為了做好我院黨政公文收發和檔案管理工作，使之規範化、制度化，根據院領導的要求，結合我院實際情況，特制定本辦法。
第一條、學院公文的主要種類
一、決定：用於對重要事項，重大行動或重大事件做出的安排。
二、決議：用於經會議討論通過要求貫徹事項。
三、通知：用於發布規章制度，**上級，要求下級單位部門辦理和需要周知或共同執行的事項、任免人員。
四、報告：因於向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議。
五、請示：用於向上級機關請求指示、批准。
六、規定：用於特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範。
七、合同：以學院名義對外簽定的、有法律效力、有後果的各類契約。
八、函：用於相互商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項等。
同時，還有通告、通報以及其它一些公文等，均應按有關規程行文。
第二條、行文規則
一、按照工作需要，經相關領導同意或根據領導安排、要求，對上級、對外行文。
二、學院各部門撰寫公文後，需經有關領導審核簽批。對上級、對外行文必須首先由各部門主管院長審核同意，並經行政主管院長簽字，方可列印、用印、發出。
三、未經領導簽字同意不得擅自行文。
四、院內各行政、業務部門行文，持院領導批准的公文呈報紙，到辦公室登記、編號，然後列印。
第三條、發文程式
一、草擬、審核、領導簽批、用印、登記、傳送。
二、凡行文按以上秩序辦理後，將原稿及公文呈報紙、正規列印件交學院辦公室存檔。
三、院辦要指定專人，負責對存檔檔案的分類編訂、管理、儲存、借閱等工作。
第四條、收文秩序及辦理
一、簽收、登記、原件存檔，**影印件。
二、分發、轉送、承辦、催辦。
三、署名清楚的領導信件、公函及署名院內部門的信件、公函直接迅速傳送。其它信件由院務辦主任或指定專人拆封、處理。其他人員不得拆封、轉送。
四、檔案、信件投遞有誤應及時退回，並說明理由。
五、院領導和各部門主任參加上級會議帶回的檔案，要及時送到院務辦，按收文程式辦理。
六、對具有重要內容的傳真、特快專遞，需交院辦按收文程式處理，並要求在一日辦處理完畢。緊急公文或特殊信件交行政副院長處理。
第五條、公文立卷
一、我院需立檔的部門：
1.黨委 2.行政 3.
教學辦公室 4.mba辦公室 5.研究生（科研）辦公室 6.
學生工作辦公室 7.**教育辦公室 8.培訓中心辦公室 9.
其它部門以及按照有關規定，有需要立檔的部門。
二、立檔時間及內容：
1、商學院建院以來的各類檔案、資料。
2、合校以來的各類檔案及資料。
3、合院、分院至今的資料。
4、以及其它需立檔的各類檔案及資料。
三、需立檔的分類：
1、黨委
(1)黨委**的**檔案。(2)校黨委下發的檔案。(3)校組織部下發的檔案。
(4)校工會下發的檔案。(5)校婦委會下發的檔案。(6)各類捐助活動的內容，捐助額度。
獻血人員名單。(7)本院黨委工作年度計畫。(8)本院每年發展黨員人數。
(教工人數，本科生人數，研究生人數)(9)校組織部下發任命我院幹部名單檔案。(10)院黨委會議記錄。(11)以及其他相關的檔案。
2、行政
(1)學院會議記錄，以學院名義下發的各類檔案。(2)人事處下發的檔案、任命。(3)師資辦下發的檔案。
(4)校辦下發的檔案。(5)裝置管理處下發的檔案。(6)後勤有關公用房、職工住房的檔案。
(7)財務處下發的檔案。(8)行政工作年度工作計畫。(9)科研處下發的檔案。
研究課題目錄。(10)以及其他相關的檔案。
3、教學辦公室
(1)教務處，招生辦下發的檔案。(2)本部門制定的規章、制度。(3)各專業各年級的學生人數，學習成績，基本情況。(4)教學計畫。以及其他相關的檔案。
4、mba辦公室
(1)國家及學校研究生院下發的有關mba工作的檔案。(2)每年招生人數、畢業人數、教學計畫。(3)對外聯合辦學的協議和合同。
(4)歷年畢業生的姓名、性別、單位及通訊錄。及其它。
5、研究生辦公室：
(1)研究生院及研究生招生辦公室下發的檔案。(2)歷年各專業招生人數，畢業人數。(3)教學計畫。(4)畢業生的姓名、畢業去向。(5)以及其它相關的檔案。
6、學生工作辦公室：
(1)國家、學校、校團委下發的檔案。(2)記錄學生的各類大型活動的文字材料或**資料。(3)歷屆學生幹部名單。(4)學生獎罰情況。(5)以及其它相關的檔案。
7、**教育（函授、自考教育）辦公室：
(1)國家、學校、**教育學院下發的檔案。(2)每年各專業的招生人數、畢業人數。(3)教學計畫。
(4)畢業生的姓名、性別、單位、通訊錄。(5)對外聯合辦學答定的合同書。(6)及其它相關的檔案。
第六條、檔案公文、資料歸檔
一、歸檔檔案主要是有政策性、指導性、資料性。
二、有儲存價值，能完整、正確，記錄本單位的主要工作情況。
三、保管有利，查詢便捷。
四、每年12月底全院各類檔案、檔案。由各部門按上述有關要求，整理、裝訂、編碼後交院辦。
五、借閱時按借閱規定執行。
二○○五年二月
商學院管理辦法
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