定的排序方式存檔，以方便整理和查閱。
3、 留板資料的存檔
留板資料報括色板、實板、膠印、稿件等，是產品生產製作的參照標準，須嚴格按照技委會制定的移交程式和制度接收後存檔。由於留板資料形態的特殊性，其儲存須上架存放，為方便查詢，要求建立留板明細帳，詳細標明留板數量及存放位置，做到帳物相符。
4、 所有生產技術資料（包括影印件）未經廠長的許可，任何人不得擅自攜帶出廠，否則將以盜竊論處。
二、 生產資料的借用
1、 生產技術資料借用資格審定：
1-1、 車間組長以上人員可以借用生產技術資料；
1-2、 員工可憑部門主管申請，經資料主管審批後借用生產技術資料；
1-3、 因工作需要到資料室查閱資料的人員須由該部門提出申請，經資料室審批後，方可進入資料室查閱。
2、 資料借用、歸還手續：
2-1、借用生產技術資料者，一律在資料室視窗辦理借用手續，未經允許，不得入內；
2-2、辦理借用手續時，必須做到責任明確，資料借出時詳細登記資料編號及借用日期，待借用人員簽名確認，並押廠證後，資料員方可發出生產技術資料；
2-3、資料歸還時，資料員應檢查資料的清潔與完整，如是人為原因造成資料的損壞，應作出適度的處理；
2-4、歸還的資料需保持乾淨完整，資料員應立即在登記簿上登出，簽名並填寫登出日期；
3、 資料借用時間：
根椐資料性質的不同，資料借用可以分成兩個部份：
3-1、相片、色板
具體借用時間：上午 8：00~12：00
下午 13：30~17：30
晚上 18：30~21：30
借用相片、色板的人員須在下班前五分鐘將資料歸還資料室。
3-2、圖紙、實板
此類資料因使用週期較長，借用單位可以在與資料室辦理好相關手續後，直到使用完畢才交回。在資料使用期間，資料借用的單位及個人要負責資料的清潔及完整，防止資料弄髒、損壞、塗改、丟失、外洩。
三、 生產技術資料的更新
由於生產技術資料需經常借用，故其使用壽命有一定期限。為了保證其正確、完整，須依據各相關技術部門的鑑定，對需要更新的資料及時處理，避免誤導生產，造成不必要的損失。生產技術資料的更新需按資料製作存檔程式進行。
即先更改製作，然後由各工序的製作人進行校對，完畢後交各專線負責人進行審核，審核簽名確認後方可交資料室存檔
四、 生產技術資料損壞、丟失、盜竊、外洩的處理（報廠部處理）
1、 未經許可私自塗改各種生產技術資料者，視情節輕重處罰300~500元；
2、 未經許可私自拿實板當產品出貨者，則按產品的標準金額進行處罰；
3、 丟失生產技術資料者，按產品標準金額的200%進行處罰；
4、 未經許可私自對我廠技術資料進行複製、仿製、影像者，一律解雇處理，情節嚴重者移交政法機關處理，並追究刑事責任；
5、 私藏、外洩、盜竊我廠各種生產資料者，一律解雇處理，情節嚴重者移交政法機關處理，並追究刑事責任。
附：罰款金額標準（報廠部處理）
1、 掛屏實板：800~1500元/件
2、 色板：500元/塊
3、 相片：500元/張
4、 稿紙：500元/套
5、 圖紙：500元/張
歡迎全體員工對違反此檔案規定的人員進行舉報，經查證屬實者，工廠將給予500~2000元的獎勵，並保密個人資料。
資料室2003-12-5
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