辦公室職責與工作任務

2021-03-04 09:17:51 字數 2568 閱讀 8582

辦公室工作職責及工作任務

一、職責描述:負責局領導政務活動預安排和教體系統大型活動的協調工作

工作任務:

1、根據領導批示,確定參加領導、行程安排;

2、擬定活動方案,報領導審核認可;

3、根據接待方案,通知相關單位做好準備工作;

4、通知相關單位做好安全防衛、新聞宣傳等工作;

5、落實行程、路線,提前進行路線檢視;

6、做好政務活動中的全程服務工作;

7、根據需要做好就餐和住宿安排工作。

二、職責描述:負責協調安排全域性對外置待工作

工作任務:

1、收到上級及外單位學習、考察、視察等來函,及時聯絡,落實來訪人員、來訪意圖和行程安排;

2、根據領導批示,擬定接待方案,報領導審核認可;

3、根據接待方案,安排相關接待部門做好準備;

4、通知相關部門做好安全防衛、新聞宣傳等工作;

5、落實形行程、路線,提前進行路線檢視;

6、做好來訪單位考察過程中的全程服務工作;

7、如需就餐住宿,根據要求做好就餐和住宿安排。

三、職責描述:抓好會議組織工作及前期準備工作

工作任務:

1、根據工作需要或領導決定,按照會議正式通知要求,預定會場並做好通知下達工作;

2、負責在局會議室、接待室召集會議的前期準備工作,包括茶水、水果、煙、香巾等;

3、布置會場(座位、會標、臺籤等),檢查相關裝置效果(話筒、錄音『鮮花、音響、投影儀等)和會場效果;

4、協調簽到、發放檔案、座次表等事宜,維持好會場秩序;

5、做好會中服務工作。

四、職責描述:做好就餐、住宿安排及其他公務活動安排工作

工作任務:

1、根據工作需要和領導安排,確定就餐住宿標準、就餐住宿地點等,嚴格審核後報領導審批;

2、重要接待活動,提前到酒店做好就餐食宿準備工作,如接待室準備、桌簽、審核菜譜、引領等工作。

五、職責描述:加強駕駛員管理工作,協調辦公室用車工作

1、經常對駕駛員進行安全教育,確保安全行車;

2、隨時掌握車輛情況,優先保證局領導公務用車;

3、各科室用車,統一調配,合理安排;

4、嚴禁駕駛員工作日酒後駕車,一經發現,嚴格按照車輛管理制度進行處理;

5、除駕駛員外,領導和工作人員不得私自駕駛公車,一經發現,嚴格按照車輛管理制度進行處理。

六、職責描述:抓好車輛維修、保養、裝飾、加油管理等工作

工作任務:嚴格執行辦公室車輛管理制度。

1、由駕駛員填寫車輛維修、保養、裝飾報批單,寫清維修、保養、裝飾專案,辦公室主任檢查認定後開具車輛維修保養裝飾指派單,審查保修專案,報領導審核後,方可到指定維修點進行維修保養裝飾,然後將維修保養裝飾回執單交計財科;

2、車輛加油實行定點憑本加油制度,每部車專用一本加油本,憑辦公室主任簽批的加油本,經審核後到指定加油站加油;

3、實行車輛行車里程、油耗消耗月報、季報、年報制度,每月彙總行駛里程數、燃油總數、百公里燃油數。

七、職責描述:負責投訴、諮詢**接聽與具體負責科室的銜接

工作任務:

1、做好局辦公室**接聽工作,認真詳細做好記錄,特殊情況及時向領導匯報;

2、根據群眾反映情況,積極銜接有關科室,能夠處理的馬上處理,不能馬上處理的,做好解釋工作,並通知相關科室。

八、職責描述:抓好會議室、接待室設施維護、衛生及使用管理工作

工作任務:

1、督促物業人員做好會議室、接待室的衛生清潔工作;

2、經常檢查會議室、接待室的使用管理,如需維護。及時通知相關部門進行維修維護;

3、使用會議室由申請科室填寫會議通知單,報分管領導、主要領導同意後,及時通知辦公室給予安排,做到合理安排,及時排程,保證各類會議的順利召開。

九、職責描述:做好辦公用品的購置與發放工作

工作任務:

1、局機關所需物品(包括印刷品),一律由辦公室統一購置;

2、常用辦公用品的申請,填寫物品領取卡,由科室負責人批准後,憑領取卡到辦公室領取物品;

3、各科室需要臨時購置的必需品,填寫機關科室購置物品申請單,經科室負責人和主要領導審核批准後,由辦公室統一購置。

十、職責描述:負責協調全域性節假日、夜間值班工作

工作任務:

1、辦公室實行24小時晝夜值班制度,保證教體局與上、下級單位和有關部門聯絡暢通,及時了解、掌握本行政區內重大情況和動態;

2、建立值班資訊報告制度,及時向局領導報告值班工作情況;

3、負責協調安排全域性值班工作。

十一、職責描述:負責五樓辦公區的安全、秩序等工作。

工作任務:

1、隨時關注來人來訪情況,掌握領導動態,需要引領到領導辦公室的,熱情相待,做好服務工作;

2、對於群眾來訪的,及時接待到監察室,及時協調相關科室接訪,避免來訪人員影響正常辦公秩序,嚴禁來訪人員闖入領導辦公室。

十二、職責描述:負責會議、通知接轉下達工作

工作任務:

1、認真接聽**,做好各類會議、通知的接聽、接收;

2、做好記錄後報領導批示;

3、根據領導批示,確定參加領導、確定參會單位,製作會議通知記錄單;

4、按照會議通知記錄單做好會議通知下達工作;

5、會議通知下達完畢,按要求及時反饋情況。

十三、職責描述:完成領導交辦的其他工作

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